Voor het verkrijgen van een samenvattend totaalbeeld van de bedrijfsvoering van het Rijk hebben wij de onvolkomenheden in de bedrijfsvoering per departement in kaart gebracht. Figuur 2 geeft hiervan voor de jaren 2011 en 2012 een overzicht.
Figuur 2 Onvolkomenheden bedrijfsvoering per ministerie/begrotingshoofdstuk 2011–2012
Wij hebben in totaal 47 onvolkomenheden in de bedrijfsvoering van de ministeries vastgesteld. Dit betekent dat er veertien onvolkomenheden minder zijn dan vorig jaar. Van de 61 onvolkomenheden die wij in 2011 constateerden zijn er in totaal 32 opgelost. Daarentegen hebben wij in ons verantwoordingsonderzoek 2012 achttien nieuwe onvolkomenheden in de bedrijfsvoering geconstateerd.
Figuur 2 laat zien dat wij in 2012 bij het Ministerie van SZW en het Ministerie van BZ geen onvolkomenheden hebben geconstateerd. Daarnaast is het aantal onvolkomenheden bij het Ministerie van VWS en het Ministerie van Defensie in 2012 sterk afgenomen. Het oplossen van een aantal hardnekkige problemen, zoals het subsidiebeheer bij VWS en het financieel beheer en het materieelbeheer bij Defensie, heeft in 2012 bij beide ministeries hoog op de agenda gestaan en er zijn flinke verbeteringen doorgevoerd.
Daar staat tegenover dat er in 2012 een toename van het aantal geconstateerde onvolkomenheden is bij het Ministerie van BZK en het Ministerie van Financiën en dat we bij het Ministerie van VenJ een ernstige onvolkomenheid in het financieel beheer hebben vastgesteld.
Ministerie van BZK
De bedrijfsvoering van het Ministerie van BZK is in 2012 verslechterd. Het aantal onvolkomenheden dat wij bij het ministerie hebben geconstateerd is ten opzichte van 2011 toegenomen van zeven naar tien. Bij het kerndepartement hebben we geconstateerd dat vooral de kwaliteit van het financieel beheer achteruit is gegaan: het beheer van voorschotten en verplichtingen vertoonde in 2012 verschillende tekortkomingen, zoals het niet tijdig en soms onjuist of onvolledig vastleggen van verplichtingen. Daarnaast is het jaarverslag over 2012 moeizaam tot stand gekomen. Ook merken wij het inkoopbeheer en de informatiebeveiliging in 2012 nog steeds aan als onvolkomenheden.
Uit ons onderzoek komt ook naar voren dat een aantal baten-lastenagentschappen van het ministerie problemen hebben met het financieel beheer. De Werkmaatschappij (DWM) en Doc-Direct, twee diensten met het karakter van een shared servicecentrum, hebben onvoldoende grip op hun beheer. Bij DWM is er structureel onvoldoende inzicht in de omzet en bij Doc-Direct is er vooraf geen inzicht in de vraag in hoeverre de tarieven van de projecten kostendekkend zijn. Bij het inkoopbeheer van FMHaaglanden worden nog veel rechtmatigheidsfouten gemaakt.
Om de geconstateerde onvolkomenheden op te lossen moet meer financiële kennis en expertise worden opgebouwd. Ook moeten de controle en het toezicht op de interne bedrijfsvoeringsprocessen beter worden georganiseerd. Daarnaast dringen we er bij de minister van BZK op aan om meer toezicht uit te oefenen op de baten-lastenagentschappen.
Ministerie van Financiën
In de bedrijfsvoering van het Ministerie van Financiën maken we onderscheid tussen de bedrijfsvoering van de Belastingdienst, de bedrijfsvoering van het kerndepartement en de rijksbrede taken van het ministerie, zoals het toezicht op een verantwoorde en doelmatige besteding van overheidsmiddelen.
Bij de Belastingdienst is de bedrijfsvoering in 2012 verder verbeterd. De problemen die wij in 2011 constateerden in het personeelsbeheer en de informatiebeveiliging zijn voor een deel opgelost. Niettemin zijn verdere verbeteringen noodzakelijk. Het beheer van vertrouwensfuncties is niet langer een onvolkomenheid, maar blijft een aandachtspunt.
Ondanks de opgaande lijn die wij signaleren vragen we wel aandacht voor risico’s als gevolg van een aantal gelijktijdige veranderingen, zoals de taakstelling, regionalisering van de Belastingregio’s, een verdere invoering van horizontaal toezicht en de intensivering van het toezicht.
Bij het kerndepartement hebben we de interne controle bij het Agentschap en de informatiebeveiliging voor het eerst als onvolkomenheden aangemerkt. Daarnaast heeft het ministerie het inkoopbeheer onvoldoende verbeterd. Wij merken dit onderdeel van de bedrijfsvoering net als in 2011 aan als een onvolkomenheid.
Ten slotte vragen we – naar aanleiding van de ernstige onvolkomenheid in het financieel beheer van het Ministerie van VenJ – aandacht van de minister van Financiën voor de inrichting van zijn toezichtsfunctie op begrotingsadministraties van andere ministeries. Wij gaan hier in de volgende paragraaf nader op in.
Ministerie van VenJ
Halverwege 2012 is een nieuw financieel en inkoopadministratiesysteem bij het kerndepartement ingevoerd. Er is mede hierdoor gedurende de tweede helft van 2012 geen volledig zicht op de openstaande verplichtingen en daarmee op de budgetruimte. Dit komt door een cumulatie van zaken, waaronder een beperkte kennis van financieel beheer en van financiële administraties, een niet adequaat implementatietraject van het financiële systeem en het te laat of verkeerd ingrijpen bij geconstateerde problemen. Er is in de tweede helft van 2012 en ultimo 2012 sprake van een grote achterstand in het doen van betalingen. Daarnaast werden voorschotten niet afgerekend en is de verplichtingenstand niet bijgewerkt. Tot eind maart 2013 was er onzekerheid over de jaarafsluiting en de jaarcijfers van 2012. Het betreft hier vooral het kerndepartement en minder de uitvoerende diensten. Belangrijke onderdelen van de jaarrekening, waaronder de stand van de verplichtingen en de voorschotten, konden niet aan de financiële administratie worden ontleend en zijn noodgedwongen tegen een hoge inspanning en met de nodige onzekerheid extracomptabel tot stand gekomen. Het ministerie was op het gebied van financieel beheer in 2012 niet «in control» en de problemen lopen door in 2013.
Gezien de ernst van de problematiek bij het Ministerie van VenJ hebben we op 2 april 2013 bezwaar gemaakt tegen het financieel beheer bij dit ministerie.5 Naar aanleiding van dit bezwaar hebben we de minister gevraagd een verbeterplan op te stellen. Aan de minister van VenJ hebben wij voorts gevraagd het verbeterplan af te stemmen met de minister van Financiën gezien de specifieke verantwoordelijkheid van de minister van Financiën voor het toezicht op de inrichting en het bijhouden van begrotingsadministraties zoals bedoeld in de Comptabiliteitswet 2001 (artikel 41, eerste lid).
Het ministerie heeft april 2013 het Verbeterplan Financieel beheer opgesteld. Dit plan beschrijft de probleemgebieden, de bijbehorende verbeterdoelen en -acties en de organisatie ten aanzien van de verbetering van de kwaliteit en de efficiency van het financieel beheer. Het fundament voor een succesvolle uitvoering van dit plan, is een herbezinning op de inrichting en uitvoering van de control binnen VenJ. De planning is dat ultimo 2013 het financieel beheer op orde is.
Dit verbeterplan geeft aan dat de minister met veel inzet aan de slag gaat om de ernstige onvolkomenheid in het financieel beheer aan te pakken. Wij hebben op basis hiervan besloten ons bezwaar niet te handhaven.
Bij het verbeterplan plaatsen wij nog wel een aantal kanttekeningen. Om het financieel beheer duurzaam te verbeteren is een grondige herbezinning van de gewenste inrichting en uitvoering van de controlfunctie een noodzakelijke voorwaarde. Het functioneel ontwerp van het financiële systeem moet tegen de achtergrond van deze herbezinning worden bezien. Wij schatten in dat eind 2013 een aantal kwesties aangepakt kan zijn, maar dat voor een wezenlijke verbetering fasering van het tijdpad nodig is.
Wij zullen de acties om de ernstige onvolkomenheid op te lossen nauwgezet volgen. In het najaar van 2013 zullen wij als onderdeel van onze verhoogde aandacht een interim-controle uitvoeren. Daarbij betrekken wij ook de rol van het Ministerie van Financiën in haar verantwoordelijkheid voor het toezicht op de financiële administraties en de Auditdienst Rijk als interne auditorganisatie van het Ministerie van VenJ.