In de nota «beheer en toezicht» die in 1998 aan de Tweede Kamer werd voorgelegd (TK 25 860, nr. 1), is toegezegd dat het parlement bij de jaarlijkse rekening van het ministerie van Buitenlandse Zaken geïnformeerd zal worden over de bewezen gevallen van malversatie en de daarbij getroffen sancties respectievelijk de afweging die is gemaakt om geen sanctie te treffen.
Ook is toegezegd tekortkomingen zoals het niet (tijdig) ontvangen van projectrapportages ondanks herhaaldelijk rappel, het niet leveren van prestaties of het anders dan contractueel is overeengekomen besteden van beschikbaar gestelde middelen te melden wanneer er een substantieel belang gemoeid is.
Malversaties
In 2011 zijn in totaal zevenentwintig gevallen van vermoedens van malversaties gemeld. Vermoedens van malversatie worden altijd onderzocht. Eind 2011 zijn er nog dertien gevallen uit 2011 in onderzoek en twee gevallen uit 2010. Hieronder worden de vier bewezen malversaties genoemd uit 2010 en de tien bewezen malversaties uit 2011.
Forum of Activists Against Torture (FACT) – Rwanda
De European Anti-Fraud Office (OLAF) ontving in 2010 aanwijzingen dat de bijdragen van Cordaid en ICCO aan de organisatie Forum of Activists Against Torture (FACT) voor een deel op onregelmatige wijze aangewend zouden zijn. Van projectgelden zou ongeveer EUR 20 000 zijn opgenomen door de directeur van FACT voor privé-uitgaven. Uit onderzoek van Cordaid bleek geen frauduleus handelen. ICCO zag aanleiding tot het instellen van een vordering op FACT en hebben het contract beëindigd.
Onderwijssector – Zambia
Naar aanleiding van indicaties van financiële onregelmatigheden binnen het Ministerie van Onderwijs in Zambia schortte Nederland in 2010 in overleg met de andere donoren de bijdrage aan de onderwijssector op. De geconstateerde onrechtmatigheden, circa EUR 900 000, hadden betrekking op dubieuze betalingen met betrekking tot de bouw van scholen/klaslokalen en het niet leveren van schoolbanken. Voorwaarden werden gesteld aan het hervatten van de steun. Inmiddels is aan die voorwaarden voldaan en zijn de betalingen eind 2011 hervat.
Business development voucher services programme – Zambia
Nederland financierde het Business Development Voucher Services Programme. De contractpartner was Zambia Development Agency (ZDA) die coördinerend optrad richting verschillende uitvoerende partners. Tijdens een interne controle door ZDA bij een van de uitvoerende organisaties werden in 2010 mogelijke misstanden geconstateerd bij de selectie van een drukkerij voor printopdrachten. De printkosten waren ongeveer EUR 122 450 hoger dan de marktprijs. Ook werden op basis van valse bonnetjes benzinekosten in rekening gebracht (EUR 3 060). Inmiddels is het programma stopgezet en is het ingevorderde bedrag ontvangen.
African Enterprise Challenge fund – Nigeria
Nederland co-financiert samen met een aantal andere donoren het African Enterprise Challenge fonds. Bij een van de uit het fonds gefinancierde projecten voor financiële diensten per mobiele telefoon in Nigeria (Moneybox) is sprake van mismanagement en zijn niet aan het project toe te rekenen uitgaven van USD 183 599 geconstateerd. De afwikkeling hiervan loopt nog.
Population Services International – Mozambique
Ambassade Maputo financiert sociale marketing activiteiten van Population Services International (PSI) op het gebied van HIV/aids. Uit onderzoek, uitgevoerd door PSI in de provincie Nampula, bleek dat USD 19 500 van de bestedingen gebaseerd waren op valse bewijsstukken, waarvan USD 2 015 afkomstig van Nederland. Naar aanleiding van deze constatering zijn acht medewerkers in Nampula ontslagen. Ook zijn organisatorische en procedurele wijzigingen doorgevoerd om de interne controle bij de organisatie te versterken.
Population Services International – Zuid Afrika
Naar aanleiding van geconstateerde inkoop onregelmatigheden is een medewerker ontslagen en is het inkoopteam vervangen. Valse offertes hebben de prijs opgedreven waardoor er USD 3 612 te veel bij Nederland in rekening werd gebracht. Het verlies is inmiddels gecompenseerd door programma-inkomsten van PSI uit verkoop van condooms etc.
UNICEF – Pakistan
UNICEF-Pakistan ontdekte bij het subkantoor in Peshawar financiële onregelmatigheden. Het betrof een programma voor het herstel van scholen waarin vluchtelingen waren gehuisvest tijdens de vluchtelingencrisis van 2009. De scholen lagen in een moeilijk toegankelijk en onveilig gebied. Na een onderzoek stelde UNICEF vast dat van de Nederlandse bijdrage USD 61 491 onrechtmatig is besteed. UNICEF heeft naar aanleiding van het incident direct adequate maatregelen genomen (o.a. door versterking van de supervisie op interne controle en op naleving van de regels).
UNICEF – Mozambique
Naar aanleiding van vertraagde en inaccurate verantwoording van fondsen voor het Birth Registration Programme door vier provincies in Mozambique werd door UNICEF een onderzoek ingesteld. Uit onderzoek bleek dat met name sprake was van financieel mismanagement in betreffende provincies. Daarnaast werden in sommige gevallen bewijsstukken gemanipuleerd en «lekte» brandstof bedoeld voor het programma weg. In totaal werd rond de USD 50 000 teruggevorderd door UNICEF, werden directeuren en afdelingshoofden vervangen en werden maatregelen genomen (o.a. training op gebied van financieel management) om herhaling te voorkomen.
PharmAccess Foundation – Tanzania
Een van de projectmedewerkers heeft geld verduisterd o.a. door vergoedingen te claimen voor niet bestaande deelnemers aan workshops. De fraude vond plaats in 2010 en is in 2011 ontdekt door PharmAccess zelf. Uit een gericht onderzoek door Ernst & Young is gebleken dat het totale bedrag van de fraude ongeveer TZS 55 098 422 (ca. EUR 27 000) is. De betrokken medewerker werkt inmiddels niet meer bij de organisatie.
Private sector investment programme (PSI) – Albanië
Tussen de contractpartijen waren afspraken gemaakt die in strijd zijn met het Private Sector Investment Programme. De lokale partner heeft hiervan melding gemaakt bij Agentschap NL. Het Agentschap heeft het project stopgezet en het OM geïnformeerd. Er waren nog geen uitgaven gedaan.
Stichting DIR – Ethiopië
De nieuw aangetreden directeur van stichting DIR heeft laten weten dat een gedeelte van de subsidie oneigenlijk is besteed. Een accountant is ingeschakeld om dit te onderzoeken. Conclusie is dat de subsidie bovenmatig is besteed aan de financiering van organisatiekosten van de Stichting en derhalve aan een ander doel dan waarvoor deze gelden ter beschikking werden gesteld (circa EUR 115 000). Hierop is de subsidie stopgezet en zal financiële afwikkeling volgen.
Southern African AIDS Trust (SAT) – Mozambique en Tanzania
Southern African AIDS Trust is een NGO gevestigd in Zuid Afrika met kantoren in o.a. Mozambique en Tanzania. Samen met andere donoren gaf Nederland een bijdrage voor capaciteitsopbouw en voor een verbetering van de regionale aanpak van HIV/aids. Bij een intern onderzoek in Tanzania kwam mogelijke fraude met reisdeclaraties door de country programme manager en de country programme officer aan het licht. Uit de forensic audit blijkt het in totaal om circa USD 60 000 te gaan dat SAT via een gerechtelijk procedure probeert te verhalen op betrokkenen die overigens ontslag hebben gekregen.
Ook in Mozambique werd een forensic audit uitgevoerd naar aanleiding van beschuldigingen richting de country programme manager. Duidelijk werd dat in een aantal onderzochte situaties het handelen van de country programme manager niet integer was. SAT heeft hierop de country programme manager ontslagen.
