In de uitvoering van het beleid op het terrein van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (BHOS) wordt gebruik gemaakt van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). Om deze reden wordt in deze bedrijfsvoeringparagraaf verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Uitzondering hierop zijn de onderdelen rechtmatigheid, totstandkoming van de beleidsinformatie, misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude, het begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering gericht op risico’s bij activiteiten en staatssteun.

Paragraaf 1: Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

Uit de controle door de Auditdienst Rijk (ADR) over 2021 is gebleken dat de rapporteringstoleranties niet zijn overschreden, met uitzondering van de toleranties die betrekking hebben op de betalingen en ontvangsten op artikel 3.

Bij de betalingen en ontvangsten op artikel 3, die zijn gebaseerd op een statistische steekproef, wordt dit met name veroorzaakt door een betaling die heeft plaatsgevonden voordat de vereiste rapportages waren ontvangen. Uit de evaluatie van de steekproef blijkt dat voor dit artikel de maximale fout de tolerantie overschrijdt. De tolerantie bedraagt EUR 41.271.650. De meest waarschijnlijke fout is EUR 20.090.000 en de maximale fout is EUR 54.243.000.

Bij de controle van bovengenoemd artikel is een statistische steekproef gebruikt. In kolom 7 en 7a wordt daarom geen percentage toegelicht. De som van de meest waarschijnlijke fouten en onzekerheden (kolom 6) heeft de rapporteringstolerantie (kolom 3) immers niet overschreden.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Kwaliteit van de beleidsinformatie

Als onderdeel van het programma Resultaatgericht Werken zijn in 2021 het meten en registeren van de resultaten van activiteiten in het kader van ontwikkelingssamenwerking als standaard werkzaamheden verder ingebed. Naast de geboden ondersteuning is de kwaliteitsslag met betrekking tot monitoring, evaluatie en leren (MEL) voorgezet. De resultaten van de afgelopen verslagperiode zijn beschikbaar in de OS-resultatenrapportage op het nieuwe OS-portaal dat in 2021 gelanceerd is (www.nlontwikkelingssamenwerking.nl/#/). Al deze organisatieontwikkelingen liggen in lijn met de Rijksbrede operatie «Inzicht in Kwaliteit».

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

BHOS maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het financieel beheer gericht op het activiteitenbeheer en staatssteun is in paragraaf 1 van dit jaarverslag toegelicht. Voor een nadere toelichting omtrent de overige aspecten van het begrotingsbeheer, het financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Risicoanalyses activiteitenbeheer

In het verantwoordingsonderzoek over 2019 concludeerden de Algemene Rekenkamer (AR) en Auditdienst Rijk (ADR) dat de risicoanalyses voorafgaand aan het financieren van activiteiten van onvoldoende niveau waren. Daarom is in 2020 een apart project gestart om de kwaliteit van de risicoanalyses te verbeteren en te borgen. Te beginnen met de grote ODA-directies en de posten in de focuslanden. In 2021 is dit uitgebreid met een aantal (qua financiële omvang) kleinere directies en posten. Waar de kwaliteit van de risicoanalyses aantoonbaar was verbeterd, werden directies en posten ontheven van het voorafgaand toezicht. Eind 2021 is (mede op basis van uitgevoerde verbijzonderde controles) vastgesteld dat de kwaliteit bij alle directies en posten is verbeterd. Hierna is het project beëindigd en is de verantwoordelijkheid teruggelegd in de lijn. Vanuit FEZ, als tweedelijnsdirectie, is het Expertisecentrum Malversaties (ECM) verantwoordelijk voor het beleid en monitoring ten aanzien van dit onderwerp.

Naast de kwalitatieve verbeteringen zijn in 2021 de volgende resultaten/mijlpalen behaald: Risicomanagers zijn aangesteld bij de grote ODA-directies en op posten van de focuslanden. Ook zijn verschillende bijeenkomsten georganiseerd met de risicomanagers. Het project ter verbetering en borging van de kwaliteit van risicoanalyses heeft een plaats in de opleidingssessies voor de activiteitencyclus voor nieuwe beleidsmedewerkers. Tot slot is een nieuwe opleidingsmodule voor risicoanalyses ontwikkeld, die begin 2022 voor het eerst wordt gegeven.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

In 2021 heeft het Expertisecentrum Malversaties (hierna: ECM) voortgebouwd op de stappen die in voorgaande jaren zijn gezet op de gebieden van een groter fraudebewustzijn bij BZ-collega’s en kennisontwikkeling binnen ECM. Zo is het ECM-team – tijdelijk - uitgebreid met 3fte, is er ingezet op trainingen voor ECM-teamleden (klokkenluider interviewtechnieken en Certified Fraud Examiners) en zijn er trainingen gegeven aan BZ-collega’s over bijvoorbeeld fraudebewustzijn. Tot slot is geïnvesteerd in de samenwerking met onder meer Juridische Zaken en beleidsdirecties. Extern is geïnvesteerd in relaties met evenknieën van like-minded landen en significante contractpartners, zoals UN-OCHA.

