Het versneld op orde brengen van onze informatiehuishouding en het vergroten van de transparantie naar de samenleving en parlement zijn belangrijke lessen uit het verslag ‘Ongekend onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK, december 2020). Daarnaast heeft de Wet open overheid (Woo) per 1 mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. Dit betekent dat de overheid (nog) transparanter moet worden.

SZW heeft de verbetering van zijn informatiehuishouding en de implementatie van de Wet open overheid belegd in het programma ’ENIGMA, Informatiehuishouding Open op Orde 2021 ‒ 2026’. Het programma heeft tot doel om het informatiebeheer van SZW te verbeteren, transparanter te maken en om het bewustzijn van de omgang met openbaarheid van informatie in het DNA van medewerkers en in het werk van SZW te verankeren.

In 2023 is het verbeteren en het transparanter maken van de informatiehuishouding en de openbaarmaking verder vormgegeven. In deze paragraaf worden de inspanningen van 2023 inhoudelijk nader toegelicht langs de vier actielijnen van het programma ENIGMA. Ten slotte wordt ingegaan op de financiën van het programma ENIGMA.

Verbetering van de informatiehuishouding

Actielijn 1. Informatieprofessionals

In 2023 is veel aandacht besteed aan de bewustwording en het vergroten van de kennis van SZW-medewerkers op het gebied van informatiebeheer. Er waren hiervoor bijvoorbeeld acht I-professionals (de GoedBewaard-coaches) beschikbaar voor medewerkers.

In 2023 is het Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV) geïmplementeerd. Het KWIV geeft aan welke eisen en competenties noodzakelijk zijn voor het profiel van de informatieprofessional.

Ten slotte hebben de directies verbeteradviezen voor de informatiehuishouding ontvangen.

Actielijn 2. Volume en aard van de informatie

A. Actieve openbaarmaking

In de Wet open overheid (Woo) is geregeld dat de overheid (nog) transparanter moet worden en daarom moet ook SZW een deel van zijn informatie (documenten) tijdig actief openbaar maken naar de burger toe. Nu moet de burger dat nog vaak via een Woo-verzoek opvragen.

Op 10 juni 2022 is de nieuwe versie van de Beleidslijn actieve openbaarmaking van beslisnota’s geaccordeerd in de Ministerraad. In 2023 zijn door SZW bij alle categorieën Kamerstukken de achterliggende beslisnota’s openbaar gemaakt.

In de Woo staat beschreven welke 11 informatiecategorieën verplicht openbaar moeten worden gemaakt onder artikel 3.3 van de Woo. Daarnaast is er een inspanningsverplichting voor overige informatie. Er is een project gestart om bij alle directies de documenten die verplicht openbaar gemaakt dienen te worden te inventariseren en te specificeren per informatiecategorie. Vervolgens worden deze gepubliceerd en wordt via de Woo-index «PLOOI» gemeld welke informatiecategorie waar is gepubliceerd. PLOOI ontsluit de informatie met een centrale zoekoplossing waarmee eenieder alle gepubliceerde informatie van de overheid kan doorzoeken. Dit laatste is niet in 2023 afgerond, maar zal waarschijnlijk in het eerste kwartaal van 2024 gaan plaatsvinden.

B. Passieve openbaarmaking

Het is van groot belang om burgers, wetenschappers en journalisten tijdig van informatie te kunnen voorzien ingeval zij een Woo- of informatieverzoek indienen.

Hiervoor is het noodzakelijk om binnen SZW een goed ingericht werkproces te hebben. De maximale termijn voor de beantwoording van Woo-verzoeken bedraagt 42 dagen. Deze termijn is door SZW in 2023 nog niet gehaald.

In 2023 is vooral getracht het proces rond de beantwoording van Woo-verzoeken te verbeteren. Zo zijn er procesbeschrijvingen van de Woo-deelprocessen bij de juridische directie opgesteld, heeft een projectleider de juridische directie ondersteund bij het opstellen en implementeren van het proces rond Woo-verzoeken en is er een SZW brede workshop georganiseerd over de Woo.

Er is een pilot geweest (2022/2023) met als focus het verbeteren van de afhandeltermijn van een Woo-verzoek. Er is in dit kader een verkenning/analyse uitgevoerd op het proces van een groot en complex Woo verzoek welke twee beleidsdirecties raakt. Op basis van de adviezen uit het adviesrapport is in 2023 een Handreiking afhandelen Woo-verzoek ontwikkeld voor medewerkers van SZW en de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Deze Handreikingen zijn in oktober en november 2023 geëvalueerd met het kerndepartement SZW en Nederlandse Arbeidsinspectie. Beide handreikingen worden begin 2024 vastgesteld.

Voor de kwantitatieve gegevens over de passieve openbaarmaking wordt verwezen naar de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.

C. Overig

Op 6 april 2023 is de kabinetsreactie gepubliceerd op het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IO&E), op de adviezen van de Adviescommissie Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) en de Regeringscommissaris Informatiehuishouding (RIHH), betreffende de archivering van chatberichten. In afwachting van een nieuw rijksbreed beleid en daaraan ondersteunende technische voorzieningen is SZW zijn werkwijze blijven hanteren: chatberichten van bewindspersonen en bestuursraadleden worden veiliggesteld, geschoond en gearchiveerd.

In 2023 is binnen SZW de eerste pilot opgestart voor sociale media archivering. Deze wordt in het eerste kwartaal 2024 afgerond.

De Selectielijst Sleutelfuncties van SZW voor de «Handreiking bewaren van e-mail Rijksoverheid» (bulk archivering) is formeel vastgesteld, maar wordt aangehouden voor publicatie omdat de implementatiedatum 1 januari 2024 door het nog niet gereed zijn van de technische voorziening niet wordt gehaald. Zodra de technische voorziening is opgeleverd, wordt de selectielijst met die datum alsnog gepubliceerd in de Staatscourant.

Actielijn 3. Informatiesystemen

Informatiesystemen ondersteunen de organisaties en medewerkers optimaal bij hun informatiehuishouding en hun werkprocessen. Een goed werkend Document Management systeem (DMS) is randvoorwaardelijk voor een goede informatiehuishouding waarmee we informatie duurzaam toegankelijk, vindbaar, juist, volledig en betrouwbaar vastleggen en bewaren. Zodat wij ons handelen voor, tijdens en na afloop van het maken van beleid en wetgeving altijd onderbouwd kunnen verantwoorden. Juiste en toegankelijke informatie is ook nodig voor de dagelijkse bedrijfsvoering. DigiDoc Online is een verbeterde versie van het huidige DMS DigiDoc. Door problemen bij de leverancier is het niet gelukt om in 2023 DigiDoc Online voor het hele departement te introduceren. Naar verwachting zal dit nu in 2024 plaatsvinden.

In 2023 zijn de eerste ontwikkelingen op het gebied van het opschonen van de netwerkschijven uitgevoerd. Er is beleid opgesteld en er is één pilot uitgevoerd. De huidige pilot is verlengd en loopt door in 2024. Daarnaast worden nog 2 pilots opgestart met alternatieve tooling. Uit een tussentijdse evaluatie is onder meer gebleken dat het opschonen veel meer tijd vergt van lijnmedewerkers dan verwacht en dat de gebruikte tooling/aanpak beperkte toegevoegde waarde had.

Actielijn 4. Bestuur/naleving

Er is in 2023 begonnen met het opzetten en inrichten van een kwaliteitssysteem, dat de kwaliteit van de Informatiehuishouding (IHH) gaat meten. Naar verwachting zal dit in 2024 gereed zijn.

Financiën programma ENIGMA

Het programma ENIGMA heeft 3 financieringsstromen: het programmabudget dat vanuit SZW beschikbaar is gesteld, de POK-IHH-gelden van BZK en de middelen die zijn ontvangen in het kader van de Woo. Het budget was in 2023 in totaal € 7,9 miljoen. Dit budget is nagenoeg volledig uitgeput in 2023.