Global Alliance for Vaccines and Immunisation (GAVI) – Mali, Kameroen, Niger
Op basis van het interne controle proces zijn inconsistenties in het financieel management aangetroffen in het zogenaamde Cash-based programme in Niger, Kameroen, Mali en Ivoorkust. Betalingen aan betrokken onderdelen zijn stopgezet en onderzoek is gestart (32 500 V, nr. 167). Het onderzoek in Mali leverde op dat in totaal USD 562 887 is misbruikt bestaande uit USD 334 614 ongerechtvaardigde uitgaven en USD 228 273 aan frauduleuze uitgaven. De Malinese Minister van Gezondheid heeft schriftelijk toegezegd de misbruikte fondsen onverwijld terug te betalen (32 500 V, nr. 194 en 33 000 V, nr. 8). De onderzoeken in Kameroen en Niger bevestigde misbruik voor een totaal bedrag van USD 6,7 miljoen. Hiervan bestaat ongeveer de helft uit niet-gedocumenteerde uitgaven en een klein deel ongemachtigde uitgaven, de andere helft diefstal (33 000 V, nr. 132). Beide regeringen hebben toegezegd het bedrag terug te betalen. De effectiviteit van de getroffen maatregelen zal gemonitord worden.
SNV-Latijns Amerika
Uit de internal audit van SNV Latijns Amerika blijkt dat in strijd met de aanbestedingsregels opdrachten zijn verstrekt. Tevens zouden opdrachten aan vrienden en bekenden zijn gegund. Nader onderzoek van de auditdienst wijst uit dat er geen aanwijzingen zijn van bewuste bevoordeling van relaties. Tevens werd op basis van alle 21 internal audit rapporten over de periode 2009–2010 geconcludeerd dat geen bevindingen inzake fraude en of oneigenlijk gebruik van middelen van materieel belang zijn aangetroffen.
Opgelegde sancties
In totaal zijn 11 sancties opgelegd aan contractpartijen in 2011. Sancties worden opgelegd indien contractueel overeengekomen rapportages ondanks herhaaldelijk rappel niet zijn ontvangen, prestaties niet geleverd zijn of de beschikbare middelen anders zijn gebruikt dan contractueel is overeengekomen. Sancties kunnen permanent of tijdelijk van aard zijn. Tijdelijke sancties kunnen bestaan uit het aanhouden van betalingen of het tijdelijk uitsluiten van organisaties tot aan de verplichtingen is voldaan. Permanente sancties bestaan uit het terugvorderen van voorschotten en eventuele juridische stappen tegen een organisatie.
In overeenstemming met de afspraak met de Tweede Kamer (TK 31 444 V, nr 6 10) worden sancties toegelicht, indien er sprake is van één of meerdere van onderstaande punten:
-
1. uitsluiting van een organisatie;
-
2. meerdere meldingen ten aanzien van een organisatie;
-
3. vorderingen van EUR 500 000 of meer.
Met betrekking tot de lokale NGO Municipalites du Mali kwamen meerdere meldingen van tijdelijk opgelegde sancties binnen. Nadat de eindrapportages waren afgekeurd bleef de organisatie in gebreke om een herziene eindrapportage te leveren. Derhalve werd een betaalstop opgelegd. De directeur werd via een rechtszaak afgezet. Het nieuwe bestuur werd geconfronteerd met deze situatie en had tijd nodig orde op zaken te stellen waardoor de nieuw afgesproken deadline niet werd gehaald. Uiteindelijk is op basis van de door de Ambassade uitgevoerde audit het niet verantwoorde bedrag teruggevorderd en terugontvangen.
Via deze NGO financierde Nederland nog een andere activiteit waarbij de rapportages pas werden ontvangen na dreiging van het opleggen van een sanctie.
De audit voor het Teacher Development programme, een onderwijsprogramma in Ethiopië, werd afgekeurd omdat de Nederlandse bijdrage niet kon worden teruggevonden. Een en ander werd gecorrigeerd in de eerstvolgende audit. Discussie over de consistentie van het werk van de auditor is ontstaan. In eerste instantie werd een betaalstop voor deze activiteit ingesteld waarna ook de voorgestelde overheveling van restfondsen naar een vervolgfase werd afgekeurd.
