Inleiding
P-Direkt is het Shared Service Center HR-zaken van de Rijksdienst. Met het P-Direktportaal, Rijksportaal Personeel en het contactcenter P-Direkt bedient P-Direkt alle rijksambtenaren.
P-Direkt is een kenmerk van hoe de nieuwe Rijksdienst zich wil profileren: compact, betrouwbaar, efficiënt en innovatief.
P-Direkt biedt een gevarieerd pakket aan HR-services aan 123.000 rijksambtenaren. De diensten worden via het Rijksportaal Personeel en het P-Direktportaal aangeboden. Deze diensten zijn modern en gericht op zelfverantwoordelijkheid, vertrouwen en zelfbediening. De medewerker en manager kan zichzelf bedienen. Als hij dat wil, kan hij daarbij hulp krijgen van het contactcenter. De salarisbetaling en de personele informatievoorziening zijn belangrijke eindproducten.
De doelstellingen voor 2015 zijn:
1 Realisatie progamma Optimaal Verbinden
In 2012 startte P-Direkt samen met de Ministeries het programma «Optimaal Verbinden». Het doel van het programma is het gebruiksgemak te verbeteren en de managementondersteuning te verbeteren. Het programma draagt ook bij aan het realiseren van de nog onbenutte efficiencywinst in de HR-keten. De efficiencywinst bestaat naar verwachting uit € 5 mln. extra aan jaarlijkse besparingen op de personeelskosten en verdere kwaliteitswinst in de gehele dienstverleningsketen en per saldo een bezuiniging van 120 fte bij de Ministeries op de HR-Ondersteuners (HRO) populatie.
De dienstverleningsketen wordt geoptimaliseerd door samenvoeging van de schakels HR ondersteuner (departementale rol) en HR verwerker (rol bij P-Direkt) tot HR Servicemedewerker (HRS). Op deze manier zijn minder overdrachtsmomenten nodig en snellere doorlooptijden mogelijk, daalt het risico op fouten (in één keer goed) en reduceert de samenvoeging de kans op verwijzingen van kastje naar de muur. Dit betekent het onderbrengen van de gehele HR-administratie en gebruikersondersteuning bij P-Direkt.
Om te komen tot de nieuwe organisatie en werkwijzen is het programma verdeeld in 3 sporen: dienstverleningsprocessen, mens & organisatie en ICT. In 2013 is samen met medewerkers van de Ministeries gestart met de herontwerp van de processen en is een proactieve aanpak voor het personeel ontwikkeld. De ICT veranderingen vinden plaats vanaf 2014, nadat de processen zijn opgeleverd. In 2015 wordt de aansluiting van de Ministeries verder voorbereid zodat het in 2016 kan worden afgerond. De investering in de ontwikkeling van het programma is opgenomen in de meerjaren afschrijvingen vanaf 2016. De exploitatie van de dienstverlening is nog niet in de meerjarenbegroting opgenomen.
2 Project Rijksbreed Identiteits Management (RIdM)
Rijksbreed Identiteiten Management (RIdM) is een essentiële voorwaarde voor realisatie van de ambities van Compacte Rijksdienst, I-strategie en Hervormingsagenda. Toegang richt zich op het realiseren van een rijksbrede voorziening voor identiteitenbeheer («wie ben je») en autorisatiebeheer («wat mag je»). Daarmee wordt veilige fysieke en logische toegang gewaarborgd voor de juiste mensen tot de juiste generieke fysieke en digitale omgevingen. De ICBR stemde in maart 2014 in met het eindbeeld RIdM en het realiseren daarvan.
Opdrachtnemer voor het Rijksbrede Identiteiten Management (RIdM) is P-Direkt. Dit programma zorgt ondermeer voor een eenduidig register van alle identiteiten binnen de rijksoverheid en borgt daarmee een uniforme toegang tot generieke voorzieningen. Door het programma RIdM wordt het bijvoorbeeld mogelijk om, binnen 15 minuten na het scannen van het paspoort van een nieuwe medewerker, de beschikking te krijgen over generieke voorzieningen als Rijkspas of DWR account. Daarbij zorgt het programma RIdM dat deze voorzieningen niet langer Ministerie gebonden zijn, maar bij doorstroom of tijdelijke tewerkstelling, behouden kunnen blijven.
In het eerste kwartaal van 2015 zullen het Ministerie van SZW en het Ministerie van VWS verhuizen naar het Rijkskantoor «De Resident». DGOBR heeft opdracht gegeven aan P-Direkt om via het Residentproject de eerste stap van het rijksbreed identiteiten management (RIdM) te realiseren.
