Inleiding
De tijdelijke baten-lastendienst Doc-Direkt is op 1 januari 2011 gestart als nieuwe organisatie. Met ingang van 1 januari 2012 is de Shared Service Organisatie Enterprise Content Management (SSO-ECM) bij Doc-Direkt ondergebracht. Deze bestaande dienst is uitgeplaatst door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met als doel de komende jaren uit te groeien tot een rijksbrede dienstverlener op het gebied van digitaal documentbeheer en documentmanagement.
De cijfers van SSO-ECM zijn in de jaarrekening 2012 voor het eerst verwerkt waardoor baten, lasten en balanstotalen in 2012 hoger zijn dan 2011 omdat in 2011 de cijfers van SSO-ECM niet waren opgenomen.
In 2012 zijn de resterende activa en passiva van de Centrale Archief Selectiedienst op basis van de slotbalans overgedragen aan Doc-Direkt.
Op 18 december 2012 is besloten de status van tijdelijke baten-lastendienst van Doc-Direkt in te trekken. Dit omdat de vanaf 1 januari 2013 geldende Regeling agentschappen voorwaarden stelt waaraan Doc-Direkt niet kan voldoen. Doc-Direkt kan niet voldoen aan een verwachte omzet van meer dan € 50 mln. op jaarbasis en eveneens niet voldoen aan de aanvullende voorwaarde dat de gemiddelde afschrijvingskosten per jaar meer dan 5% van de totale lasten bedragen. Verder moet Doc-Direkt nog een ontwikkeling doormaken om te functioneren als een volwaardige baten-lastendienst terwijl de huidige financieringsstructuur het toelaat om in een kasverplichtingenadministratie te functioneren.
De organisatie Doc-Direkt heeft drie hoofdtaken:
-
1. Bewerken en beheren van de reguliere instroom;
-
2. Wegwerken van de achterstanden van na 1976 (incl. het tussentijds benodigde beheer). Alle achterstanden moeten in 2019 (totaal 10 jaar) zijn weggewerkt;
-
3. Digitale archiefbewerking waarmee in 2012 door de toevoeging van SSO-ECM mee is gestart.
In 2012 heeft Doc-Direkt de doelstelling om het financieel beheer op orde te krijgen niet gerealiseerd. De bedrijfsprocessen kunnen ook in 2012 niet als voldoende ordelijk en beheerst worden gekenmerkt. De combinatie van de aangepaste business-architectuur en de nieuwe organisatie-inrichting moeten het realiseren van die doelstelling in 2013 alsnog mogelijk maken.
Het negatieve resultaat van Doc-Direkt 2012 bedraagt ca. € 5,4 mln., waarbij het bedrijfsonderdeel SSO-ECM een positief resultaat van ca. € 1,0 mln. heeft gerealiseerd. Dit betekent dat het resultaat zonder de bijdrage van SSO-ECM een verlies van ca. € 6,4 mln. is.
Teneinde toekomstige verliezen te voorkomen heeft Doc-Direkt eind 2012/begin 2013 nieuwe financieringsafspraken met de zorgdragers gemaakt en is Doc-Direkt een reorganisatie ingegaan met als doelen een hogere productie en lagere kosten te realiseren.
Slotbalans
In het kader van de beëindiging van Doc-Direkt als batenlastendienst is er tevens een slotbalans opgesteld die overeenkomt met de balans uit de jaarrekening Doc-Direkt 2012. De slotbalans is voorzien van een controleverklaring van oordeelsonthouding.
Exploitatie
| (1) | (2) | (3)=(2)–(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting | Aangepaste Realisatie 2011 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 11.781 | 16.662 | 4.881 | 5.881 |
| Omzet overige departementen | 13.573 | 6.887 | – 6.686 | 5.664 |
| Omzet derden | 0 | 156 | 156 | 176 |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Bijzondere baten | 0 | 1.864 | 1.864 | 4.969 |
| Totaal baten | 25.354 | 25.569 | 215 | 16.690 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 24.866 | 30.131 | 5.265 | 23.270 |
| – personele kosten | 14.315 | 16.673 | 2.358 | 13.215 |
| – materiële kosten | 10.551 | 13.458 | 2.907 | 10.055 |
| Afschrijvingskosten | 214 | 761 | 547 | 727 |
| – immaterieel | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – materieel | 214 | 761 | 547 | 727 |
| Overige lasten | 24 | 68 | 44 | 111 |
| – dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – rentelasten | 24 | 68 | 44 | 111 |
| Bijzondere lasten | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Totaal lasten | 25.104 | 30.960 | 5.856 | 24.108 |
| Saldo van baten en lasten | 250 | – 5.391 | – 5.641 | – 7.418 |
Aanpassing cijfers 2011 voor vergelijkingsdoeleinden
De vergelijkende cijfers 2011 zijn in de verantwoordingsstaat 2012 aangepast voor vergelijkingsdoeleinden als gevolg van aanvullende informatie die ten tijde van de verantwoording 2011 niet beschikbaar was, maar wel relevant voor het inzicht in het resultaat van Doc-Direkt 2011 en 2012, alsmede de vermogenspositie per 31 december 2011. De aanpassing heeft tot gevolg dat het verlies van Doc-Direkt met € 2,9 mln. is verhoogd hetgeen het totale verlies 2011 op € 7,4 mln. brengt (in plaats van 4,4 mln.).
Omdat in de oorspronkelijke vastgestelde begroting de baten en lasten van SSO-ECM niet zijn opgenomen, is de realisatie vergeleken met de 1e suppletoire begroting en waar nodig van toelichtingen voorzien.
| Begroot cf 1e sup 2012 | Realisatie 2012 | Verschil | |
|---|---|---|---|
| (1) | (2) | (3)=(2)–(1) | |
| Omzet | |||
| Archiefbewerking Doc-Direkt | 14.013 | 6.513 | – 7.500 |
| Omzet projecten ex-CAS | 0 | 3.308 | 3.308 |
| Omzet Archiefbeheer | 3.176 | 1.160 | – 2.016 |
| Omzet overige diensten | 1.755 | 156 | – 1.599 |
| Omzet archiefopslag | 4.214 | 4.155 | – 59 |
| Omzet digitale dienstverlening | 8.437 | 8.413 | – 24 |
| Bijzondere baten | 0 | 1.864 | 1.864 |
| Totaal omzet | 31.595 | 25.569 | – 6.026 |
| Lasten | |||
| Personele kosten | 16.549 | 16.673 | 124 |
| Materiële kosten | 14.055 | 13.458 | – 597 |
| Rentelasten | 70 | 68 | – 2 |
| Afschrijvingskosten | 725 | 761 | 36 |
| Totaal lasten | 31.399 | 30.960 | – 439 |
| Resultaat | 196 | – 5.391 | – 5.587 |
Omzet
Omzet archiefbewerking
De omzet archiefbewerking ad € 6,5 mln. is ver achtergebleven bij de begrote omvang van € 14 mln. Van het begrote aantal te selecteren kilometers ad 34,9 km. is slechts 6,6 km., afgerond 19%, gerealiseerd. In dit gerealiseerde aantal kilometers zijn ook de verrichte werkzaamheden voor de ex-CAS projecten begrepen. Voor deze sterk achterblijvende productie zijn de volgende oorzaken te onderkennen:
Een deel van het werk is niet snel genoeg beschikbaar geweest waardoor leegloop is ontstaan;
Bij het aangeboden werk was sprake van een mismatch tussen de benodigde expertise en de bij het personeel voorhanden zijnde expertise;
De voor de te realiseren omzet benodigde snelheden worden niet gerealiseerd omdat de efficiëntie in het primair proces te beperkt is.
Omzet projecten ex-CAS
Deze omzet heeft betrekking op in Doc-Direkt gerealiseerde uren ten behoeve van projecten waarvan de kosten in CAS zijn gerealiseerd.
Omzet archiefbeheer
De omzet archiefbeheer wordt met name bepaald door de aantallen gelichte en geretourneerde dossiers. Deze klantvraag is voor Doc-Direkt nauwelijks beïnvloedbaar. Als gevolg van de verdergaande digitalisering neemt deze klantvraag in een hoog tempo af. Met de toename van de toegankelijkheid van digitale dossiers neemt de behoefte tot raadpleging van papieren dossiers af. Deze ontwikkeling gaat veel sneller dan voorzien en verklaart het, ten opzichte van de begroting, achterblijven van de gerealiseerde omzet archiefbeheer. De gerealiseerde omzet is afgerond slechts 30% van de begrote omzet.
Omzet overige diensten
De adviseurs van Doc-Direkt zijn grotendeels ingezet ten behoeve van het beter laten verlopen van de archiefbewerking. In plaats van het verstrekken van betaalde adviezen is de deskundigheid van deze medewerkers ingezet voor de verbetering van het primaire proces.
Bijzondere baten
De bijzondere bate ad € 1,864 mln. betreft een bijdrage van het moederdepartement voor het realiseren van een kwaliteitsverbetering in 2012 voor een bedrag van € 1,700 mln. en een eenmalige bijdrage voor het in dienst nemen van een medewerker van € 0,164 mln. Deze middelen zijn ondermeer aangewend om medewerkers te scholen en op te leiden met als doel de productie in het algemeen te verbeteren. Er zijn geen concrete, in cijfers uit te drukken, verbeteringen te koppelen aan de gerealiseerde output.
