In de bedrijfsvoeringsparagraaf van het departementale jaarverslag legt elke Minister verantwoording af over de rechtmatigheid van de uitgaven, ontvangsten en verplichtingen, het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer, de totstandkoming van de beleidsinformatie en over eventuele overige aspecten van de bedrijfsvoering van het desbetreffende ministerie. Op deze manier sluit de verslaglegging aan bij de ministeriële verantwoordelijkheid.

Verantwoordelijkheidsverdeling en verantwoording rijksbrede bedrijfsvoering

De Minister voor WenR heeft een systeemverantwoordelijkheid op het terrein van personeel, ICT, organisatie, huisvesting, inkoop, facilitaire dienstverlening en beveiliging. De Minister voor WenR biedt in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2016 een samenhangend beeld van de organisatie en de bedrijfsvoering van het Rijk.

Rijksbreed beeld 2016 over de bedrijfsvoering

Risico’s voor de rijksbrede bedrijfsvoering

Uit het rijksbrede beeld over de bedrijfsvoering en uit de signalen van de Auditdienst Rijk zijn de volgende belangrijke risico’s in de rijksbrede bedrijfsvoering onderkend:

• • tekortkomingen in het beheer bij de inkoop en met name de naleving van (Europese) aanbestedingsregels;

• • onvolledige implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR) bij ministeries;

• • toepassing van de Wet op de vennootschapsbelasting bij het Rijk;

• • vereisten die de meldplicht datalekken stelt;

• • toenemende verschuiving van verantwoordelijkheden en (bedrijfsvoerings)taken van ministeries naar SSO’s;

• • en flexibiliteit en wendbaarheid van de ministeries om in te kunnen spelen op veranderingen.

Ontwikkelingen in de bedrijfsvoering van de Belastingdienst, Defensie en Veiligheid en Justitie

In 2015 signaleerde de Algemene Rekenkamer drie ernstige tekortkomingen in de bedrijfsvoering bij de Belastingdienst en de Ministeries van Defensie en VenJ.

Bij het Ministerie van Defensie was er in 2015 een ernstige onvolkomenheid op de logistieke keten reserveonderdelen. In 2016 heeft het ministerie de verdere daling van de inzetbaarheid en voortzettingsvermogen een halt toegeroepen. Het Ministerie van Defensie heeft in 2016 het plan van aanpak verbeteren logistieke keten reserveonderdelen opgesteld dat centraal wordt aangestuurd. In dit plan van aanpak zijn alle lopende acties op dit gebied gebundeld, verder aangescherpt, aangevuld en zijn prioriteiten gesteld. De Tweede Kamer is in een brief geïnformeerd over het plan van aanpak dat verder de lopende verbeteringen en aanvullende maatregelen bevat[1].

Door dit plan is vorig jaar de betrouwbaarheid verbeterd van de levering en beschikbaarheid van artikelen waarnaar vaak en veel vraag is. Er zijn ketens doorgelicht, voorraadpunten verlegd, de communicatie tussen klant en leverancier is verbeterd en er zijn aanvullende artikelen verworven. Verder zijn op het gebied van assortimentsmanagement aanvullende regelgeving en instructies opgesteld en is er in november 2016 een pilot geweest van een opleiding voor assortimentsmanagers. Ook zijn op de eerste zes wapensystemen instandhoudingshoudingsanalyses uitgevoerd, om onderhoudsplannen te verbeteren, assortimenten te verrijken en zogenoemde availability killers (reserveonderdelen die cruciaal zijn voor de inzetbaarheid) te identificeren en aan te pakken.

Omdat de Algemene Rekenkamer dit onderwerp als een ernstige onvolkomenheid aanmerkte, heeft het Ministerie van Defensie in 2016 besloten het verbetertraject intensief te vervolgen.

