In de kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ heeft het kabinet onder andere maatregelen aangekondigd gericht op actieve openbaar­ making van informatie en op verbetering van de informatiehuishouding bij de ministeries (‘Open op orde’). Verder schrijft artikel 3.5 van de Wet open overheid voor dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en in de jaarlijkse verantwoording verslag doet van de uitvoering ervan (de openbaarheidsparagraaf). Het doel van de Woo is een open overheid, die zorgdraagt voor een adequate en toegankelijke informa­tievoorziening op basis van een ordentelijke informatiehuishouding.

Op het gebied van de Woo wordt gewerkt aan het optimaliseren van de Woo-afhandeling door centralisatie en uniformering van het Woo-proces binnen het bestuursdepartement van JenV. In dit verband is de directie Openbaarmaking opgericht. Deze directie richt zich volledig op de Woo-afhandeling en ook op het verder vormgeven van actieve openbaarmaking. Ook de capaciteit wordt hiervoor uitgebreid. Hiermee gaat het ministerie voor een meer tijdige afhandeling van Woo- verzoeken, maar streeft het ook naar meer openheid en transparantie.

Beslisnota’s worden al actief openbaar gemaakt, Woo-besluiten worden gepubliceerd op de website, bereikbaarheidsgegevens van het ministerie zijn daar eveneens te vinden en informatie bestemd voor de Tweede Kamer is standaard openbaar. Nu wordt ingezet op alle andere informatiecate­gorieën die in de Woo worden genoemd.

In 2021 is JenV gestart met de planvorming en eerste realisatie in het kader van Open op Orde. De uitdagingen op het vlak van informatie­ huishouding binnen JenV zijn omvangrijk en divers van aard en over een periode van jaren ontstaan, onder meer door een explosieve groei van data en informatie, het sterk toegenomen gebruik ervan, personele krapte en complexe wet- en beleidsstelsels die met deze informatie uitgevoerd en ondersteund moeten worden. De veelheid en verschei­denheid aan deelnemende JenV-onderdelen en organisaties, die ook nauw samenwerken en onderlinge afhankelijkheden kennen in de verschil­lende ketens van JenV, maken het tot een zeer uitdagend geheel. De kabinetsdoelstellingen ten aanzien van de verbetering van de informatie­ huishouding zijn ambitieus, waarbij realistische verwachtingen ten aanzien van het tempo van de realisatie versus de geformuleerde ambities een belangrijk aandachtspunt vormen.

Om de veranderopgave te kunnen managen is een programma opgezet. Dit programma werkt met een meerjarig portfolio opgebouwd langs de vier actielijnen van Open Op Orde. JenV werkt naast het realiseren van de Rijksbrede prioriteiten aan JenV-brede prioriteiten.

Rijksbrede prioriteiten

Deze prioriteiten kenmerken zich door een centraal kader vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken, waarbij de basis is gezamenlijke, uniforme oplossingen voor alle deelnemende departementen te bewerkstelligen. In deze categorie ontzorgt het programma de organisaties in het voldoen aan en aansluiten op de ontwikkelde oplossingen. Vooralsnog is slechts een deel van de toegewezen gelden door JenV aan deze prioritaire categorie toegekend. Dit is mede ingegeven door vertraging in de realisatie van centrale (systeem) oplossingen. Ingeval de centrale oplossingen meer beschikbaar komen zal de verdeling van het budget wijzigen.

In 2023 zijn de volwassenheidsmetingen (ook wel 2-metingen) door de deelnemende organisaties in samenwerking met het programma uitgevoerd. Begin 2024 worden deze resultaten verder geanalyseerd en worden met verschillende organisaties gesprekken gevoerd over de wijze waarop de uitkomsten verder opgepakt kunnen worden. Op het vlak van personeel (werving en opleiding) is onder meer gewerkt aan het opstellen van een marktuitvraag die de deelnemende organisaties gaat helpen bij het in kaart brengen van de capaciteits- en competentie behoefte. Daarnaast zijn bij alle JenV-onderdelen die werken met P-direkt de Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening-profielen (KWIV-profielen) nagenoeg ingevoerd. Twee Rijkswervingsevents met betrokkenheid van JenV zijn afgerond en de IHH-HRM community is opgezet en inmiddels zijn reeds vier bijeenkomsten georganiseerd. Tot slot is het onderzoeksrapport ‘IHH Ambtelijk Vakmanschap’ opgeleverd.

