Paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage voor vier verplichte onderdelen

1. Rechtmatigheid

Er zijn geen overschrijdingen van de rapporteringstolerenties geconstateerd.

2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

In 2023 heeft de Tweede Kamer verder geïnvesteerd in het verbeteren van het financieel beheer. Ten aanzien van de prestatieverklaring en onderbouwing daarvan zijn duidelijke afspraken gemaakt met de diensten binnen de Tweede Kamer en zijn aanpassingen aangebracht binnen de ondersteunende systemen. Daarnaast is de (interne) controle c.q. toezicht op de prestatiebeoordeling aangescherpt en verdeeld over verschillende categorieën bedragen.

Ten aanzien van de verplichtingen zijn vergelijkbare maatregelen genomen en is de werkwijze zoals de Tweede Kamer die hanteert ten aanzien van het juist en tijdig vastleggen van (meerjarige) verplichtingen afgestemd met de controlerend accountant. In 2024 zal de Tweede Kamer nader beoordelen welke stappen gezet worden in de aanscherping van verlengingstermijnen voor de Nadere Overeenkomsten, conform advies van de Commissie Bedrijfsjuridisch Advies.

De doorgevoerde maatregelen leiden tot voldoende zekerheid over de rechtmatigheid, juistheid, volledigheid en tijdigheid van de verplichtingen en uitgaven en een ordelijke en controleerbare vastlegging van de financiële stromen.

In 2023 heeft de Tweede Kamer ook geïnvesteerd in het optimaliseren van het kunstbeheer. De jaarlijkse integrale inventarisatie en de deelwaarneming daarop van de kunstcollectie zijn uitgevoerd. De nulmeting als basis voor het vaststellen van de volledigheid van de kunstcollectie is vastgesteld door het Besluitvormend Overleg (BO), dat bestaat uit de Griffier, directeur Bedrijfsvoering en directeur Informatisering. Verder zijn de benodigde beveiligingsmaatregen getroffen waardoor alleen bevoegde personen toegang hebben tot de opslagruimte van kunstwerken. Ten slotte zijn de risicoanalyse en AO-beschrijving kunstbeheer geactualiseerd en zijn recente ontwikkelingen daarin meegenomen.

Het vaststellen van de definitie van kunst heeft vanwege de val van het kabinet en het niet meer bijeenkomen van de Kunstcommissie (bestaande uit Kamerleden) nog niet plaatsgevonden.

4. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

De Tweede Kamer heeft ten aanzien van IT-beheersmaatregelen gericht op het financiële informatiesysteem en het systeem van de kunstregistratie opnieuw stappen ter verbetering gezet.

Ten aanzien van het financiële informatiesysteem heeft de Tweede Kamer maatregelen getroffen waardoor de effectiviteit zowel in opzet als bestaan van gebruikersbeheer, wachtwoordbeheer, en wijzigingsbeheer in voldoende mate is aangetoond.

Ten aanzien van de kunstregistratie is een eerste aanzet gegeven tot het vastleggen van de IT-beheersmaatregelen, waarbij is beschreven hoe het wachtwoordbeheer, wijzigingsbeheer, gebruikersbeheer, beveiliging van componenten en back-up en recovery is geregeld. Dit vormt de basis voor verdere professionalisering.

6. Fraude- en corruptierisico’s

Integrale veiligheid, integriteit en frauderisicobeheersing nemen een belangrijke plaats in daar waar het gaat om het analyseren van potentiële frauderisico’s en het treffen van passende maatregelen. De notitie frauderisicobeheersing is in 2023 door het Besluitvormend Overleg (BO) formeel vastgesteld. In vervolg op de frauderisico-assessments gehouden in 2022 is in 2023 een nieuwe assessments gehouden gericht op het materieelbeheer. De uitkomsten vormen de basis voor de beoordeling van de risico’s, de beheersmaatregelen en het restrisico dat blijft bestaan. Op grond van deze assessments zijn de voornaamste risico’s geïdentificeerd bij de kunstcollectie, het aangaan van verplichtingen en het betaalproces. Belangrijke beheersmaatregelen in de praktijk die deze risico’s mitigeren zijn functiescheiding, periodieke inventarisaties, (fysieke) beveiligingsmaatregelen, vier-ogenprincipe en beoordeling van alle verplichtingen en betalingen boven de € 100.000,- door de businesscontrollers.

Vanuit verschillende disciplines binnen de Tweede Kamer wordt stelselmatig aandacht besteed aan het thema fraude en corruptie. In 2024 wordt naar verdere samenwerking gestreefd waarbij de aandacht en bewustwording voor dit onderwerp zowel uitgaat naar de hard- als de soft controls. 

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Audit Committee

Door het neerleggen van de taken door het Managementteam en het vertrek van een groot deel van de ambtelijke top in 2022 zijn er tot 30 oktober 2023 geen bijeenkomsten van het Audit Committee gehouden. De tijdelijk waarnemend Griffier heeft mede op advies van de Algemene Rekenkamer en Auditdienst Rijk het Audit Committee opnieuw opgestart. Het moment van een frisse nieuwe start is echter aanleiding geweest voor de drie externe leden om hun positie vacant te stellen. Het Audit Committee is de zoektocht gestart naar nieuwe externe leden met ervaring gericht op financieel-economische, IV- en IT- en bedrijfskundige aspecten.

Open standaarden en toegankelijkheid

De Tweede Kamer doet haar uiterste best om aan alle verplichte open standaarden te voldoen, voor de overgrote meerderheid voldoen we aan deze standaarden. De Kamer voegt ‘open standaarden’ toe als randvoorwaarde bij de aanschaf of ontwikkeling van nieuwe systemen of applicaties. Dit doen we door het als ontwerpeis mee te geven bij projecten. Voor reeds bestaande systemen, waarin documenten tot stand komen en gepubliceerd worden in een zeer complexe keten waarin ook derde partijen betrokken zijn, geldt dat een klein deel van de documenten nog niet in een open standaard op de website gepubliceerd wordt. De Tweede Kamer zet zich blijvend in om samen met de ketenpartners de benodigde wijzigingen in het werkproces te realiseren.

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

De belangrijkste ontwikkeling na het neerleggen van de taken door het gehele managementteam (MT) en het vertrek van een groot deel van de ambtelijke top in november 2022 is dat de tijdelijk waarnemend Griffier maatregelen heeft getroffen om de continuïteit van de bedrijfsvoering en het financieel beheer te waarborgen. Naast het aanstellen van een waarnemend Directeur Bedrijfsvoering zijn ook de vacante functies van Hoofd FEZ, Hoofd HR, Hoofd Communicatie en Concernjurist ingevuld. Besluitvorming vindt niet meer door een MT plaats maar binnen het Besluitvormend Overleg, dat naast de tijdelijk waarnemend Griffier bestaat uit de waarnemend Directeur Bedrijfsvoering en de Directeur Informatisering.

In december 2023 is de nieuwe Griffier gestart en heeft de Tweede Kamer afscheid genomen van de tijdelijk waarnemend Griffier.