De Algemene Rekenkamer heeft de aanbeveling gedaan de controlfunctie binnen het Ministerie van VenJ te verbeteren, zodat de bedrijfsvoering op orde komt, informatie tijdig op de juiste plek belandt, de informatie betrouwbaar en volledig is en er sturing kan plaatsvinden. In 2016 heeft het Ministerie van VenJ de maatregelen voor de verbetering van de controlfunctie uitgewerkt en is zoveel mogelijk al een begin gemaakt te werken conform een tweelagen controlmodel, zoals afgesproken tussen de Ministers van Financiën en VenJ. Per 1 april 2017 wordt DG-control ondergebracht bij de directie Financieel Economische Zaken (FEZ), de concerncontroller. De afstand van concerncontrol tot de taakorganisaties wordt daarmee verkleind. Daarnaast wordt het eigenaarschap van dertien taakorganisaties ondergebracht bij de Secretaris-Generaal (SG).

De structurele verbetering van de controlfunctie is nauw gerelateerd aan een cultuur- en gedragsverandering en daarmee sterk verbonden met het lopende meerjarige veranderprogramma «VenJ verandert». Dit programma beoogt een grotere mate van openheid en transparantie zowel in- als extern ten behoeve van een goede en brede informatie-uitwisseling binnen het ministerie. De Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd dat de cultuur en het gedrag zijn veranderd: directie FEZ heeft een sterkere, meer betrokken positie en door een bredere Bestuursraad is er meer samenspraak met en invloed van de grote uitvoeringsorganisaties.

In 2014 en 2015 heeft de Algemene Rekenkamer een ernstige onvolkomenheid gesignaleerd bij de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft veel IT-systemen in gebruik die in een aantal gevallen sterk verouderd zijn en voor problemen zorgen in de uitvoering van de processen van de Belastingdienst. Bij het doorvoeren van nieuwe belastingmaatregelen loopt de Belastingdienst risico’s voor de continuïteit van de IT-processen en dus van de dienstverlening en belastinginning.

De Algemene Rekenkamer beveelt aan «een integrale aanpak van de modernisering en de aanpak van de IT-legacy». De Belastingdienst heeft hiervoor het programma «Regie Modernisering IV-landschap» in het leven geroepen. Doelstelling van het programma is een robuust en wendbaar IV-landschap dat de dagelijkse continuïteit duurzaam borgt èn het mogelijk maakt dat systemen sneller kunnen inspelen op het doorvoeren van wetswijzigingen en andere procesvernieuwingen. In 2016 is in dit kader een meerjarige, integrale planning opgeleverd. De legacy-problematiek wordt hierin stap-voor-stap in een tijdpad tot 2020 weggewerkt.

De bovengenoemde maatregelen die de Belastingdienst en de Ministeries van Defensie en VenJ hebben genomen, leidden ertoe dat de ernst van de onvolkomenheid bij deze organisaties afneemt. De Algemene Rekenkamer kwalificeerde deze problemen in 2016 als onvolkomenheid, zij het niet meer als ernstig.

Door de Belastingdienst is een vertrekregeling afgesloten die de toets der kritiek niet kan doorstaan. De afgesproken besluitvormingsprocedures zijn niet gevolgd waardoor ingebouwde checks en balances niet hebben gewerkt. Naar aanleiding hiervan is besloten de financiële besluitvorming van de Belastingdienst onder verscherpt toezicht te stellen, de aansturing van de Belastingdienst via een Raad van Bestuur te vervangen door aansturing via de Directeur-Generaal (DG), een project plaatsvervangend SG aan te stellen om de ophanging van de Belastingdienst onder het kerndepartement versneld aan te passen en een Commissie onderzoek Belastingdienst aan te wijzen om onderzoek naar de besluitvormingsprocessen binnen de Belastingdienst te verrichten. De belangrijkste conclusie van de Commissie is dat een verbetering van de sturing en beheersing van de processen binnen de Belastingdienst in relatie tot het kerndepartement dringend noodzakelijk is.