2.1. Algemene toelichting

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).

Voor 2013 tot en met 2016 heeft het Nationaal Archief incidenteel een bedrag van € 31,3 miljoen beschikbaar voor de investeringen rond de digitalisering van het Rijksarchief (digitale taken rijksarchieven). Van deze € 31,3 miljoen is € 3,0 miljoen beschikbaar gesteld in 2013 en € 28,3 miljoen is verdeeld over de jaren 2014, 2015 en 2016. Voor de werkzaamheden rond de digitalisering van het Rijksarchief is voor 2016 € 17,2 miljoen beschikbaar gesteld. Vanwege het structurele karakter van de digitale taken rijksarchieven is continuering van deze taken na 2016 het uitgangspunt.

Met ingang van 2017 nemen de personele en de materiële kosten af als gevolg van met name het feit dat drie grote veranderingsprogramma’s in 2015 en 2016 aflopen (programma DWR-Archief in 2015; programma DTR in 2016; programma Archief 2020 in 2016). Voor 2017 e.v. zal nog niet voorzien kunnen worden in dekking van de exploitatiekosten van DTR. In de voorbereidingen voor de digitale taken rijksarchieven is in 2013 en 2014 de organisatiestructuur van het Nationaal Archief aangepast om de digitale taken uit te voeren.

Vanaf 2012 is de subsidie aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) opgenomen, die namens het moederdepartement wordt verstrekt. Het Nationaal Archief vervult hierin alleen de kasfunctie. De subsidie voor 2016 bedraagt € 1,77 miljoen.

Omzet mede overheden

Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit projectmatige inkomsten van derde partijen (o.a. de Europese Unie) voor specifieke producten en diensten (projecten).

Mutatie vooruit ontvangen middelen

Dit betreft projectgelden die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten (kosten uitvoering en kosten investeringen voor programma’s en projecten) voor verschillende opdrachtgevers.

Lasten

Apparaatskosten

– Personele kosten

De personele kosten zijn gebaseerd op een bezetting van 185,2 FTE eind 2015. In 2016 tot en met 2020 dalen de personele kosten en de post externe inhuur als gevolg van afloop van projecten en taakstellingen.

- Materiële kosten

Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, voor de digitale taken rijksarchieven en in de projecten.

In 2016 wordt op aanwijzing van het Ministerie van Financiën de wijze van begroten van baten-lastenagentschappen geüniformeerd. Onderzocht wordt of het financieel instrument «Bijdrage aan agentschappen» in lijn met de Rijksbegrotingsvoorschriften en de Regeling agentschappen wordt toegepast. Zo nodig moet de agentschapsbijdrage worden geschoond van eventuele onterecht hieronder vallende programmamiddelen. De uitkomst hiervan wordt opgenomen in de voorjaarsnota 2016.

Rentelasten

De rentelasten vloeien voort uit het beroep op de leenfaciliteit in 2013.

Afschrijvingskosten

De stabiele lijn van de afschrijvingskosten wordt veroorzaakt door instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware.

Toelichting:

De operationele kasstroom blijft positief. Er wordt uitgegaan van een begroting met een nihil resultaat en er zijn naar verwachting geen forse fluctuaties in de afschrijvingen en de vooruit ontvangen projectmiddelen die invloed hebben op de operationele kasstroom.

De investeringskasstroom betreft de investeringen in ICT hardware en investeringen in het fysieke depot. De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leenfaciliteit welke is aangegaan ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte.

Toelichting:

In de berekening van de gemiddelde kosten per kilometer fysiek archief is rekening gehouden met de capaciteitsuitbreiding van het depot door indikking van de archiefopslag. De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen zijn niet doorgerekend vanwege het ontbreken van voldoende kerncijfers.

Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan RHC’s, departementen en andere instellingen met een publieke taak. In de eerste fase richt de Serviceorganisatie zich op dienstverlening aan RHC’s voor overgebracht archiefmateriaal. Deze dienstverlening start met ingang van 2016. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen.

De gemiddeld gewogen uurtarieven zijn gebaseerd op de begroting van het Nationaal Archief van 2015.