AANBEVELINGEN ALGEMENE REKENKAMER
De aanbevelingen die de Algemene Rekenkamer doet in haar «Rapport bij het Jaarverslag 2003 Buitenlandse Zaken» waren grotendeels eind 2003 en begin 2004 al onderdeel van beleid. De meeste maatregelen waren derhalve op dat moment al getroffen, zoals ook door de ministers aangegeven in hun reactie op het rapport. Hieronder zal worden ingegaan op de overige onderschreven aanbevelingen van de AR. Deze betreffen de beleidsinformatie, verankering van het financiële systeem in de organisatie alsmede de vereenvoudiging van administratieve processen, integriteit, informatiebeveiliging en Financieringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden (FMO).
De indeling van de begroting is voor 2005 ingrijpend herzien. Doel van de nieuwe indeling is een grotere toegankelijkheid, een betere aansluiting op de prioriteiten van het buitenlands beleid en meer resultaatgerichtheid. In dit kader is er naar gestreefd om de evalueerbaarheid van de doelstellingen te verbeteren en is een plan uitgewerkt om te komen tot een hogere kwaliteit van beleidsevaluaties. Deze nieuwe structuur van de MvT zal ook leiden tot een vereenvoudigd jaarverslag.
Wat betreft de aanbevelingen met betrekking tot Piramide (ERP pakket van Oracle) is er conform de toezegging extra capaciteit beschikbaar gehouden voor het trainen van medewerkers en het ondersteunen van posten en directies. Bijna alle medewerkers zijn inmiddels opgeleid. Bij de opleidingen is veel aandacht besteed aan de verbreding en verdieping van de kennis en vaardigheden van de medewerkers met het systeem. Dit blijft ook in 2005 een aandachtspunt. Voorts zijn er extra maatregelen getroffen, zoals tussentijds afsluiten en monitoren. Het resultaat is onder andere dat de jaarovergang sneller en completer is gegaan dan voorgaande jaren.
Daarnaast is toegezegd dat tegelijkertijd met de ingebruikneming van Piramide onderzocht zou worden in hoeverre financieel-administratieve processen verder zouden kunnen worden vereenvoudigd c.q. op een andere wijze kunnen worden georganiseerd. Dit heeft geresulteerd in een herstructurering van het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken. Regelgeving is verminderd, vereenvoudigd, beter uitvoerbaar en meer toegankelijk en is bovendien afgestemd op Piramide.
Conform toezegging is informatiebeveiliging als paragraaf opgenomen in de jaarplannen van de budgethouders. Op basis van de baseline informatiebeveiliging is ten aanzien van alle systemen een quick scan uitgevoerd. De conclusie hiervan is dat nagenoeg alle bedrijfkritische systemen aan het VIR voldoen.
Met betrekking tot het onderwerp integriteit kan gemeld worden dat de Coördinator conform toezegging is aangesteld. Verder hebben de ministers toegezegd prioriteit te verlenen aan het screenen van lokale medewerkers. De nodige voorbereidingen hiervoor zijn in 2004 getroffen. Om een soepele uitvoering mogelijk te maken heeft de Coördinator Integriteit, in overleg met alle andere hierbij betrokken partijen, een systeem opgezet. De daadwerkelijke uitvoering zal in 2005 plaatsvinden. Voorts zullen integriteitschendingen centraal bij de Coördinator vastgelegd worden, zoals de AR heeft aanbevolen.
Financieringsmaatschappij voor Ontwikkelingslanden (FMO)
Terzake van drie fondsen ligt er momenteel een concreet voorstel voor harmonisatie op basis van een nieuwe beschikking (Kleinbedrijfsfonds, Balkanfonds en Seed Capital Fonds) ter beoordeling bij de verantwoordelijke directie: het Massif Fonds voor financiële sector ontwikkeling. Het voorstel voorziet in een tienjarige looptijd van het fonds, en regelt de eindbestemming van het fondsvermogen dmv. een subsidie in de vorm van een langlopende lening van de Staat aan FMO. Daarmee zijn de twee zorgpunten van de AR terzake geadresseerd. In 2004 werd de vijfjaarlijkse evaluatie van de Overeenkomst Staat – FMO uitgevoerd. Hieruit blijkt dat de Overeenkomst op alle aspecten goed werkt, en dat FMO is geëvolueerd naar een duurzame bank met als doelstelling het maximeren van de ontwikkelingswaarde van haar financieringen. Een vernieuwd controleprotocol is inmiddels uitgewerkt en zal begin 2005 met de FMO worden getekend.