In het kader van actief openbaar maken (AO) is de pilot gedragsinterventie gestart bij een aantal JenV-onderdelen. Bij verschillende onderdelen is gestart met de implementatie van AO, de processen en gedragsinterventies. AO wordt naar verwachting in 2024 uitgebreid met een aantal nieuwe categorieën. Op dit vlak wordt met de JenV-organisaties verder gewerkt aan de implementatie en verfijning van dit proces. AO gebeurt middels publicatie op de eigen websites.

Samen met de deelnemende organisaties werkt het programma verder aan het versterken van de IHH-capaciteit door opleiding en training en het werven van structurele capaciteit (ambitie tussen 10-20 fte).

JenV brede prioriteiten

Aan deze prioriteiten wordt door de taskforces van het programma gewerkt, waarbij de deelnemende organisaties vanuit het programma ontzorgd worden om invulling te geven aan deze prioriteiten. Eén gezamenlijke werkwijze, herhaalbare processtappen en één gezamenlijke oplossing per prioriteit zijn hiervoor gehanteerde sleutelbegrippen. De taskforces zijn; papier uit de ketens, digitalisering van de werkprocessen en het verbeteren van de datakwaliteit (in de keten). Gedurende 2023 is de taskforce digitale achterstanden opgericht en heeft de taskforce papier met ingang van 31 december 2023 haar taken overgedragen aan de lijnorganisatie waar deze verder opgepakt worden.

Resultaten

Taskforce Papier

Alle schouwwerkzaamheden en bewerkingsplannen van de taskforce Papier zijn, voor de bekende archieven, afgerond. Grote delen van de papieren archiefachterstanden zijn inmiddels ook fysiek weggewerkt door vernietiging, overdracht naar het Nationaal Archief of door digitalisering. De taskforce heeft inmiddels al haar taken in de lijn belegd. Met middelen van het programma Open op Orde kunnen taakorganisaties tot en met 2026 kosteloos gebruik maken van de scanstraat van Justid. Dit borgt eveneens de inzet van 50 ‒ 75 FTA in 2024 t/m 2026.

Taskforce Digitale achterstanden

Gedurende 2023 ontstond steeds meer vraag vanuit de taakorganisaties naar hulp bij het wegwerken van digitale archiefachterstanden. Om beeld te krijgen bij de omvang van de vraag en de complexiteit van het vraagstuk is in 2023 een onderzoek uitgevoerd door i-Interim Rijk. Dit onderzoek heeft opgeleverd dat de omvang van de digitale archiefachterstanden (o.a. op netwerkschijven en samenwerkruimtes) significant is en heeft geadviseerd om hier binnen het programma Open op Orde een taskforce voor in te richten.Inmiddels is de taskforcemanager van de nieuwe taskforce «Wegwerken digitale archiefachterstanden» aangesteld en wordt er gewerkt aan het taskforceplan.In 2024 zal de taskforce verder vorm krijgen en zullen er diverse schouwwerkzaamheden gaan plaatsvinden om vast te stellen welke stappen nodig zijn om te komen tot wegwerken van de digitale archiefachterstanden.

Taskforce Digitalisering werkprocessen

In 2023 is door de taskforce Digitalisering Werkprocessen gewerkt aan procesoptimalisatie en informatiemodellen. Hiermee is de basis gelegd voor betere aansluiting op gemeenschappelijke digitale diensten (GDD’s) en het beter kunnen toepassen van de selectielijst. Ook de komende jaren zal de taskforce JenV-organisaties helpen bij het kunnen toepassen van het selectielijst door het slimmer en beter digitaliseren van hun werkprocessen.

Taskforce Datakwaliteit

De opbouw van de taskforce Datakwaliteit heeft verder vorm gekregen en de samenwerking met de Chief Digital Officer (CDO) JenV en de CDO-raad JenV is geïntensiveerd. Ook is de basis gelegd voor het JenV breed aansluiten op het gedefinieerde JenV gegevensbeleid door onder andere te werken aan de opzet van een eerste gemeenschappelijke gegevensboekhouding (pilot-omgeving) die wordt ingezet voor use cases bij JenV onderdelen.Op de AVG is een wetsanalyse uitgevoerd die heeft geleid tot een eerste AVG-datamodel. Voor de opzet van het JenV Traineeship Gegevensmanagement zijn de eerste stappen gezet wat gaat resulteren in een 3-jarig traineeship voor onze toekomstige CDO’s.