3 Vernieuwen en ontwikkelen van de dienstverlening.
P-Direkt blijft voortdurend de mogelijkheden onderzoeken naar nieuwe diensten voor haar klanten. Dit kan zowel individueel als door aansluiting bij andere rijksbrede ontwikkelingen. In 2014 is reeds gestart met de projecten Centrale archiefvoorziening personeelsdossiers, Interdepartementaal detacheren, Tijdschrijven en Roosterplanning. In 2015 zullen deze projecten verdere doorgang vinden.
4 De Bezuinigingstaakstelling Rutte I en II
De bezuinigingstaakstelling Rutte I is door het Ministerie van BZK doorvertaald naar P-Direkt voor een bedrag voor 2015 van € 1,871 mln. oplopend naar € 2,071 mln. structureel in 2016. Deze bezuiniging heeft P-Direkt in haar tarieven verwerkt met behoud van de afgesproken basis dienstverlening.
De bezuinigingstaakstelling Rutte II die ingaat per 2016 is door P-Direkt vertaald in het doortrekken van de efficiencytaakstelling tot 2019 met jaarlijks 1,5% en dat is ook zodanig in het tarief basis dienstverlening verwerkt.
Daarbij moet opgemerkt worden dat P-Direkt inmiddels vanaf 2008 alweer zo’n 6 jaar lang elk jaar 2 a 3% efficiënter werkt en dat zet druk op de organisatie. P-Direkt heeft de ambitie dit met een versterkte inzet van het interne LEAN-programma te realiseren.
De doorbelasting van de dienstverlening laat de komende jaren een verdere daling zien. Gerekend vanaf 2013 betekent dit voor de basis dienstverlening (95% van de totale dienstverlening) een daling van – 13,3% (– € 9,1 mln.). Deze daling komt ten goede aan de Ministeries die daarmee invulling kunnen geven aan de taakstellingen Rutte I en II.
Staat van baten en lasten
| 2013 Stand Slotwet | 2014 Vastgestelde begroting | 2015 | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Baten | |||||||
| Omzet moederdepartement | 5.126 | 4.558 | 67.096 | 70.011 | 68.578 | 66.955 | 65.621 |
| Omzet overige departementen | 66.846 | 69.295 | 4.437 | 1.718 | 1.601 | 1.484 | 1.367 |
| Omzet derden | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Rentebaten | 20 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Bijzondere baten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Totaal baten | 71.992 | 73.853 | 71.533 | 71.729 | 70.179 | 68.439 | 66.988 |
| Lasten | |||||||
| Apparaatskosten | 56.524 | 58.145 | 58.088 | 56.626 | 55.434 | 54.053 | 52.960 |
| – personele kosten | 33.796 | 34.304 | 34.711 | 34.302 | 33.372 | 32.175 | 31.324 |
| – waarvan eigen personeel | 26.565 | 24.493 | 26.536 | 25.893 | 25.250 | 24.607 | 23.964 |
| – waarvan externe inhuur | 7.231 | 9.811 | 8.175 | 8.409 | 8.122 | 7.568 | 7.360 |
| – materiële kosten | 22.728 | 23.841 | 23.377 | 22.324 | 22.062 | 21.878 | 21.636 |
| – waarvan apparaat ICT | 12.665 | 12.197 | 11.941 | 11.734 | 11.537 | 11.362 | 11.173 |
| – waarvan bijdrage SSO’s | 7.777 | 9.228 | 8.880 | 8.100 | 8.100 | 8.155 | 8.168 |
| Rentelasten | 3.173 | 3.100 | 1.696 | 1.452 | 1.094 | 736 | 378 |
| Afschrijvingskosten | 11.813 | 13.350 | 11.750 | 13.650 | 13.650 | 13.650 | 13.650 |
| – materieel | 64 | 86 | 75 | 75 | 75 | 75 | 75 |
| – waarvan apparaat ICT | 0 | 81 | 75 | 75 | 75 | 75 | 75 |
| – immaterieel | 11.749 | 13.264 | 11.675 | 13.575 | 13.575 | 13.575 | 13.575 |
| Overige kosten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – bijzondere lasten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Totaal lasten | 71.510 | 74.595 | 71.533 | 71.729 | 70.179 | 68.439 | 66.988 |
| Saldo van baten en lasten | 482 | – 742 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Toelichting op baten en lasten
Ontwikkelingen – Centrale bekostiging
Het SGO heeft in het voorjaar van 2014 de voorstellen uit de pijlerprojecten Kwaliteit, Aansturing en Bekostiging voor SGO5, onderdeel Bekostiging P-Direkt aangenomen. Onderdeel van de voorstellen van de pijlergroep Bekostiging is om per 1 januari 2015 voor P-Direkt te werken met centrale bekostiging, waardoor het totale budget identificeerbaar op de rijksbegroting van BZK komt te staan. De betreffende structurele budgettaire reeksen van de Ministeries worden daartoe overgeheveld naar BZK. De Ministeries ontvangen geen factuur meer. Met het overhevelen van de budgetten van P-Direkt van de Ministeries naar het Ministerie van BZK, verandert ook de huidige plaats van de opdrachtgever. De opdrachtgeversrol van de Ministeries verdwijnt en is centraal neergelegd bij de centrale opdrachtgever BZK. De taken van de opdrachtgever staan beschreven in de regeling agentschappen van het Ministerie van Financiën en zijn nader uitgewerkt in het SGO5 project pijler Aansturing.
