Paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

In 2022 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Het huidig software systeem ter ondersteuning van het verkiezingsproces zal worden vervangen door het softwaresysteem Digitaal Hulpmiddel Verkiezingsuitslagen (DHV). In 2022 heeft de gunning plaats gevonden en is de Kiesraad een vijfjarige verplichting aangegaan. Ter dekking van deze verplichting heeft er een kasschuif binnen het verplichtingenbudget plaats gevonden. Daarnaast zijn toekomstige begrote gelden voor DHV naar voren gehaald ter dekking van de uitgaven voor de ontwikkel en implementatie kosten van de software.

Conform het afgesloten contract heeft de Kiesraad vooruitbetalingen verricht. Deze betalingen zijn als voorschot geregistreerd. Voor de hiermee samenhangende verplichting tot de eis van een bankgarantie heeft de Directeur-Generaal van de Rijksbegroting namens de minister van Financiën, goedkeuring gegeven op het verzoek tot uitzondering voor het verlenen van een bankgarantie.

Belangrijkste materiële fraude- en corruptierisico’s en genomen maatregelen

De financiële administratie van de Kiesraad wordt door BZK ondersteund. Daar waar de uitvoering bij de Kiesraad ligt wordt zoveel mogelijk gewerkt volgens de kaders van BZK. Gezien de aard van de taken van de Kiesraad en de genomen maatregelen kent de Kiesraad een laag fraude-risicoprofiel op het gebied van financieel en materieel beheer. Dit is mede door de uitgevoerde interne controle, gemonitorde maatregelen en doorgevoerde functiescheiding.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

In het auditrapport 2021 heeft de Auditdienst Rijk het advies gegeven om de mogelijkheden van een Governance, Risk en Compliance (GRC) tool (verder) te verkennen om steeds meer te kunnen voldoen aan normen op bijvoorbeeld het gebied van de Woo, informatieveiligheid en privacy.

De Kiesraad heeft initiatieven ondernomen om de GRC tool te verkennen maar is tot de conclusie gekomen dat eerst het informatiebeveiligingsbeleidsplan voor de komende jaren dient te worden vastgesteld, waarna kan worden bezien of een GRC-tool toegevoegde waarde heeft en hoe het eventueel kan worden ingezet.

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

In 2022 heeft de Kiesraad stappen ondernomen op het gebied van Informatiehuishouding, als onderdeel van het Rijksbrede programma Open op Orde. Eén van de Rijksbrede afspraken is dat alle organisaties een nulmeting en een daarop gebaseerd verbeterplan met prioriteiten opstellen. Zowel de nulmeting als het verbeterplan zijn in de eerste helft van 2022 door de Kiesraad uitgevoerd en opgeleverd. In de tweede helft van 2022 zijn de prioriteiten verder vertaald naar concrete acties en waar mogelijk ook geïmplementeerd. De Kiesraad maakt onderdeel uit van het Departementale programma «BZK Transparant».

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

In het kader van de transitie naar verkiezingsautoriteit is door Kiesraad in 2022 gewerkt aan het opstellen van een nieuw organisatie- en formatierapport dat in het voorjaar 2023 wordt afgerond en voorziet in de uitvoering van de nieuwe taken. Daarnaast is de mandaatregeling aangepast op de actualiteit van de organisatieontwikkeling.

Tevens is in het kader van de transitie de Kiesraad in 2022 gestart met een ontwikkeltraject procesmanagement ter versterking van de organisatorische basis. Het doel is om met het in kaart brengen van de processen de huidige taken goed te kunnen blijven uitvoeren en gelijktijdig de nieuwe taken goed in te kunnen bedden in de organisatie. Het traject is september 2022 gestart en zal in 2023 worden afgerond.

Tot slot is ook gewerkt aan het versterken van de samenwerking tussen bureau en de raadsleden in de totstandkoming van de adviezen en betrokkenheid van raadsleden bij uitvoerende taken van de Kiesraad en is er voor de Kiesraad een communicatiestrategie ontwikkeld waarin een visie en missie is vastgesteld.