De organisatie Southern African Development Community in Botswana voldeed voor de activiteit «Hycos», met als doelstelling het opzetten van een database voor hydro-meteorologische gegevens, niet aan de laatste rapportageverplichtingen. In reactie op de aankondiging van een sanctie werden nadere afspraken gemaakt over het aanleveren van het audit rapport. De organisatie was in de veronderstelling dat de accountant door het Ministerie moest worden aangewezen. Dit misverstand werd opgehelderd. In september zou de audit worden afgerond. Tot op heden geen rapportage ontvangen. Ook pogingen om met de organisatie in contact te komen hebben tot niets geleid. De organisatie wordt gesommeerd het nog niet verantwoorde bedrag circa EUR 766 432 terug te betalen.
Ontheffing sanctiebeleid
In 2011 is in totaal 28 keer een verzoek gedaan voor tijdelijke ontheffing van het opleggen van een sanctie. In 23 gevallen heeft de departementsleiding daarmee ingestemd. Indien een contractpartij niet tijdig een gevraagde rapportage inlevert is het ministerie verplicht na het versturen van 2 rappellen een sanctie op te leggen. Het kan echter voorkomen dat de organisatie met redenen omkleed aangeeft de deadline niet te kunnen halen maar aannemelijk kan maken dat binnen afzienbare termijn dit wel te kunnen. In een dergelijk geval kan tijdelijke ontheffing verleend worden voor het opleggen van een sanctie. Hiervoor is een besluit van de ambtelijke leiding van de betreffende directoraten-generaal nodig. Nadat het rapport is ontvangen kan de activiteit regulier afgewikkeld worden. Als duidelijk is dat de contractpartij toch in gebreke blijft wordt alsnog een sanctie opgelegd.
Met betrekking tot de projecten die via de Europese commissie door de Afrikaanse Unie uitgevoerd worden is het afgelopen jaar wederom ontheffing van sanctie verleend. De Afrikaanse Unie is verplicht een audit uit te laten voeren voor de Nederlandse bijdrage aan diverse vredesmissies o.m. in Darfur. Het gaat om een zestal AMIS ( African Union Mission in Sudan) activiteiten. De donoren hebben, na lang wachten, een gezamenlijke audit uit laten voeren. De definitieve versie van het rapport is in september 2011 door de Europese Commissie ontvangen en geaccepteerd. Bijkomend probleem is dat er geen 1 op 1 aansluiting gemaakt kan worden met de administratie van Buitenlandse Zaken. De Afrikaanse Unie is gevraagd om de hiaten te verklaren.
Regelmatig vergt het voldoen aan de rapportageverplichtingen met betrekking tot de verdragsmiddelen het Surinaamse ministerie van Financiën meer tijd. Gezien het bijzondere karakter van de verdragsmiddelen en het mogelijk negatieve effect van sanctiemaatregelen voor Nederlandse ondernemingen die door de Surinaamse overheid gecontracteerd zijn wordt per geval besloten of een sanctiemaatregel kan worden toegepast en in welke vorm. Waar het gaat om situaties waar het ministerie aan geeft op korte termijn aan de rapportageverplichtingen te kunnen voldoen wordt tijdelijke ontheffing verleend. Deze maatregelen hebben tot nu toe het beoogde effect.
Met betrekking tot de African Union Special Summit on Refugees and Internally Displaced Persons in Kampala werd de verantwoordelijkheid voor rapportage bij de Oegandese overheid neergelegd. De ingediende financiële rapportage voldeed niet. Tijdelijke ontheffing werd verleend voor het opleggen van een sanctie om via de officiële kanalen een herziene financiële rapportage te verkrijgen. Bij het uitblijven van een reactie is het opleggen van een sanctie aangekondigd. Dit heeft recent geresulteerd in de ontvangst van de herziene financiële rapportage.
Het secretariaat van de Southern African Development Community heeft een algemene SADC-brede externe audit rapportage ingediend. De bijdrage van de donoren aan de HIV/aids unit van SADC zijn hierin niet te traceren. Bij aanvang van de activiteit is akkoord gegaan met deze algemene audits. Nu wordt hierop teruggekomen en wordt alsnog een audit gevraagd waarin de bijdrage van de donoren is gespecificeerd. Na enige vertraging is de herziene audit ontvangen en goedgekeurd.