Aanbevelingen Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer heeft in haar rapport bij het Jaarverslag 2003 onderstaande Audit Actielijst opgesteld. Hieronder doe ik mededeling van de voortgang van de acties.
Onvolkomenheden financieel beheer en materieelbeheer
– Europese aanbesteding In de reguliere accountantscontrole zijn onrechtmatigheden geconstateerd bij de Europese aanbesteding.
De aanvullende maatregelen voor naleving van de regels voor Europese aanbesteding zijn ingevoerd.
– Huursubsidie De bedrijfsvoering is verbeterd, maar de gegevensuitwisseling tussen VROM en Gemeentelijke Basisadministratie en het toezicht op het uitbestede deel van het behandelproces hebben risico's op onrechtmatigheden in zich.
De gegevensuitwisseling met de Gemeentelijke Basisadministratie is minder verbeterd, dan verwacht. Controletechnisch moeten er nog activiteiten plaatsvinden om te verzekeren, dat subsidieontvangers waarbij verschillen zijn te constateren tussen de GBA en de aanvraaggegevens rechtmatig huursubsidie ontvangen. Ik verwijs naar mijn medeling over de bedrijfsvoering, zoals opgenomen in dit jaarverslag.
– Voorschotten Innovatieprogramma stedelijke vernieuwing Bij de uitbetaling van voorschotten voor het Innovatieprogramma stedelijke vernieuwing is niet voldaan aan een bepaling van de subsidieregeling. Hierdoor is een rechtmatigheidsfout ontstaan van € 26 miljoen.
Beheersmaatregelen zijn getroffen om de naleving van de bepalingen van de subsidieregeling te borgen.
– Bodemsanering: financieel beheer Het financieel beheer bij bodemsanering is verbeterd, maar nog niet alle noodzakelijke acties bij de kritieke processen van afwikkeling/vaststelling van reeds toegekende subsidies en de toekenning van nieuwe bedragen voor bodemsanering zijn ondernomen.
Er is verder gewerkt aan de acties uit het plan van aanpak. De regelgeving voor het aangaan van nieuwe verplichtingen in 2005 is nog niet gereed. Ik verwijs naar mijn medeling over de bedrijfsvoering, zoals opgenomen in dit jaarverslag.
– MenO-beleid Energiepremieregeling. Tekortkomingen in MenO-beleid met risico's voor de rechtmatigheid van naar verwachting € 175 miljoen aan afrekeningen van de Energiepremieregeling in 2004.
Het onderzoeksrapport van de VROM Inspectie is gecommuniceerd met de Tweede Kamer. Als gevolg van de in 2003 gesignaleerde tekortkomingen in het controlebeleid, mede als gevolg van een voortdurende overeenkomst met de uitvoeringsorganisaties, is door de Accountantsdienst van VROM op basis van de bevindingen van de VROM Inspectie vastgesteld dat er in 2004 sprake is van een financiële fout van € 7,2 miljoen en onzekerheid over € 15 miljoen. Ik verwijs naar mijn medeling over de bedrijfsvoering, zoals opgenomen in dit jaarverslag.
– Informatiebeveiliging Beperkte voortgang in de verbetering van ICT-aspecten van de bedrijfsvoering.
Door de centralisatie van de bedrijfsvoering is de opzet van het autorisatie- en wijzigingenbeheer verbeterd.
– Rijksgebouwendienst: financieel beheer In het financieel beheer van de Rijksgebouwendienst zijn wederom verbeteringen bereikt, maar aandachtspunten blijven de automatisering en de financiële administratie.
In 2004 zijn verbeterslagen gerealiseerd betreffende de automatisering en de financiële administratie. In 2005 zal besluitvorming plaatsvinden over een plan om te komen tot een herontwerp van de administratieve processen bij de RGD, met als doel om te komen tot effectievere werkwijzen en eenvoudigere procedures waardoor op termijn structurele verbetering van automatisering en financiële administratie kan worden bereikt. Ik verwijs naar mijn medeling over de bedrijfsvoering, zoals opgenomen in dit jaarverslag.
Aandachtspunten financieel beheer en materieelbeheer
– Controle verantwoordingen provincies en gemeenten Ontbreken van een controle van de beleidsverantwoording van provincies en gemeenten door een onafhankelijke derde, bijvoorbeeld een gemeentelijke of provinciale accountant. Dit is een tekortkoming in het controlebeleid.
VROM zal zelf de beleidsverantwoording van provincies en gemeenten (laten) controleren, indien zij daartoe aanleiding ziet. Daartoe ziet zij aanleiding als de beleidsverantwoording significant afwijkt van de beleidsverantwoording zoals deze door VROM wordt verwacht. In het verslagjaar is voortdurend met de Algemene Rekenkamer op ambtelijk niveau gecommuniceerd over de tekortkoming. Er is nog steeds een verschil van opvatting over de intensiteit van het controlebeleid betreffende de prestatieverantwoording. Systeemcontroles in de vorm van deelwaarnemingen ter plaatse acht VROM op voorhand voldoende, terwijl de AR deelwaarnemingen bij alle rechtstreekse en niet rechtstreekse gemeenten lijkt te eisen. De extra verantwoordingskosten afgezet tegen de baat van meer betrouwbare veantwoordingsinformatie acht VROM niet verantwoord.
– DG Ruimte: financieel beheer De kwaliteit van de financiële functie van het directoraat-generaal Ruimte is nog niet op het vereiste niveau. Versterking van de communicatie met de beleidsafdelingen is nodig. Bij de verstrekking van subsidies op grond van het Besluit Investeringen Ruimtelijke Kwaliteit is het verder VBTB-proof maken en de besteding van de subsidies aan het beoogde doel nog een aandachtspunt.
De administratie is VROM-breed gecentraliseerd m.i.v. medio 2004. Daarnaast is bij de reorganisatie van DGR de bedrijfsvoering samengevoegd met de stafondersteuning DG in het dienstbureau. Hierdoor is de communicatie tussen de bedrijfsvoering en de beleidsafdelingen verbeterd. T.b.v. de subsidies op grond van het Besluit Investeringen Ruimtelijke Kwaliteit zijn criteria vastgelegd op grond waarvan de subsidies worden toegekend.
– VROM-Inspectie: financieel beheer De verificatie bij de VROM-Inspectie is niet toereikend, waardoor zich problemen voordoen bij het naleven van de offerteprocedure en het aangaan van informele opdrachten.
Door de centrale VROM-verificatie en het dienstbureau wordt in opzet verzekerd dat de naleving van de rechtmatigheidsvoorschriften bij de VROM-Inspectie door de Inspecteur-Generaal kan worden gewaarborgd.
– Beleidsinformatie: VBTB De VBTB-conformiteit van het jaarverslag 2003 is verbeterd ten opzichte van het voorgaande jaar. Veelal ontbreken nog indicatoren die inzicht kunnen geven in de gerealiseerde effecten van het beleid. Ook is de relatie tussen doelen, prestaties en middelen nog niet overal even duidelijk.
De VBTB-conformiteit van de begrotingen 2004 en 2005 is door de AR onderzocht. Op de VBTB conformiteit betreffende de vragen «wat willen we bereiken» en «wat gaan we ervoor doen» scoort VROM in vergelijking met de overige departementen beter.