Paragraaf 1 - uitzonderingsrapportage voor de volgende verplichte onderdelen
1. Rechtmatigheid
Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd die de rapporteringstoleranties overschrijden. Er zijn bij het agentschap Dienst Publiek en Communicatie voorbereidingen getroffen voor een Europese aanbesteding voor hosting voor het Platform Rijksoverheid Online (PRO). Na uitgebreide verkenningen is besloten de hosting via inbesteding onder te brengen bij het agentschap Logius, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Na een geslaagde proef, is nu voorzien dat de migratie van fysieke hosting bij een marktpartij naar cloudhosting bij een rijkspartij in de loop van 2024 zal plaatsvinden. Tot dat moment wordt het contract verlengd met de huidige marktpartij die de fysieke hosting verzorgt.
2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
4. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
5. Overige aspecten van bedrijfsvoering
Informatiebeveiliging
Het Ministerie van Algemene Zaken heeft in 2023 op het gebied van informatiebeveiliging (IB) de focus voornamelijk gelegd bij het ondersteunen van de realisatie van diverse projecten waaronder AZ-Next en Renovatie Binnenhof. AZ is in 2023 in control geweest op haar informatiebeveiliging.
6. Fraude- en corruptierisico's
Het Ministerie van Algemene Zaken heeft in beperkte mate te maken met frauderisico’s vanwege het beleidsarme karakter. Het ministerie maakt in beperkte mate gebruik van mogelijke fraudegevoelige financiële instrumenten en keert bijvoorbeeld geen subsidies uit. De processen op het gebied van het financieel systeem en binnen de bedrijfsvoering waar mogelijk sprake is van frauderisico’s en de maatregelen om deze risico’s te voorkomen, zijn beschreven in het toezichtplan. Jaarlijks wordt de actualiteit hiervan getoetst als onderdeel van de jaarlijkse toetsing via interne controles. Vervolgens vindt jaarlijks een toets plaats door de ADR. Enkele voorbeelden van frauderisico’s zijn: (1) het proces van betalingen bij het financieel beheer, (2) het middelenbeheer bij de bedrijfsvoering, (3) functiescheiding in het financieel beheer en bedrijfsvoering en (4) integriteit. Borging van het minimaliseren van deze inherente risico’s vindt plaats door het treffen van de benodigde controlemaatregelen en het inrichten van de financiële- en bedrijfsvoeringsprocessen. Zo is er een proces waarbij er een prestatieverklaring wordt afgegeven en bij de betaling er meerdere personen betrokken zijn. Voorts vinden periodiek controles plaats of de functiescheiding gewerkt heeft en wordt er jaarlijks een jaarplan integriteit opgesteld. Overigens zijn er geen bijzonderheden te melden.
Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
1. Grote lopende ICT-projecten
Binnen het Ministerie van Algemene Zaken (AZ) wordt uitvoering gegeven aan het grote ICT project AZ-Next. De doelstelling van AZ-Next is het realiseren van de nieuwe IT-infrastructuren van AZ. In dit kader worden twee nieuwe werkplek omgevingen, een voor laag gerubriceerde informatie (LGI) en een voor hoog gerubriceerde informatie (HGI) gecreëerd. Daarnaast wordt het document management systeem (DMS) vernieuwd en worden de bijbehorende applicaties en voorzieningen naar de nieuwe IT- infrastructuur gemigreerd. De verwachting is vooralsnog dat het programma in 2024 kan worden afgerond.
2. Gebruik open standaarden en open source software
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
3. Betaalgedrag
De rijksbrede norm om 95% van de facturen binnen 30 dagen te betalen is gehaald.
4. Evaluatie van het audit committee
In 2023 heeft een zelfevaluatie van het audit committee plaatsgevonden. De conclusie daarvan was dat de commissie goed functioneert en dat daarom geen aanleiding bestaat om veranderingen door te voeren.
5. Departementale checks and balances subsidieregelingen
Niet van toepassing.
6. Normenkader financieel beheer
Niet van toepassing.
7. Beheer NGF-projecten
Niet van toepassing.
Paragraaf 3 – Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan.