Als gevolg van COVID-19 was in Nederland sinds medio maart 2020 de regel «thuiswerken tenzij....» van toepassing. Werknemers die hun werkzaamheden vanuit huis konden verrichten werden geacht daadwerkelijk thuis te werken. De verwachting is dat ook na een versoepeling van deze maatregel weliswaar een grote groep werknemers weer deels op kantoor gaat werken, maar dat er ook een substantieel deel van de werknemers nog steeds een deel van de week thuis zal werken. Zowel werkgevers als werknemers hebben de voordelen van thuiswerken ondervonden. Dat draagt eraan bij dat veel werknemers ook in de toekomst deels thuis zullen blijven werken. Veel werkgevers moedigen het thuiswerken aan en in verschillende (collectieve) arbeidsvoorwaarden zijn daar ook al afspraken over gemaakt. Thuiswerken is daarmee veel meer dan voorheen gebruikelijk geworden.

Veel werkgevers hebben aangegeven een vergoeding aan de werknemer te willen geven voor de extra kosten verbonden aan het thuiswerken. Met de in onderhavig wetsvoorstel opgenomen introductie van een zogenoemde gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling voor de vergoeding van bepaalde thuiswerkkosten, maakt het kabinet het mogelijk dat deze vergoeding vrij van loonheffingen door de werkgever kan worden toegekend. Aan het Nibud is gevraagd wat een reëel bedrag is als vergoeding voor de extra kosten die een werknemer maakt vanwege het thuiswerken. Het Nibud heeft op in augustus 2021 zijn onderzoek afgerond en is tot de conclusie gekomen dat die extra kosten gemiddeld € 2 per thuisgewerkte dag bedragen.27 De kosten die het Nibud in zijn onderzoek heeft meegenomen zien op extra water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Het kabinet neemt de vaststelling door het Nibud over en stelt voor uit te gaan van een vrijstelling voor een forfaitair bedrag van maximaal € 2 per thuisgewerkte dag of deel daarvan.28 Voor de kosten verbonden aan het inrichten van een werkplek thuis, met inbegrip van bureaustoel en bijvoorbeeld een computer en mobiele telefoon, bestaan al zogenoemde gerichte vrijstellingen.29 Deze bieden de werkgever ook nu al de mogelijkheid deze categorie kosten vrij van loonheffingen te vergoeden.

Voor eenzelfde werkdag kan niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer naar de vaste werkplek van toepassing zijn. De vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per thuiswerkdag kan weliswaar ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt. Maar als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op de vaste werkplek werkt, kan dus maar een van de vrijstellingen worden toegepast. In dat geval heeft de werkgever de keuze om of de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding, of de gerichte vrijstelling voor reiskosten voor het woon-werkverkeer toe te passen. Het is wel mogelijk dat op een dag waarop deels wordt thuisgewerkt en ook wordt gereisd naar een andere plek dan de vaste werkplek – dus een zakelijke reis niet zijnde woon-werkverkeer – zowel de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding als de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding wordt toegepast. Hiermee wordt de regeling praktisch en uitvoerbaar gehouden voor werkgevers en werknemers die al dan niet regelmatig zakelijke reizen, niet zijnde woon-werkverkeer, maken. Dit betekent bijvoorbeeld dat een werkgever de door een werknemer gereisde kilometers van een klantbezoek onbelast kan vergoeden op declaratiebasis als de werknemer deze reis vanuit zijn thuiswerkplek maakt, zonder dat hiervoor de (vaste) thuiswerkkostenvergoeding hoeft te worden aangepast.

In de praktijk zullen werkgevers en werknemers afspraken maken over het aantal dagen waarop de werknemer thuis zal werken. Deze afspraken kunnen de basis vormen voor de vaststelling van de door de werkgever onbelast te vergoeden kosten voor zowel de reiskosten voor het woon-werkverkeer als de thuiswerkkostenvergoeding. Met andere woorden, als de werkgever en de werknemer bijvoorbeeld afspreken dat per week twee dagen thuis wordt gewerkt en drie dagen op kantoor, kan de werkgever op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer.30 Daarmee wordt voorkomen dat elke reisdag en/of thuiswerkdag afzonderlijk moet worden geadministreerd of moet worden gedeclareerd. Een incidentele afwijking van de afgesproken verhouding thuiswerken en werken op een vaste werkplek hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vaste vergoeding. Dit volgt uit de zogenoemde 128 dagenregeling (zie hierna). Bij een meer structurele wijziging in de afspraken moet de vaste vergoeding wel worden aangepast.

De regeling voor vaste reiskostenvergoedingen zoals opgenomen in de Wet op de loonbelasting 1964, in het spraakgebruik ook wel de 128 dagenregeling genoemd, werkt (kort samengevat) als volgt. Als een werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist (woon-werkverkeer), mag de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste werkplek reist. Voorgesteld wordt om een vergelijkbare regeling te introduceren voor de thuiswerkkostenvergoeding. De combinatie van beide regelingen maakt het mogelijk om bij incidentele wijzigingen in het reis- of thuiswerkpatroon de vaste vergoeding ongewijzigd te laten voortduren. De 128 dagenregeling zoals deze gold voor de vaste reiskostenvergoeding wordt wel aangepast.

Deze regeling maakt het sinds 2009 namelijk mogelijk dat als de werknemer bijvoorbeeld op minimaal drie werkdagen van de week naar zijn vaste werkplek reist en de andere twee werkdagen thuiswerkt, hij voor die twee thuiswerkdagen de onbelaste reiskostenvergoeding behoudt. Omdat toentertijd niet was voorzien in een specifieke vrijstelling voor een thuiswerkkostenvergoeding droeg deze regeling bij aan het stimuleren van thuiswerken. De introductie van een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding maakt deze stimuleringsregeling overbodig. Het ongewijzigd handhaven van de stimuleringsregeling zou ook betekenen dat voor een thuiswerkdag in plaats van de daarvoor voorziene vergoeding van maximaal € 2 per dag een vergoeding zou worden gegeven die feitelijk losstaat van de meerkosten verbonden aan het thuiswerken. Deze vergoeding is ook nog eens afhankelijk van de afstand woon-werkverkeer. Dat leidt voor verschillende werknemers tot verschillende vergoedingen terwijl de meerkosten van het thuiswerken voor deze werknemers gemiddeld gelijk zijn. Om die reden wordt voorgesteld de 128 dagenregeling, zowel ten aanzien van de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer als voor de thuiswerkkostenvergoeding, pro rata toe te passen als structureel (gedeeltelijk) wordt thuisgewerkt. In het artikelsgewijze deel van deze memorie wordt dit nader toegelicht en zijn enkele voorbeelden uitgewerkt om dit te verduidelijken.