In 2021 zijn er 116 vermoedens van malversaties gemeld bij ECM. Dit is een significante stijging ten opzichte van 2019 en 2020 (beide 74 meldingen). Enerzijds kan deze stijging verklaard worden door een wijziging in de registratiemethodiek. Waar eerder in clusters werd geregistreerd, worden gezamenlijk gemelde vermoedens binnen één programma van eenzelfde organisatie nu onder aparte nummers geregistreerd. Deze aanpassing is gedaan om individuele zaken beter te kunnen volgen. Anderzijds is er meer zicht op (potentiële) fraude en corruptie door een versterkte inzet op detectie vanuit ECM, de beleidsdirecties en de posten. De financiële impact van bewezen malversaties was tussen 2017 en 2019 gemiddeld 0,22% van het ODA-budget. De financiële impact van bewezen malversaties in 2020 en 2021 was respectievelijk 0,02% en 0,01%. Daarbij dient aangetekend te worden dat, doordat er nog zaken uit deze jaren in onderzoek zijn, het daadwerkelijke aandeel hoger kan uitvallen.

Ook is in 2021 de primaire verantwoordelijkheid omtrent de afhandeling van (mogelijke) fraude/corruptie van directies en posten overgegaan naar ECM en is de grens voor het melden van gegronde zaken verlegd van € 500.000 naar € 100.000. Gegronde fraude- en corruptiegevallen met een financiële schade voor BZ van meer dan € 100.000 worden nu, conform de toezegging van de Minister aan de Kamer, tussentijds gemeld middels een Kamerbrief.

Naar aanleiding van de genoemde veranderingen in en rond ECM, zijn in 2021 intern ervaringen opgehaald met de nieuwe opzet. Daaruit komt een goeddeels positief beeld naar voren. BZ-collega’s zien de toegevoegde waarde van een specifiek team dat zich bezighoudt met malversaties en zijn tevreden over de aanwezige kennis aangaande fraude, corruptie en daaraan gerelateerde risico’s. De grootste winst kan ECM behalen door binnen BZ via meer (proactieve) communicatie de kennis te vergroten over het werk van ECM, lessons learned en trendanalyses rond malversatiezaken. Het team geeft daar in 2022 invulling aan.

Conform de Nota Beheer en Toezicht uit 1998 wordt een overzicht van de gegronde fraude- en corruptiegevallen opgenomen in de bijlage van het BHOS jaarverslag.

StaatssteunIn 2021 werden er ten opzichte van 2020 wederom meer staatssteunadviezen vanuit BZ-beleidsdirecties gevraagd aan de juridische afdeling. Deze adviezen worden uitgebracht tijdens de beoordelingsfase voorafgaand aan de financieringen. Dit betekent dat de in 2017 geïntroduceerde en in 2020 verbeterde interne beoordelingssjablonen steeds beter gebruikt worden en al in een vroeg stadium een check op mogelijke staatssteunaspecten plaatsvindt. Deze tijdigere inschakeling van (de toegevoegde waarde van) juridische expertise komt de compliance in algemene zin ten goede. Dit blijkt onder meer uit de door BZ verrichte interne controles in 2021 waarbij één onzekerheid gerelateerd aan staatssteun is vastgesteld. Het betreft een project van geringe omvang. Kortom, het onderwerp staatssteun (in brede zin) raakt steeds beter ingebed in de BZ-organisatie en medewerkers blijken vaker de relevante informatieloketten te vinden. Om die reden heeft het ministerie besloten bewustmaking en voortgangsbewaking van de staatssteunaspecten/risico’s via voornoemde werkwijze te continueren.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Activiteitenbeheer

De activiteitencyclus is een standaard proces voor beleidsuitvoering van alle door BZ en BHOS gefinancierde activiteiten. Voor dit proces loopt een meerjarig project gericht op stroomlijning van werkprocessen dat is toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf van Buitenlandse Zaken (kopje Informatiemanagement).

Ondanks de COVID-19-beperkingen die in 2021 golden, heeft BZ reviews laten verrichten op de controledossiers van accountants van door BZ en BHOS gefinancierde activiteiten. Over de uitkomsten van deze reviews wordt in 2022 gerapporteerd. Voor activiteiten waarvoor een controleverklaring van een accountant is verreist, heeft BZ in 2021 bestaande sjablonen voor controleprotocollen geactualiseerd. Dit heeft begin 2022 geresulteerd in goedkeuring van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

BZ en BHOS registreren alle meldingen rondom grensoverschrijdend gedrag bij partnerorganisaties. Waar het financieel terrein betreft is dit opgenomen onder het kopje ‘Misbruik en oneigenlijk gebruik’ hierboven. Overige integriteitskwesties –vallend onder de verantwoordelijkheid van de directie Veiligheid, Crisicoördinatie en Integriteit- zijn hieronder beschreven.

Het principe ‘zero-tolerance for inaction’ staat voorop. Dit betekent dat een partnerorganisatie zelf verantwoordelijk is voor opvolging van de betreffende melding en BZ daarover informeert. In 2021 is BZ in totaal 26 keer over een integriteitskwestie bij een partnerorganisatie geïnformeerd. In 12 gevallen is de casus reeds afgerond en 14 zaken staan nog open, doordat de betreffende partnerorganisatie nog bezig is met de opvolging van de melding. In geen van de gevallen was er aanleiding voor het ministerie om over te gaan tot financiële sancties. Dit laatste gebeurt wanneer de organisatie in kwestie geen adequate opvolging geeft.

Paragraaf 3: Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

BHOS maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting omtrent de belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken.