In de samenleving en binnen het Rijk groeit de behoefte aan gerichte informatie en transparantie. De overheid streeft ernaar om een open overheid te zijn. Door informatie actief openbaar te maken, krijgt de samenleving beter zicht op keuzes van de overheid en afwegingen hierbij. Ook is er bij een open overheid meer ruimte om samen met burgers beleid te maken. Een goede digitale informatiehuishouding is hierbij een randvoorwaarde.

Binnen het ministerie van VWS lopen meerdere trajecten in het kader van een open overheid.

Zo draagt Programmadirectie Openbaarheid (PDO) zorg voor de afhandeling van Wob/Woo-verzoeken die betrekking hebben op de Covid19-periode. Ten behoeve van de publicatie van daarmee samenhangende besluiten en documenten is in 2023 een voor ieder toegankelijk publicatieplatform ontwikkeld en in gebruik genomen; Open.minvws.nl.

Het programma Implementatie Wet open overheid (Woo) is eind 2021 gestart en heeft in eerste instantie de focus op de implementatie van de verplichte actief openbaar te maken informatiecategorieën gelegd, de zogenaamd actieve openbaarheid. Mede ingegeven door het Woo-budget wat specifiek voor de implementatie van de actieve openbaarheid door het ministerie van Binnenlandse Zaken hiervoor beschikbaar is gesteld. Echter door aanhoudende druk op directies door Woo-verzoeken, de zogenaamde passieve openbaarheid, heeft VWS eind 2023 besloten om een nieuw programma Implementatie Woo VWS-Kern in te richten om de passieve én actieve openbaarheid voor VWS-Kern te versterken. Dit onder aansturing van een nieuwe stuurgroep. Het oorspronkelijke programma Implementatie Woo is deels ondergebracht in het nieuwe programma en blijft zich daarnaast richten op ondersteuning van actieve openbaarmaking bij de concernonderdelen van VWS.

De komende jaren loopt ook het vijf jaar durende programma VWS Open op Orde (2021-2026) door. Dit richt zich op advies en steun bieden bij het op orde krijgen van de informatiehuishouding binnen VWS. Een goede informatiehuishouding is randvoorwaardelijk voor het succes van openbaarmaking van documenten binnen overheidsorganisaties. De programma’s hebben hierbij samenwerking gezocht en zetten de komende tijd in op een gezamenlijke informatiecampagne om medewerkers mee te nemen in de veranderingen om informatie digitaal te ontsluiten en te (laten) publiceren voor zover dit nog niet gebeurt. 

Directie Wetgeving en Juridische zaken (WJZ) heeft een intern verbeteringstraject ingezet om Woo-verzoeken sneller te kunnen afhandelen. De samenwerking met Programmadirectie Openbaarheid (PDO) is hierbij verstevigd en er wordt ingezet om Woo-verzoeken in 2024 via het eigen publicatieplatform Open.minvws.nl te gaan publiceren. 

Actieve openbaarmaking

Sinds 1 juli 2021 worden beslisnota’s bij Kamerstukken over beleidsvorming en wetgeving meegestuurd naar de Kamer. Met ingang van Prinsjesdag 2022 is dit uitgebreid naar alle Kamerstukken over voortgang, kennisdeling, begroting en internationale en Europese onderhandelingen. Het programma VWS Open op Orde heeft beleidsdirecties ondersteund in de voorbereidingen op het openbaar maken van de beslisnota’s zodat dit op een eenduidige manier gebeurt.

Vanuit het programma Implementatie Woo worden de VWS-concernonderdelen geïnformeerd over en ondersteund bij het (op termijn) actief openbaarmaken van de informatiecategorieën genoemd in de Wet open overheid. Voor VWS kern gaat het om 14 informatiecategorieën, zoals bijvoorbeeld onderzoeksrapporten, wetgeving en convenanten. Het actief openbaar maken van deze informatiecategorieën is nog niet verplicht maar mag al wel voor zover dat niet al gebeurt. In de praktijk publiceert VWS kern al diverse informatiecategorieën op overheidspublicatieplatforms zoals overheid.nl, wetten.nl en dergelijke. Via deze digitale publicatieplatforms kunnen  belanghebbenden deze documenten vinden en raadplegen. VWS-concernonderdelen publiceren op overheidswebsites zoals PUC e.d. maar maken ook gebruik van de eigen websites om informatie te delen.

Het publicatieplatform dat voor PDO ontwikkeld is, open.minvws.nl, wordt doorontwikkeld voor publicatie van Woo-besluiten voor WJZ. Tevens wordt geïnventariseerd of het platform voor VWS-Kern en voor de VWS-concernonderdelen ingezet kan worden.

Overheidsbreed wordt via werkgroepen en consultaties samengewerkt om tot eenduidige definities en hulpmiddelen van de informatiecategorieën te komen om vast te stellen of documenten wel of niet verplicht actief openbaar moeten worden gemaakt conform de vereisten uit de Woo. Het programma Implementatie Woo brengt de werkprocessen rond de totstandkoming en openbaarmaking van de verschillende informatiecategorieën in kaart binnen VWS en vertaalt hoe de overheidsbrede definities en hulpmiddelen toegepast kunnen worden binnen de eigen organisatie en systemen om documenten op een juiste wijze openbaar te maken. Daarbij wordt ook gekeken naar mogelijkheden tot optimalisatie van die processen. Met nieuwsupdates en informatiebijeenkomsten  wordt ingezet op voorlichting en kennisvergroting van VWS-medewerkers over het openbaar maken van documenten.

Het programma Woo geeft ook invulling aan het vereiste om een zogeheten ‘contactpersoon Woo’ aan te stellen. Deze persoon biedt hulp bij vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. Voor VWS-Kern is deze rol ondergebracht bij de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP).

Uitvoering passieve Woo

Om de grote hoeveelheid Woo-verzoeken over de COVID-19 crisis op een goede manier te kunnen afhandelen is er een Programmadirectie Openbaarheid (PDO) opgericht. Waar oorspronkelijk het idee was om alle informatie over deze periode actief/ongevraagd openbaar te maken, bleek dat hiermee niet kon worden volstaan. De hoeveelheid documenten is te groot en te veel verzoekers wachtten te lang op de informatie die zij hebben opgevraagd. Om deze reden zijn de werkprocessen opnieuw onder de loep genomen en worden maatregelen genomen om deze te verbeteren. Eén van deze verbeteringen is het inzetten van data-scientists en informatiespecialisten. Hierdoor zijn delen van de werkwijze geautomatiseerd. Daarnaast wordt het zoeken naar relevante documenten verbeterd. Ook de directie Wetgeving en Juridische zaken (WJZ) heeft een intern verbeteringstraject ingezet om Woo-verzoeken sneller te kunnen afhandelen.

Ten behoeve van de publicatie van besluiten en documenten is op 7 september 2023 een voor ieder toegankelijk publicatieplatform ontwikkeld en in gebruik genomen: open.minvws.nl. Dit platform wordt voor de publicatie van alle Woo-besluiten van VWS gebruikt.

In het voorjaar heeft het ACOI naar aanleiding van een bemiddelingstraject een advies uitgebracht over de toepassing van de Woo door VWS. Het ministerie van VWS heeft deze adviezen ter harte genomen en veel elementen opgevolgd. Zo wordt in een eerder stadium contact opgenomen met verzoekers over de reikwijdte en afhandelingstermijn van het verzoek. Ook wordt kritischer bekeken of een concept wel of niet verstrekt kan worden.

Het ministerie van VWS heeft in 2023 nog zo’n 70 verzoeken over de corona periode ontvangen. Omdat de verzoeken veel overlap vertonen en omvangrijk zijn, wordt de behandeling van deze verzoeken zo veel mogelijk geclusterd opgepakt. Op deze manier kunnen meerdere verzoeken per besluit worden afgedaan.

Ondanks de genomen maatregelen, bleek het ook het afgelopen jaar lastig Woo-verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen. Voor de oorzaken daarvan verwijzen we graag naar de tekst van de Invoeringstoets Wet Open Overheid van november 2023.

Aanwending Woo-budget

Voor de implementatie en uitvoering van de Woo, in het bijzonder de actieve openbaarheid, is in 2023 een budget van € 2.635.000 beschikbaar gesteld vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het programma Implementatie Woo draagt zorg voor de verdeling van het Woo-budget onder directies, diensten, agentschappen, zelfstandige bestuursorganen en raden van VWS. De verdeling is gebaseerd op  toetsing van ingediende fiches, waarin de plannen voor het bevorderen van actieve openbaarmaking en uitvoering van de Wet open overheid binnen (organisatie)onderdelen worden verduidelijkt (inhoudelijk en financieel). Organisatieonderdelen dienen nadien verantwoording af te leggen over besteding van het toegekende budget.

Verbetering van de informatiehuishouding 2023

Verder zijn in het afgelopen jaar de VWS-processen in kaart gebracht en opgenomen in de nieuwe Concernbrede Selectielijst VWS. Ook is gewerkt aan (verbetering van) de inrichting van document managementsystemen.

De door VWS ingezette verbeteracties en -trajecten op het terrein van de informatiehuishouding vergen een lange adem vergen.

Actielijn 1 Professionals

De informatieprofessional en de medewerker.  

We zien dat alle organisatieonderdelen van VWS hier acties in hebben ondernomen, door bijvoorbeeld hun informatiespecialisten en reguliere medewerkers actiever te gaan trainen. Dergelijke activiteiten zijn in veel gevallen nog niet structureel ingebed. Dit is een beoogde vervolgstap.

Onder deze actielijn valt ook de implementatie van functie/rolprofielen van het Kwaliteitsraamwerk IV (KWIV). Diverse organisatieonderdelen van VWS hebben deze of afgeleide profielen (KWIV geldt niet voor ZBO’s) in 2023 geïmplementeerd. Hiermee is een goede basis neergezet voor het ontwikkelen van een adequaat personeelsbestand en -beleid op het gebied van informatiehuishouding. VWS heeft ook nieuwe informatiespecialisten aangetrokken. Bij diverse organisatieonderdelen van VWS is echter nog onvoldoende duidelijkheid over benodigde mensen of is het door krapte op de arbeidsmarkt moeilijk om werknemers te vinden. 

Actielijn 2 Volume en de aard van informatie

Mate van overzicht en duurzaam beheer van alle typen informatie, inclusief nieuwe media.

De organisatieonderdelen van VWS hebben aan deze actielijn het afgelopen jaar prioriteit gegeven. De producten en methoden die voor de uitvoering van deze actielijn nodig zijn, zijn nog in ontwikkeling. Daarnaast is VWS voor een deel afhankelijk zijn van rijksbrede ontwikkelingen. Zo wachten we op dit moment onder andere op een technische oplossing vanuit SSC-ICT voor de automatisch bewaarde e-mail.

Door aan de slag te gaan met o.a. informatiebeheerplannen en architectuurplaten krijgen organisatieonderdelen van VWS inzicht en overzicht in hun informatie. Zo wordt duidelijk welke informatie een concernorganisatie onder zich heeft, waar deze informatie wordt opgeslagen, wie de eigenaar van de informatie is en hoelang de informatie bewaard moet worden. Diverse organisatieonderdelen van VWS hebben het afgelopen jaar stappen gezet om een dergelijk overzicht op te stellen. 

Verder is afgelopen jaar onderzocht welke tools en werkwijzen het terugvinden van informatie vergemakkelijken. Binnen diverse organisatieonderdelen van VWS wordt geëxperimenteerd met de rijkstool «Zoek en Vind», met de «WOO hulptooling» en ook met BI Tooling om overzichten en analyses te genereren. VWS beoogt deze methoden verder te onderzoeken en door te ontwikkelen om uiteindelijk breed te gebruiken. 

Emailarchivering

De implementatie van de Handreiking voor emailarchivering brengt zeer grote uitdagingen met zich mee. Niet alleen de omvang en toegankelijkheid van de vele e-mails is hier debet aan, maar VWS wacht ook op de technische oplossing vanuit SSC-ICT. Daarnaast is een betere toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van e-mails dringend gewenst in het kader van de vele en omvangrijke Wob-Woo-verzoeken in kader van COVID-19. In 2023 vond veel handmatig onderzoek plaats, wat een groot beslag legt op de capaciteit. Over (het uitblijven van) de technische oplossing vanuit SSC-ICT heeft VWS het afgelopen jaar intensieve gesprekken gevoerd met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) en andere departementen. Deze technische oplossing is nodig om de selectielijst van VWS voor e-mailarchivering effectief te kunnen implementeren. Aan deze selectielijst is in 2023 de hand gelegd.

Archivering berichtenapps

In 2023 is gestart met het 6-wekelijks uitlezen en archiveren van chatberichten voor de Bewindspersonen en leden van de Bestuursraad conform de Beleidslijn Berichtenverkeer VWS. Het uitlezen en archiveren is een volledig handmatig proces, dat veel inspanning en kosten met zich meebrengt. Op interdepartementaal niveau brengt VWS haar expertise en ervaringen in t.b.v. het ontwikkelen van rijksbreed beleid en t.b.v. een rijksbrede voorziening voor het geautomatiseerd uitlezen van chatberichten.

Actielijn 3 Informatiesystemen

De duurzame toegankelijkheid van informatie die wordt beheerd binnen de huidige I-systemen. 

Ook binnen deze actielijn is nog veel in ontwikkeling of in de verkennende fase. De meeste organisatieonderdelen van VWS zijn bezig met de verbetering of vervanging van hun document(management)systemen. Daarbij brengen zij ook de benodigde gebruikseisen en/of -beleid hiervan in kaart. Een belangrijk traject is de mogelijke realisatie van een ‘content services platform’ dat VWS-Kern verkent samen met andere ministeries. Dit CSP moet op termijn het huidige document management systeem Marjolein gaan vervangen en is een innovatieve werkomgeving, waarin samenwerken, documentbeheer en archivering op de achtergrond zijn geïntegreerd, waarmee het informatiebeheer overzichtelijker en makkelijker gemaakt wordt.

Wat betreft bestaande applicaties en systemen, hebben enkele organisatieonderdelen van VWS hun architectuur beschreven, alsook de principes van ‘archiveren by design’ geïntegreerd bij systeemontwikkeling en -aanschaf. Dit is een belangrijke stap, omdat daarmee informatie in allerlei applicaties beter kan worden beheerd.

Actielijn 4 Bestuur en naleving

Mate van sturing op informatiehuishouding en prioritering door ambtelijke/politieke leiding.

Op deze actielijn zijn goede stappen zijn gezet. Alle organisatieonderdelen van VWS geven aan dat het Open op Orde programma van VWS voor meer bewustzijn heeft gezorgd bij de bestuurlijke top en het lijnmanagement. De uitvoering van de betreffende verbeterprojecten zorgt voor betrokkenheid van het management. Ook het uitvoeren van de volwassenheidsmetingen heeft daaraan bijgedragen. Een volgende stap is het actief uitdragen van het belang van informatiehuishouding door managers. Hierbij is VWS afhankelijk van het afronden van de bij actielijn 2 benoemde overzichten, waarin beschreven wordt wie voor welke processen en de informatie daarbinnen verantwoordelijk is en waar deze is opgeslagen. Hier is in 2023 een grote stap in gemaakt door de organisatieonderdelen van VWS.

Verder is in 2023 bij het Kerndepartement de visie op de informatiehuishouding (IHH) vastgesteld.

En tot slot is er in 2023 door VWS Kern en de Concernonderdelen hard gewerkt aan de archivering van de COVID-19-informatie. VWS heeft daarbij geparticipeerd in de interdepartementale samenwerking rond de zg. hotspot COVID-19 onder coördinatie van de Programmadirectie Evaluatie en Verantwoording COVID-19 van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). Deze samenwerking is in het najaar formeel afgerond.