Het Ministerie van OCW heeft in 2021, in het kader van verbetering van de informatiehuishouding en het transparanter maken van de organisatie, naast de reeds lopende trajecten, nieuwe initiatieven in gang gezet. Dit mede naar aanleiding van het verschijnen van het rapport Ongekend Onrecht en de aanstaande inwerkingtreding van de Wet open overheid (Stb. 2021, 449 en Stb. 2021, 500.) op 1 mei 2022.
Binnen het ministerie is het programma OCW Open gestart dat vier jaar lang werkt aan de opdrachten die voortkomen uit de kabinetsreacties op de rapporten Ongekend Onrecht, Werk aan Uitvoering en Klem tussen balie en beleid (Kamerstukken II 2020/21, 35510, nr. 2, 29362, nr. 290 en 35387, nr. 2). Er wordt binnen dit programma gewerkt met een aantal deelprogramma’s, waaronder Informatievoorziening en Informatiehuishouding.
Informatievoorziening
Vanuit het deelprogramma Informatievoorziening wordt meegewerkt aan een transparanter OCW. Door middel van het bieden en regelen van kaders, instructies en ondersteuning, wordt de organisatie in staat gesteld om voornemens, toezeggingen, afspraken en (wettelijke) verplichtingen op het gebied van informatieverstrekking waar te maken. Dit deelprogramma bestaat uit verschillende actielijnen.
Eén van die actielijnen is de implementatie van de interdepartementale beleidslijn om beslisnota’s bij Kamerstukken actief openbaar te maken (Kamerstukken II 2020/21, 28362, nr. 56). In een beslisnota zijn de overwegingen, alternatieven, relevante feiten en risico’s op een rij gezet voor de bewindspersoon. Door bij Kamerstukken deze beslisnota’s bij te voegen wordt het inzichtelijk en navolgbaar op welke manier beslissingen zijn gemaakt. Sinds 1 juli 2021 worden beslisnota’s bij Kamerstukken over wetgeving en beleidsvorming meegestuurd naar de Kamer. Hiervoor is binnen het ministerie een proces ingericht met bijbehorende handreiking met concrete processtappen in twee versies, één voor beleidsmedewerkers en één voor wetgevingsjuristen. Op termijn (naar verwachting zomer 2022) worden ook beslisnota’s bijgevoegd bij Kamerstukken die gaan over voortgang of stand van zaken, kennis- en informatiedeling, begrotingsstukken en Europese en internationale onderhandelingen.
Een tweede actielijn binnen het deelprogramma informatievoorziening betreft de concernbrede implementatie van de Wet open overheid. De uitvoeringstoetsen op de wetsvoorstellen uit 2019 vormen hiervoor het uitgangspunt (Kamerstukken II 2019/20, 35112, nr. 10). Deze toetsen zijn naar aanleiding van de aanname van de wetsvoorstellen intern herijkt. Hiermee wordt inzage geboden in welke documenten het ministerie actief openbaar moet maken en voor welke processen dit gevolgen heeft. Ook het proces voor het passief openbaar maken van informatie op basis van verzoeken van burgers, bedrijven en instellingen (zgn. Woo-verzoeken) wordt intern doorontwikkeld. Hierbij wordt gekeken naar het gebruik van ICT-tooling die de behandeling van verzoeken moet vergemakkelijken en versnellen, alsook het intensiveren van (informeel) contact met verzoekers. In dit kader wordt ook gekeken naar de bereikbaarheid van het ministerie en de inbedding van contactpersoonfunctie binnen de organisatie.
Informatiehuishouding
Vanuit het deelprogramma Informatiehuishouding wordt gewerkt aan de uitvoering van het generieke actieplan Open op Orde (Kamerstukken II 2020/21, 29362, nr. 291). Het gaat dan om meer om het verbeteren van informatiesystemen en werkprocessen. Dit gebeurt langs vier actielijnen. Er wordt allereerst geïnvesteerd in kennis en capaciteit van de informatieprofessionals die het informatiebeheer inrichten en uitvoeren. Daarnaast worden inzichtelijk gemaakt welke informatie het ministerie heeft, moet bewaren en moet vernietigen. Tevens wordt ingezet op een verbetering van de informatiesystemen. Tot slot wordt gewerkt aan instrumenten voor een heldere sturing op de informatiehuishouding opdat verantwoording kan worden afgelegd aan zowel de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed als aan burgers, bedrijven, parlement en journalisten.