Het programma BZK Transparant richt zich sinds 2021 op het duurzaam op orde brengen van de informatiehuishouding en het verbeteren van de informatievoorziening van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Met onze projecten dragen we eraan bij dat:
– burgers, bedrijven, politici, journalisten en andere maatschappelijke partijen zich op een goede manier bediend voelen door de overheid;
– het democratisch proces beter wordt ondersteund;
– BZK effectiever en efficiënter functioneert.
Ook in 2023 hebben we daarin stappen gezet. Een bijzondere mijlpaal is het artikel in de Groene Amsterdammer ‘In de machinekamer van de openbaarheid’. Een journalist heeft 5 weken meegelopen met het programma BZK-Transparant en Woo-juristen. De journalist heeft gesproken met vele collega’s over de uitdagingen die openbaarmaking met zich meebrengt.
Verbetering van de informatiehuishouding
In 2023 is verder gewerkt aan het uitvoeren van de plannen die de verschillende onderdelen van BZK in 2022 gemaakt hebben voor het versterken van de informatiehuishouding en informatievoorziening. Om te voortgang beter te kunnen monitoren en hierop te kunnen sturen, zijn deadlines gesteld. Zo heeft elke directie prioritaire dossiers aangegeven, die met voorrang op orde moesten worden gemaakt. Het programma heeft daarvoor in de zomer van 2023 extra capaciteit geleverd aan directies. Ook is het team van informatiecoördinatoren aan de slag gegaan om het kerndepartement verder te helpen de informatiehuishouding op orde te brengen. Daarbij is het aanbod van workshops en trainingen uitgebreid en onderdeel van de onboarding geworden. Ook is er een langlopende communicatiecampagne ter ondersteuning van het op orde brengen van de informatiehuishouding.
Ook chatberichten uit apps als Whatsapp en Signal en socialmediaberichten kunnen onder een Woo-verzoek vallen. Bijvoorbeeld als deze inzicht geven in een besluitvormingsproces. Deze berichten moeten dus ook worden veiliggesteld en gearchiveerd. In 2023 zijn de chatberichten van alle bewindspersonen uitgelezen en veiliggesteld.
BZK werkt aan het op termijn uitfaseren van netwerkschijven. Dit zorgt ervoor dat belangrijke informatie ofwel wordt bewaard in een documentmanagementsysteem ofwel wordt gedeeld via samenwerkingstools – en niet meer via email. Er is een strategie opgesteld voor de uitfasering. Daarnaast is in 2023 geëxperimenteerd met technische oplossingen voor het automatisch uitlezen en indelen van informatie op netwerkschijven.
Actieve openbaarmaking
Een nieuwe verplichting vanuit de Woo is om informatiecategorieën zoals convenanten en onderzoeksrapporten openbaar te maken. Vanuit het project openbaarmaking is in 2023 gestart met een inventarisatie naar de huidige processen van deze informatiecategorieën. In 2024 wordt gestart met het verplicht actief openbaar maken van de 14 informatiecategorieën die betrekking hebben op het ministerie. Daarnaast is aansluiting gemaakt bij de interdepartementale afstemming over een nieuw of verder te ontwikkelen publicatieplatform voor de informatiecategorieën.
Verder volgt uit de Woo een inspanningsverplichting om informatie actief openbaar te maken. Om hierop in te spelen zijn in 2022/2023 meerdere pilots met het actief openbaar maken van dossiers uitgevoerd. De aanpak van de pilots is eind 2023 omgezet in een topdossier-aanpak actieve openbaarmaking waarbij de eerste resultaten medio 2024 worden verwacht. Bij de topdossier-aanpak van actieve openbaarmaking wordt er binnen elk Directoraat-generaal minimaal één dossier met hoge maatschappelijke relevantie versneld actief openbaar gemaakt en de informatiehuishouding op orde gebracht. Dit gebeurt met een projectmatige aanpak met een beoogde doorlooptijd van 4 tot 6 maanden.
De implementatie van de interdepartementale beleidslijn om beslisnota’s bij Kamerstukken actief openbaar te maken is van het programma overgedragen aan de lijn, namelijk aan de directie Bestuursadvisering. In 2023 heeft BZK ruim 1000 beslisnota’s openbaar gemaakt.
Passieve openbaarmaking
BZK heeft in 2023 deelgenomen aan een rijksbrede pilot, met als doel om verschillende interventies uit te proberen om Woo-verzoeken te versnellen en te verbeteren. De belangrijkste leerpunten uit de pilot waren dat er intern meer capaciteit nodig is voor de afhandeling van Woo-verzoeken en dat het interne proces, waaronder de parafenlijn, complex en tijdrovend is.
Naar aanleiding van de uitkomsten van de pilot is in 2023 binnen het programma BZK Transparant een Woo-team gevormd. Hiervoor hebben de directoraten-generaal capaciteit vrijgemaakt. In het team komen specifieke kennis en expertise bijeen, zoals informatiespecialisten die ondersteunen bij het zoeken naar de relevante informatie en het lakken van bijvoorbeeld persoonsgegevens. Ook zijn er Woo-regisseurs die de afhandeling van de Woo-verzoeken coördineren en fungeren als aanspreekpunt naar de verzoekers.
In 2023 is ook een BZK-breed dashboard voor Woo-verzoeken ontwikkeld. Dit dashboard bevat de statusinformatie over de lopende Woo-verzoeken. Dit dashboard stelt het management in staat om te sturen op de voortgang van de afhandeling van de verzoeken.
Tot slot is in de tweede helft van 2023 een begin gemaakt met het doorvoeren van procesverbeteringen en het optimaliseren van de inzet van tooling.