Het versneld op orde brengen van onze informatiehuishouding en het vergroten van de transparantie naar de samenleving en parlement zijn belangrijke lessen uit het verslag ‘Ongekend onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK, december 2020). Daarnaast heeft de Wet open overheid (Woo) per 1 mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. Dit betekent dat de overheid (nog) transparanter moet worden.
SZW heeft de verbetering van haar informatiehuishouding en de implementatie van de Wet open overheid belegd in het programma ’ENIGMA, Informatiehuishouding Open op Orde 2021 ‒ 2026’. Het programma heeft tot doel om het informatiebeheer van SZW te verbeteren, transparanter te maken en om het bewustzijn van de omgang met openbaarheid van informatie in het DNA van medewerkers en in het werk van SZW te verankeren.
In 2022 is het verbeteren en het transparanter maken van de informatiehuishouding van SZW verder vormgegeven. In deze paragraaf worden deze inspanningen van 2022 inhoudelijk nader toegelicht langs de vier actielijnen van het programma ENIGMA. Ten slotte wordt ingegaan op de financiën van het programma ENIGMA.
Verbetering van de informatiehuishouding
Actielijn 1. Informatieprofessionals
In 2022 is verder ingezet op de bewustwording en het vergroten van de kennis van de SZW-medewerkers op het gebied van informatiebeheer. De uitrol van de ‘GoedBewaard’-instructies bij alle SZW directies loopt, deze geeft inzicht in de voortgang en eventuele knelpunten van de uitrol.
Ook is een two-pager met tips en stappenplan voor actieve e-mail archivering in DigiDoc opgeleverd. Naar aanleiding van deze two-pager is gestart met een instructie voor actieve e-mail archivering.
De werving van informatieprofessionals was ook in 2022 een grote uitdaging gezien de afhankelijkheid en huidige schaarste op de arbeidsmarkt. In veel gevallen is het uiteindelijk wel gelukt om medewerkers te werven, maar duurde het wel langer dan gepland.
Actielijn 2. Volume en aard van de informatie
Actieve openbaarmaking
Op 10 juni 2022 is de nieuwe versie van de Beleidslijn actieve openbaarmaking van beslisnota’s geaccordeerd in de ministerraad. Met ingang van 20 september 2022 worden bij alle categorieën Kamerstukken de achterliggende beslisnota’s openbaar gemaakt. Hierover is op meerdere momenten, en vanuit verschillende invalshoeken, gecommuniceerd via het Rijksportaal, richting medewerkers, de Bestuursraad en de bewindspersonen. Via roadshows langs alle directies is de nieuwe werkwijze van openbaarmaking van beslisnota’s bij medewerkers onder de aandacht gebracht. In 2022 konden medewerkers bij een centraal onderdeel terecht met vragen over de actieve openbaarmaking van beslisnota’s en is lopende het jaar geëvalueerd wat er goed ging en wat er beter kan in het proces.
E-mailarchivering
In 2022 is verder gewerkt aan archivering van e-mails en sociale media. Het project e-mailarchivering bestaat uit twee lijnen. De eerste lijn betreft het implementeren van de Handreiking bewaren van e-mail Rijksoverheid (passieve e-mailarchivering). Hiervoor is aangesloten op het rijksbrede project Implementatie e-mailarchivering. De oplevering van de bijbehorende technische oplossing (voor 7 departementen) is gepland voor 2023. De tweede lijn betreft het verbeteren van actieve e-mailarchivering met het doel meer e-mails actief te archiveren in de betreffende dossiers (zie ook Actielijn 1. Informatieprofessionals).
Passieve openbaarmaking
Per 1 mei 2022 is de Wob vervangen door de Woo (Wet open overheid). Hiermee is de maximale termijn voor de beantwoording van Woo-verzoeken aanzienlijk korter (42 versus 56 dagen). Daarnaast schrijft de Woo termijnen voor waarbinnen het bestuursorgaan in contact moet treden met verzoeker als er onduidelijkheden zijn, of om nadere afspraken te maken over de verdere afhandeling van het verzoek.
Het eigenaarschap (ketenverantwoordelijkheid) van het Woo-proces is belegd bij de directie WBJA. Er zijn procesbeschrijvingen van de Woo-deelprocessen Woo bij WBJA opgesteld en vastgesteld. Voor de NLA is een checklist opgesteld die de verandering van Wob naar Woo inzichtelijk maakt. Verder is er in februari 2022 een projectleider gestart om WBJA te ondersteunen bij het opstellen en implementeren van het proces rond Woo-verzoeken. SZW breed is gecommuniceerd over de inwerkingtreding Woo per 1 mei 2022 en is er een SZW brede workshop georganiseerd over de Woo.
Op 1 mei 2022 is ook de contactpersoon Woo aangesteld. Deze vormt voor het ministerie naast het contact met de burgers, wetenschappers en journalisten een belangrijke schakel en brugfunctie binnen de organisatie. Daarnaast is een procespuzzel Woo ‘De snelste schakel’ ontwikkeld. Deze puzzel draagt bij aan de bewustwording bij medewerkers en geeft inzicht over de stappen en functies die bij een Woo-afhandelingsproces komen kijken.
Er is ook een pilot gestart met een Vliegend Woo Team (VWT) van Doc-Direkt met als focus het verbeteren van de afhandeltermijn van een Woo-verzoek. Er is in dit kader een verkenning/analyse uitgevoerd op het proces van een groot en complex Woo verzoek welke twee beleidsdirecties raakt (ASEA en AV). Ten slotte is er een start gemaakt met het ontwikkelen van een toolbox afhandeling Woo-verzoeken voor medewerkers.
Voor de kwantitatieve gegevens over de passieve openbaarmaking wordt verwezen naar de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.
Actielijn 3. Informatiesystemen
Een goed werkend Document Management Systeem (DMS) is randvoorwaardelijk voor het op orde brengen van de informatiehuishouding (goed kunnen opslaan, archiveren en eenvoudig/snel/goed terug vinden van informatie). Fase 1 van DigiDoc Online is in 2022 opgeleverd en hiermee gaat een kleine groep gebruikers aan de slag.
Om te komen tot een verbeterplan zijn de huidige informatiesystemen in context van de processen en de informatiehuishouding (IHH) per werkveld in kaart gebracht en beoordeeld. Hiervoor is informatie opgehaald om Overzicht en Inzicht te krijgen in hoeverre processen en systemen aansluiten op de kaders en richtlijnen voor de IHH. Op basis hiervan worden verbetervoorstellen en verbeterplannen opgesteld.
Actielijn 4. Bestuur/naleving
In 2022 is de 1-meting (jaarlijks meting) gehouden binnen SZW (als ook bij de overige departementen) om het volwassenheidsniveau op het gebied van informatiehuishouding te kunnen bepalen en te kunnen monitoren. De actualisering Kader selectielijst Archiefwet vordert, maar is afhankelijk van de beschikbare capaciteit bij het Nationaal Archief.
Financiën programma ENIGMA
Het programma ENIGMA heeft 3 financieringsstromen: het programmabudget dat vanuit SZW beschikbaar is gesteld, de ‘BZK-POK-IHH-gelden en de ‘FIN-Woo-gelden’. In januari 2022 zijn de definitieve actieplannen IHH Open op Orde 2022 van SZW, SVB en UWV door de pSG aangeboden aan Bureau Regeringscommissaris IHH. Op basis van de fiches in het actieplan van SZW is in totaal € 6,785 miljoen in 2022 ontvangen, inclusief het aanvullende POK-budget en Woo-budget.
Op basis van de rapportage, die in september 2022 door SZW is aangeleverd bij Bureau Regeringscommissaris, is in oktober 2022 € 3 miljoen teruggeboekt naar het Ministerie van BZK. Ten opzichte van het resterende budget hebben we in 2022 een onderuitputting van circa € 0,6 miljoen gehad. De oorzaken van deze onderuitputting zijn dat projecten pas in de loop van 2022 konden worden opgestart, een aantal interdepartementale projecten vertraging heeft opgelopen (zoals de invoering van PLOOI) en het lastig bleek om in 2022 geschikt personeel te vinden. Op 1 februari 2023 is hierover gerapporteerd in de Jaarrapportage Open op Orde 2022 aan het Ministerie van BZK.