Deze paragraaf bevat de beleidsvoornemens van het Ministerie van OCW voor de uitvoering van de Wet open overheid(Woo) en een transparante overheid. Het ministerie werkt aan bestuurlijke transparantie door de toegang tot overheidsinformatie voor iedereen te vergroten ten behoeve van een goed en democratisch bestuur. De beleidsvoornemens zijn uitgesplist naar de actieve openbaarmaking, de passieve openbaarmaking en de verbetering van de informatiehuishouding.
Voor de implementatie en uitvoering van de Woo is het komende jaar € 1,8 miljoen beschikbaar gesteld. Voor de verbetering van de informatiehuishouding is dat € 7,6 miljoen. Het ministerie zet in op een integrale benadering. Openbaarheid en transparantie zijn namelijk niet los te zien van de organisatie, de medewerkers en de processen. Samen met aanpalende onderwerpen, zoals ambtelijk vakmanschap en vermogen en Werk aan Uitvoering (WaU), is dit ondergebracht bij het programma OCW Open. Het programma is ingericht om bij te dragen aan het verstevigen van het vertrouwen van de samenleving in het handelen van de overheid. OCW Open werkt aan een ministerie dat open, in onderling vertrouwen, rechtvaardig en vanuit de inhoudelijke doelen werkt.
Actieve openbaarmaking
De Woo verplicht het ministerie om overheidsinformatie uit eigen beweging openbaar te maken. Het gaat om een resultaatsverplichting om bepaalde informatiecategorieën bij ontvangst of opstellen binnen een bepaalde termijn actief openbaar te maken en om een inspanningsplicht om andere overheidsinformatie openbaar te maken. De inspanningsplicht geldt sinds 1 mei 2022. De resultaatsverplichting treedt gefaseerd in werking en loopt samen met de realisatie van het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI), waar alle geopenbaarde informatie op gepubliceerd moet worden.
In 2022 heeft het Adviescollege ICT-toetsing een advies uitgebracht omtrent het programma PLOOI. De Minister van BZK heeft toegezegd alle aanbevelingen over te nemen. Het startpunt voor de herijkte oplossing bestaat uit:
– een verwijsindex waarin de eindgebruiker reeds gepubliceerde informatie (uit alle 17 categorieën) kan vinden, via verwijzingen naar de betreffende documentverzamelingen;
– een zoekfunctie over de documenten waarnaar de verwijsindex verwijst.
PLOOI wordt voornamelijk nog gebruikt als programmanaam; voor de centrale voorziening wordt veelal de aanduiding ‘Woo-index’ gehanteerd.
Het Ministerie van BZK is voornemens een nieuwe uitvoeringstoets uit te laten voeren.
Acht van de dertien informatiecategorieën die het ministerie straks onder de Woo actief openbaar moet maken, maakt het ministerie nu al uit eigen beweging openbaar. Het gaat dan onder meer om ontwerpen van algemeen verbindende voorschriften, bepaalde adviezen en onderzoeksrapporten en de inhoud van informatieverzoeken. De inspanningen zijn nu gericht op het publiceren met het oog op de Woo-index en het herijken van processen binnen het ministerie, opdat ontvangen en opgestelde documenten die onder de actieve openbaarmakingsverplichting vallen, straks tijdig worden gepubliceerd met gebruikmaking van de Woo-index. Ook binnen de dienstonderdelen, vinden al acties plaats om vooralsnog op de eigen website overige informatiecategorieën te publiceren.
In het kader van de inlichtingenplicht aan het parlement worden sinds 1 juli 2021, op basis van de rijksbrede beleidslijn actieve openbaarmaking nota’s, bij Kamerbrieven over beleidsvorming en wetgeving de beslisnota’s aan bewindspersonen actief openbaar gemaakt. Vanaf Prinsjesdag 2022 geldt dat bij alle Kamerbrieven. Hiertoe worden bestaande processen, rollen en handreikingen binnen het ministerie bijgewerkt.
Passieve openbaarmaking
De Woo geeft eenieder het recht om een bestuursorgaan te verzoeken om overheidsinformatie openbaar te maken. De wet stelt regels over de afhandeling daarvan. Het gaat dan onder meer over de inhoud en vorm van de beslissing, de termijn waarbinnen die genomen moet worden en de wijze van informatieverstrekking. Binnen het OCW-concern zijn afgelopen periode zowel (ICT-)technische, organisatorische als personele maatregelen doorgevoerd om de afhandeling van informatieverzoeken te versnellen met dezelfde kwaliteit. Er wordt waar mogelijk digitale ondersteuning geboden vanuit (oriëntatie op) tooling ten aanzien van het vinden van de juiste documenten en de juridische beoordeling ervan, in aansluiting op het document management systeem. Hier vindt nog verdere doorontwikkeling plaats. Er is tevens ingezet op het ontwikkelen en verbeteren van zowel het proces als het centrale team, resulterend in (goeddeels) gecentraliseerde coördinatie en afhandeling (voor verzoeken binnen het kerndepartement) vanuit het kerndepartement. Ook binnen de dienstonderdelen zijn aanpassingen gedaan voor versnelling van het proces. De ambitie is om verzoeken altijd tijdig af te handelen, dus conform de wettelijke termijn dan wel binnen een met de verzoeker afgesproken termijn. De uitvoering wordt actief gemonitord; de cijfers over de afhandeling worden al sinds geruime tijd gepubliceerd in de Rapportage Burgervragen van het ministerie en sinds 2023 vindt ook rapportage plaats in Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. Het ministerie hecht veel waarde aan passend contact met de overheid. Het was al gangbare praktijk binnen het ministerie dat er laagdrempelig contact bestond met verzoekers en betrokken derden. Met de komst van de Woo is deze werkpraktijk uitgebreid met de komst van een contactpersoon ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van overheidsinformatie, bij ieder onderdeel ten minste één.
Verbetering van de informatiehuishouding
Het op orde brengen van onze informatiehuishouding is noodzakelijk voor het openbaar maken en verstrekken van overheidsinformatie. De informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen de organisatie. Door op de juiste wijze gegevens op te slaan en te archiveren kan iedereen (publiek, pers en politiek) goed en volledig worden voorzien van documenten en correspondentie die inzicht geven in ons handelen en onze afwegingen. Hiertoe is een departementaal verbeterplan opgesteld. De beleidsvoornemens hierin zijn ingericht langs de vier actielijnen van het generieke actieplan "Open op Orde".
Informatieprofessionals
Deze actielijn is gericht op het versterken van het professioneel informatiebeheer. We investeren in kennis en capaciteit van de informatieprofessionals die het informatiebeheer bij de organisatie inrichten en uitvoeren. De ondersteuning aan collega’s bij beleid en uitvoering wordt uitgebreid. Tegelijk helpen we alle medewerkers met tools en trainingen om de eigen vaardigheden te verbeteren. We faciliteren leidinggevenden om medewerkers hierin te begeleiden en het goede voorbeeld te geven.
Informatiesystemen
Deze actielijn beoogt de informatiesystemen toegankelijker en gebruikersvriendelijker te maken. We zorgen ervoor dat de informatiesystemen die we inzetten ons ondersteunen in plaats van belemmeren, door ze gebruiksvriendelijker te maken en slimme technieken in te zetten. Technische oplossingen voor het veiligstellen en archiveren van berichtenapps, e-mailberichten, sociale media en websites van het ministerie zijn reeds ontwikkeld en worden ingeregeld.
Informatievolume
Deze actielijn behelst het verkrijgen van meer grip op de toegenomen hoeveelheid en aard van informatie. We maken actief inzichtelijk welke informatie het ministerie heeft, wat bewaard moet blijven en wat we moeten vernietigen. Dit geldt niet alleen voor traditionele tekstdocumenten, maar ook voor andere vormen van digitale informatie, zoals e-mail, sociale media en websites.
Bestuur en naleving
De laatste actielijn ziet toe op het goed besturen en naleven van de kwaliteit van de informatiehuishouding. We ontwikkelen instrumenten voor een heldere sturing op de informatiehuishouding opdat verantwoording kan worden afgelegd aan zowel de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed als aan burgers, bedrijven, parlement en journalisten. Een voorbeeld hiervan zijn de nul- en vervolgmetingen van de informatiehuishouding op basis waarvan het verbeterplan geactualiseerd kan worden.