Saldo van baten en lasten
Uitgangspunt voor de begroting van baten en lasten van P-Direkt is een kostendekkende exploitatie en een vermogensbuffer van maximaal 5% van de gemiddelde omzet over de laatste drie jaar.
Apparaatskosten
De personeelskosten omvatten alle personele uitgaven van de ambtenaren in dienst en de gedetacheerde ambtenaren inclusief de kosten van uitzendkrachten en inhuur van externen.
De materiële kosten omvatten de directe inkoopkosten van de dienstverlening (cRMA, HRM-portaal, P-Direktportaal, SAP HR, Licenties en Contactcenter) en de uitgaven voor overige personele lasten, de normale huisvesting, communicatie, automatisering, kantoorkosten, verkoopkosten, adviesopdrachten en overige kosten ten behoeve van het apparaat. De personele kosten stijgen vanaf 2015 doordat de nieuwe dienstverlening «centrale archiefdiensten» aan het dienstverleningspakket van P-Direkt is toegevoegd.
Rentelasten
De rentelasten hebben betrekking op de financieringslasten voor de bij het Ministerie van Financiën aangegane leningen ten behoeve van de aanschaf van de licenties en de bouw van de dienstverlening.
Afschrijvingskosten
De afschrijvingskosten bestaan uit afschrijvingen van de investeringen in de immateriële en materiële vaste activa.
Kasstroomoverzicht
| 2013 Stand Slotwet | 2014 Vastgestelde begroting | 2015 | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening courant RHB 1 januari 2015 + depositorekeningen | 21.927 | 18.714 | 12.820 | 8.970 | 9.320 | 9.670 | 10.020 |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 12.417 | 7.456 | 9.800 | 14.000 | 14.000 | 14.000 | 14.000 |
| -/- totaal investeringen | – 1.261 | – 10.000 | – 10.000 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| +/+ totaal boekwaarde desinvesteringen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 1.261 | – 10.000 | – 10.000 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-) | 0 | 0 | – 1.000 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 | 0 | 1.000 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Aflossingen op leningen (-/-) | – 22.566 | – 13.350 | – 13.650 | – 13.650 | – 13.650 | – 13.650 | – 13.650 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 9.500 | 10.000 | 10.000 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | – 13.066 | – 3.350 | – 3.650 | – 13.650 | – 13.650 | – 13.650 | – 13.650 |
| 5. | Rekening courant RHB 1 januari 2015 + stand depositorekeningen (=1+2+3+4) (noot: maximale roodstand 0,5 mln. euro) | 20.017 | 12.820 | 8.970 | 9.320 | 9.670 | 10.020 | 10.370 |
Toelichting bij het kasstroomoverzicht
Voor 2015 wordt een beroep gedaan op de leenfaciliteit voor de te verwachten systeembouw voor onder andere het programma Toegang. Deze lening wordt bij aanvang van de dienstverlening in vijf jaar afgelost.
In 2015 en verder is sprake van een sluitende liquiditeitsbegroting waarin kasbetalingen worden gematched door de kasinkomsten.
Doelmatigheid
P-Direkt verbetert de doelmatigheid in de HR-kolom van de rijksoverheid en levert een bijdrage aan een slagvaardige rijksdienst. Naast deze «macro»- doelmatigheid streeft P-Direkt naar doelmatigheid van de eigen bedrijfsvoering. Door bundeling van taken van de bestaande dienstverlening uit de verschillende Ministeries binnen P-Direkt wordt een efficiencyslag gemaakt door verdere automatisering van taken.
Optimaal beheer bedrijfsvoering:
P-Direkt geeft uitvoering aan de doelmatigheidseis door bij een kwalitatief goede dienstverlening:
-
• te sturen op een optimaal contractmanagement binnen de dienstverlening met leveranciers en afnemers. Onder andere door bij leveranciers afspraken te maken om de dienstverlening jaarlijks goedkoper af te nemen;
-
• te sturen op het niveau van kostprijzen om inzichtelijkheid te bieden in het kostenverloop en de resultaten van de dienstverlening.
