In de uitvoering van het beleid op het terrein van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (BHOS) wordt gebruik gemaakt van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). Om deze reden wordt in deze bedrijfsvoeringparagraaf verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Uitzondering hierop zijn de onderdelen rechtmatigheid, totstandkoming van de beleidsinformatie, misbruik en oneigenlijk gebruik en activiteitenbeheer.

Paragraaf 1: Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

Er hebben zich geen overschrijdingen voorgedaan.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Misbruik en oneigenlijk gebruik (externe fraude)

In deze rapportage zijn externe risico’s t.a.v. misbruik en oneigenlijk gebruik beschreven die vallen onder de verantwoordelijkheid van de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (BHOS). Onder misbruik en oneigenlijk gebruik (hierna: externe fraude) verstaan we het opzettelijke handelen van externe partijen in de BHOS-activiteitencyclus waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Omdat de minister van Buitenlandse Zaken verantwoordelijk is voor de integrale bedrijfsvoering en voor het voorkomen en detecteren van (interne) fraude (uitgezonderd de projectmatige beheersing van de activiteitencyclus) zijn interne fraude- en corruptierisico’s beschreven in de bedrijfsvoeringparagraaf van BZ.

Volgens afspraak worden vermoedens en gevallen van externe fraude en corruptie binnen de activiteitencyclus van BHOS gemeld bij het Expertisecentrum Malversaties (ECM) van het ministerie. In 2023 zijn 123 vermoedens van externe fraude en corruptie rond BHOS-projecten en -programma’s gemeld bij ECM (ter vergelijking: in 2022 waren dit er 114). Meer gedetailleerde informatie hierover is opgenomen in de bijlage ‘sanctiebeleid en misbruik en oneigenlijk gebruik’ van het jaarverslag Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking 2023 en op het OS-portaal.

Analyses van ECM tonen een aantal primaire risico’s t.a.v. door BZ gefinancierde activiteiten in 2023, zoals het stelen of misbruiken van goederen van een organisatie; fraude bij contracten en aanbestedingen (inferieure kwaliteit van goederen en diensten of het manipuleren van het biedingsproces) en corruptie (belangenverstrengeling of omkoping). De hoofdcategorieën van fraude en corruptie komen overeen met het beeld in 2022. In 2023 kwamen zaken primair aan het licht door melders, audits, reguliere reviews en reguliere financiële rapportages. Ook dit jaar benadrukt dat het belang van anonieme en veilige meldmogelijkheden, de inzet van accountantsonderzoeken en goede controlemechanismen bij contractpartners.

Om het risico op externe fraude in door BHOS gefinancierde programma’s en projecten te beperken, zet het ministerie op verschillende manieren actief in op een grondige risicoanalyse, onder andere d.m.v. de cursus Risicomanagement in de Activiteitencyclus en het vergroten van bewustwording van geconstateerde externe fraude- en corruptierisico’s onder BZ-medewerkers, zoals het organisatie-breed delen van hierboven genoemde primaire risico’s en geleerde lessen.

Bij nieuwe financieringsvoorstellen worden de belangrijkste risico’s geanalyseerd en worden er beheermaatregelen aan gekoppeld in de risicoparagraaf, als onderdeel van de beoordeling van de nieuwe financiering. Dit jaar heeft wederom een steekproefcontrole van risicoparafen plaatsgevonden. In 2023 zijn 79% van de paragrafen binnen deze steekproef beoordeeld als goed. Dit is een stijging ten opzichte van 2022 (73%).

Een aantal zaken van externe fraude valt onder de begroting van Buitenlandse Zaken, en dus de verantwoordelijkheid van de minister van Buitenlandse Zaken. Deze zijn daarom beschreven in de bedrijfsvoeringparagraaf van BZ.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Versterking BZ in control

Hieronder worden de belangrijkste ontwikkelingen beschreven, die de activiteitencyclus raken. Naar aanleiding van aanbevelingen van de ADR is in 2022 gestart met het plan van aanpak «Versterking BZ in control». Een belangrijk onderdeel van dit plan is het voorkomen en oplossen van fouten. Een belangrijke maatregel hiertoe is het afschaffen van tussentijds afboeken van voorschotten. Voorschotten worden vanaf het boekjaar 2024 pas verantwoord bij afronding van de gefinancierde activiteiten. 

Afsprakenbrief/Self-assessment

Andere maatregelen ter versterking van de control zijn het self-assessment en de afsprakenbrief. In het self-assessment wordt aan posten met een omvangrijk budget voor ontwikkelingssamenwerking een handreiking gegeven om na te gaan of de interne beheersing voldoende is. In de afsprakenbrief zijn wederzijdse afspraken gemaakt tussen FEZ en de directies en posten over wat van elkaar verwacht wordt over het financieel beheer.

Governance Risk Compliance (GRC) tool 

Om de interne beheersing verder te professionaliseren is een GRC-tool aangeschaft. De GRC-tool is een dynamisch instrument waar de budgethouders hun risico’s en maatregelen, en in de toekomst ook hun interne controles kunnen uitvoeren en beheren. Door de risicoanalyses, interne beheersingsplannen en eerstelijns en tweedelijns controles op een geïntegreerde manier samen te brengen, ondersteunt de GRC-tool bij het in control zijn. De eerste module is in de loop van 2023 succesvol opgeleverd. In 2024 zal voor het eerst gebruik gemaakt worden van deze tool en wordt ook de auditmodule voor het uitvoeren en beheren van interne controles opgeleverd en uitgerold.

Rappellen op te late rapportages

Door de invoering van een nieuwe applicatie voor het beheer van gefinancierde activiteiten was monitoring op het tijdig rappelleren van te laat ingediende rapportages in de tweede helft van 2023 tijdelijk niet optimaal. Dit wordt in de loop van 2024 opgelost.

Prestatieverklaring

De ADR heeft over 2022 een aanbeveling gedaan om de kaders voor de prestatieverklaring aan te scherpen en de onderbouwing van prestatieverklaring eenduidig vast te leggen. Hiervoor is er in 2023 een instructie prestatieverklaring opgesteld.

Paragraaf 2: Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

BHOS maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting op rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Paragraaf 3: Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

BHOS maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting op de belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken.