Verbetering van de bedrijfsvoering is een continue opgave. Binnen de rijksdienst zijn diverse rijksbrede en interdepartementale ontwikkelingen in gang gezet om de effectiviteit en efficiency van de rijksbrede bedrijfsvoering verder te verbeteren.

Deze ontwikkelingen worden gekenmerkt door meer samenwerking, meer uniformiteit, minder lasten, meer vereenvoudiging en heldere regels.

Belangrijke interdepartementale verbeteringen hebben in 2012 plaatsgevonden in het rijksbrede financieel beheer (personeelsbeheer, inkoopbeheer, subsidiebeheer, specifieke uitkeringen en informatiebeveiliging). De ontwikkelingen in het financieel beleid, de financiële functie en het financieel management (zie paragraaf 3.8) leveren een belangrijke bijdrage aan deze verbeteringen. Daarnaast is er ook meer aandacht voor financieel beheer, toezicht en verantwoording in de semi-publieke sector. Hierna worden de belangrijkste verbeteringen nader toegelicht.

Personeelsbeheer ministeries en P-Direkt

P-Direkt heeft – mede naar aanleiding van bevindingen van de AR en de ADR – verbeteringen doorgevoerd bij processen voor het beheer van de autorisaties (medewerkers P-Direkt) en voor de wijzigingsprocedure van de programmatuur van het personeelsinformatiesysteem. Bij het proces van de handmatige mutatieverwerking bij P-Direkt moeten ten aanzien van de juistheid, volledigheid en tijdigheid in 2013 nog afrondende stappen worden gezet. De informatievoorziening ten behoeve van de beheersing (control) is in samenwerking met de departementale specialisten sterk verbeterd. Onder aanvoering van P-Direkt vindt er een project «control in beeld» plaats. Dit project heeft tot doel de HR-control in de keten te versterken.

Inkoopbeheer en naleving Europese aanbestedingsregels

De meeste ministeries besteden in de departementale jaarverslagen aandacht aan het inkoopbeheer. Bij diverse ministeries zijn maatregelen genomen om het inkoopproces te verbeteren (centrale inkoopcoördinatie en verbetering contractmanagement en contractbeheer). Vooral de naleving van de Europese aanbestedingsregels blijft de aandacht van de ministeries vragen.

Als structurele oplossing wordt als onderdeel van de Compacte Rijksdienst vanaf 2011 gewerkt aan een vermindering van het aantal inkooppunten en een verdere professionalisering van de inkoop en aanbesteding bij het Rijk. In 2012 heeft dit geresulteerd in de aanwijzing van dertien Inkoopuitvoeringscentra (IUC’s) en zeven Specifieke Inkoopcentra (SIC’s). De ministeries van BZK, VWS en Financiën hebben in 2012 als eerste ministeries hun inkoop bij de IUC Haagse Inkoopsamenwerking (HIS) ondergebracht.

Aanbestedende diensten hebben de afgelopen jaren bij hun aanbestedingen in toenemende mate rekening moeten houden met eisen ten aanzien van de duurzaamheid en maatschappelijk en sociaal beleid. Daarnaast hebben zij bij aanbestedingen in toenemende mate te maken met kort gedingen die tegen gunningsbeslissingen worden aangespannen. Hoewel de bovengenoemde oplossingen een structurele oplossing beogen voor de inkoop en aanbesteding van het Rijk, kan als gevolg van de toegenomen complexiteit van de (nieuwe) aanbestedingsregels niet uitgesloten worden dat bij aanbestedingen fouten optreden.

Op 30 oktober 2012 is de Eerste Kamer akkoord gegaan met het wetsvoorstel Aanbestedingswet (2009–2010, 32 440, nr. 2). Deze wet is op 1 april 2013 in werking getreden en bevat onder andere een codificatie van het proportionaliteitsbeginsel en regels voor opdrachten onder de drempelwaarde.

Verbetering financieel beheer en verantwoording van subsidies

In 2010 is een rijksbreed bindend subsidiekader geïntroduceerd met uniforme en vereenvoudigde regels voor financieel beheer en verantwoording van subsidies. Conform de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking moeten alle subsidies per 1 januari 2012 van het rijk aan dit kader voldoen. Door uniformering en vereenvoudiging van het subsidieproces neemt de kans op fouten af en kunnen tekortkomingen in het subsidiebeheer worden verminderd.

Eind 2012 is een monitoringsonderzoek gestart om een eerste beeld te vormen van de werking van de aanwijzingen in de praktijk. Dit onderzoek zal in 2013 worden afgerond. Uit de eerste bevindingen van dit onderzoek komt onder andere als aandachtspunt naar voren dat de risicoanalyse als onderdeel van het ontwerp van een subsidieregeling niet altijd expliciet wordt vastgelegd. Deze bevinding is opgenomen in de aanbevelingen naar aanleiding van dit monitoringsonderzoek. De rapportage over dit onderzoek wordt binnenkort aan de Tweede Kamer aangeboden.

Op 28 september 2012 heeft de ministerraad het raamwerk voor uitvoering van subsidies (RUS) aangenomen. Voortbouwend op het rijksbrede subsidiekader is met het RUS een meerjarige route ingezet voor convergentie van subsidieregelingen en een verdere standaardisering en harmonisatie van de uitvoering. Bij wet van 27 september 2012 (Stb. 2012, 527) is conform toezeggingen hierover aan de Tweede Kamer de mogelijkheid van een bestuurlijke boete geïntroduceerd bij het niet voldoen aan bijzondere meldingsplichten bij rijkssubsidies. Deze wet is per 1 januari 2013 in werking getreden. De mogelijkheid om een bestuurlijke boete op te leggen is het sluitstuk van een evenwichtig stelsel van subsidieverlening volgens de «high trust»-gedachte, gericht op vermindering van administratieve lasten en controledruk. Zoals toegezegd in het AO van 8 december 2011 over het rapport van de Algemene Rekenkamer inzake subsidie-evaluaties25 is een horizonbepaling voor subsidieregelingen geïntroduceerd. Per 1 oktober 2012 moeten nieuwe regelingen van een vervaldatum van maximaal 5 jaar na inwerkintreding van de regeling worden voorzien. Voor bestaande regelingen geldt een overgangstermijn van twee jaar. Om snel aan de wens van de Kamer tegemoet te kunnen komen, is de bepaling opgenomen in de «Aanwijzingen voor subsidieverstrekking» (Stcrt. 2012, 13009). De bepaling wordt wettelijk geregeld door opname in de zesde wijziging van de Comptabiliteitswet 2001.

Specifieke uitkeringen: Single information & single audit (SiSa)

SiSa staat voor eenmalige informatieverstrekking met eenmalige accountantscontrole. SiSa is de manier waarop medeoverheden (provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen) aan het Rijk jaarlijks verantwoorden op welke wijze de specifieke uitkeringen van het Rijk zijn besteed. Voorheen moesten de medeoverheden over iedere specifieke uitkering een aparte verantwoording met controleverklaring inleveren. Nu kan dit in één bijlage als onderdeel van de jaarrekening van de medeoverheid, de zogeheten «SiSa-bijlage» met de controleverklaring bij die jaarrekening. Om de werking van dit systeem te waarborgen wordt jaarlijks door de Auditdienst Rijk een «single review» uitgevoerd op de controle van de specifieke uitkeringen door accountants van gemeenten en provincies.

Uit de eindrapportage single review 2012 van de Auditdienst Rijk (ADR) blijkt dat de ministeries bij de vaststelling van hun specifieke uitkeringen over 2011 – met inachtneming van enkele met name genoemde bevindingen van beperkte aard – kunnen steunen op de accountantscontrole van de SiSa-bijlagen van de medeoverheden.

Ten aanzien van de resterende onzekerheden als gevolg van de teleurstellende resultaten van de single review 2011 (over het jaar 2010) hebben de AR en de ADR afgesproken dat de ADR gezamenlijk met de ministeries per regeling analyseert of voldoende maatregelen zijn of worden getroffen om de resterende onzekerheden in voldoende mate op te heffen.

Op basis van de ervaringen met de single review in de afgelopen periode zijn verbeteringen afgesproken met ingang van de single review 2013. De single review 2013 zal zich richten op de maatregelen ter beheersing van de kwaliteit bij de accountantskantoren en -diensten. Zo kan een beter beeld worden verkregen van de kwaliteit op kantoorniveau en kunnen eventuele follow-up acties worden beperkt tot het kantoor of de kantoren waar dat nodig is. In overleg tussen de ADR en de accountantskantoren en -diensten wordt hier nader vorm aan gegeven. Ook de AR wordt hierbij betrokken. Het ministerie van BZK is als opdrachtgever van de single review nauw betrokken bij de nieuwe aanpak.

Op 21 december 2012 is een voortgangsrapportage aan de Tweede Kamer gestuurd over de genomen maatregelen ter verbetering van SiSa (TK 33 400 B, nr. 5 herdruk). In de Onderhoudsrapportage Specifieke Uitkeringen (OSU) bij de jaarverantwoording over 2012 wordt de actuele stand van zaken vermeld.

Informatiebeveiliging

In 2012 is de Baseline Informatiebeveiliging Rijk (BIR) vastgesteld. Deze baseline vervangt vijf eerder vastgestelde rijksbrede normenkaders voor specifieke onderwerpen en vervangt ook de baselines van de individuele departementen en uitvoeringsorganisaties. Hierdoor ontstaat één basisniveau voor informatiebeveiliging voor de hele rijksdienst. Deze aanpak maakt een efficiënte en effectieve integratie en beheer van de generieke ICT voorzieningen mogelijk voor informatie-uitwisseling tussen rijksdiensten en voor plaats- en tijdonafhankelijk werken. Dit neemt niet weg dat de informatiebeveiliging een punt van aandacht blijft.

Gebruik open data

BZK heeft namens Nederland het Open Government Partnership ondertekend. Een van de pijlers van dit partnership is het publiceren van openbare overheidsinformatie in een herbruikbare vorm (open data). In 2012 is in dit kader de transparantie van budgettaire data verder vergroot door vanuit het ministerie van Financiën de begrotingsstaten (financiële informatie) aan te bieden in de vorm van open data.

Financieel beheer, verantwoording en toezicht semi-publieke sector