Kengetallen
P-Direkt werkt met een Producten en Diensten Gids (PDG) en servicelevels die zijn vastgesteld in overleg met de opdrachtgevers. De servicelevels zijn geen doel op zich, maar dienen als minimaal te realiseren normen. De opdrachtgevers mogen er op vertrouwen dat P-Direkt in de dienstverlening streeft naar een zo hoog mogelijke score. De opdrachtgevers worden maandelijks geïnformeerd over de gerealiseerde servicelevels. Samen met hen stelt P-Direkt vast of eventuele tekortkomingen hierin hebben geleid tot onoverkomelijke problemen. Op basis hiervan maakt P-Direkt afspraken voor de servicelevels in de volgende maand(en). Indien noodzakelijk zal P-Direkt de werkzaamheden (her)prioriteren en aanvullende verbetermaatregelen nemen. De invulling van de taakstellingen hebben vooralsnog geen invloed gehad op de het niveau van de servicelevels.
De score op de servicelevels wordt uitgedrukt in percentages of de score op een schaal van 1–10.
| Omschrijving Generiek Deel | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kostprijzen per product (groep) | 580 | 570 | 540,5 | 539,5 | 538 | 534,5 | 531,5 |
| Verloop tarieven/uur (basisjaar 2011=100) | 102 | 99,1 | 94,0 | 93,8 | 93,6 | 93,0 | 92,4 |
| Aantal individuele arbeidsrelaties (IAR) | 123.670 | 121.430 | 120.091 | 117.455 | 115.241 | 113.240 | 111.432 |
| Totale omzet basisdienstverlening (x1.000) | 68.384 | 67.688 | 64.927 | 63.338 | 62.007 | 60.478 | 59.234 |
| Totale omzet overige + projecten (x1.000) | 3.588 | 6.165 | 6.606 | 8.391 | 8.172 | 7.961 | 7.754 |
| FTE-totaal (excl. externe inhuur) | 421 | 407 | 444 | 433 | 422 | 412 | 401 |
| Saldo van baten en lasten (%) | 0,67% | – 0,98% | 0,00% | 0,00% | 0,00% | 0,00% | 0,00% |
| Medewerkerstevredenheid | nvt | 7 | nvt | 7 | nvt | 7 | nvt |
| Omschrijving Specifiek Deel ICT diensten | 2013 | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Gebruikerstevredenheid De mate waarin de gebruiker tevreden is over de dienstverlening | 6,7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 |
| Tijdige afhandeling wijzigingen: | |||||||
| P-Direkt heeft de opdracht verwerkt voor afgesproken salarisbetaling | 99,7% | 95% | 95% | 95% | 95% | 95% | 95% |
| P-Direkt handelt de aangeboden «kritische mutatieopdrachten binnen 5 werkdagen af (aanstelling, overplaatsing, ontslag) | 95% | 95% | 95% | 95% | 95% | 95% | |
| Vraagafhandeling contactcenter: | |||||||
| P-Direkt handelt de vragen die per telefoon, email of post binnenkomen binnen 5 werkdagen af | 94% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% |
| P-Direkt handelt de vragen die per email binnenkomen in 1 keer goed af | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | |
| Klachtbehandeling: P-Direkt handelt de klachten volgens de klachtenprocedure binnen 5 dagen inhoudelijk af | 100% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% | 90% |
| Responsetijden Contactcenter: de responstijd om de telefoon op te nemen is gemiddeld minder dan 30 seconden (na keuzemenu) | 42 sec | 30 sec | 30 sec | 30 sec | 30 sec | 30 sec | 30 sec |
| Beschikbaarheid systeem: De P-Direktsystemen (P-Direktportaal, Rijksportaal Personeel en het personeelsdossier) zijn 7 dagen per week en 24 uur per dag beschikbaar. De servicewindow voor de systemen is van 8.00 uur tot 17.00 uur. Tijdens deze tijden geldt de beschikbaarheidsnorm | 99,6% | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% |
| Wet en regelgeving up to date. Men kan wijzigingen in de wet- en regelgeving binnen 2 weken na publicatie in de Staatscourant op het Rijksportaal Personeel raadplegen | 100% | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% |
| Betrouwbaarheid: | |||||||
| P-Direkt zorgt ervoor dat gegevens op tijd en juist worden opgeleverd (interfaces, rapportages) | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% | |
| P-Direkt verwerkt een deel van de aangeboden wijzigingen handmatig in het geautomatiseerde systeem. Deze worden op de juiste manier verwerkt volgens de opdracht | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% | |
| P-Direkt zorgt voor de juiste en volledige verwerking van wijzigingen die financiële gevolgen hebben | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% | 98% | |
| Doorlichting uitgevoerd cq. gepland in: | 2014 |