Balans
| Balans 2012 | Balans 2011 | Balans 2011 | |
|---|---|---|---|
| Aangepast1 | |||
| Activa | |||
| Immateriële activa | 292 | 0 | 0 |
| Materiële activa | 2.407 | 2.611 | 2.611 |
| – grond en gebouwen | 0 | 0 | 606 |
| – installaties en inventarissen | 1.887 | 2.190 | 1.584 |
| – overige materiële vaste activa | 520 | 420 | 420 |
| Voorraden | 111 | 82 | 82 |
| Debiteuren | 1.496 | 1.219 | 1.219 |
| Nog te ontvangen | 7.042 | 5.726 | 8.677 |
| Liquide middelen | 0 | – 486 | 0 |
| Totaal activa | 11.348 | 9.152 | 12.589 |
| Passiva | |||
| Eigen Vermogen | – 11.858 | – 6.228 | – 3.254 |
| – exploitatiereserve | – 6.467 | 1.190 | – 4.444 |
| – onverdeeld resultaat | – 5.391 | – 7.418 | 1.190 |
| Voorzieningen | 0 | 0 | 0 |
| Leningen bij het MvF | 0 | 2.097 | 2.703 |
| Crediteuren | 365 | 742 | 742 |
| Nog te betalen | 22.841 | 12.541 | 12.398 |
| Totaal passiva | 11.348 | 9.152 | 12.589 |
| 2012 | 2011 | |
|---|---|---|
| Eigen vermogen begin boekjaar | – 6.228 | 0 |
| Inbreng eigen vermogen ex-CAS | – 5.736 | 0 |
| Eenmalige stortingen | 5.497 | 1.190 |
| Exploitatiereserve | – 6.467 | 1.190 |
| Onverdeeld resultaat | – 5.391 | – 7.418 |
| Eigen vermogen einde boekjaar | – 11.858 | – 6.228 |
Kasstroomoverzicht
| Oorspronkelijk vastgestelde begroting (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2012 | 507 | – 486 | – 993 |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 464 | – 1.458 | – 1.922 |
|
| Totaal investeringen (–/–) | – 400 | – 850 | – 450 |
|
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 0 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 400 | – 850 | – 450 |
|
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | 0 | ||
|
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 5.497 | 5.497 | |
|
| Aflossingen op leningen (–/–) | – 214 | – 2.882 | – 2.668 |
|
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 400 | 179 | – 221 |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 186 | 2.794 | 2.608 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2012 (=1+2+3+4) | 757 | 0 | – 757 |
Toelichting
De operationele kasstroom blijft ver achter bij de begroting als gevolg van de substantieel lagere omzet waardoor een verlies ontstaat.
De investeringen zijn beduidend hoger, doordat de uitgestelde investeringen uit 2011 in 2012 alsnog uitgevoerd zijn en door de initiële investering van SSO-ECM, die niet in de oorspronkelijke begroting is opgenomen.
Het moederdepartement heeft eenmalige stortingen verricht om de vermogenspositie van Doc-Direkt te versterken. Het totaalbedrag aan rentedragende leningen bij het ministerie van Financiën is, als gevolg van het intrekkingsbesluit Doc-Direkt van 18 december 2012, per 31-12-2012 volledig afgelost. Hierdoor is ook het beroep op de leenfaciliteit beperkt gebleven tot de initiële lening ten behoeve van SSO-ECM.
Doelmatigheid
| Omschrijving Generiek Deel | realisatie 2009 | realisatie 2010 | realisatie 2011 | begroting 2012 | realisatie 2012 |
|---|---|---|---|---|---|
| Tarieven/uur | |||||
| – Bewerken | 66,98 | 75,98 | |||
| – Beheren | 61,07 | 79,12 | |||
| – Overige diensten | 141,84 | 98,50 | |||
| Omzet per produktgroep (pxq) | |||||
| – Bewerken, DVO-A | 11.781 | 9.821 | |||
| – Beheren, DVO-I | 11.377 | 5.471 | |||
| – Overige diensten-digitale dienstverlening | 8.437 | 8.413 | |||
| FTE-totaal (excl. externe inhuur) | 243,53 | 318 | 300 | ||
| FTE-productief | 200,8 | 273 | 234 | ||
| Uren per productieve FTE | 1.103 | 1.375 | 1.108 | ||
| Saldo van baten en lasten (% van de baten) | – 44% | 1% | – 21% | ||
| Realisatie achterstand in km's | 8,2 | 30 | 6,6 | ||
| Ziekteverzuim in % | 7,5% | 5% | 8,6% |
Doc-Direkt is er niet in geslaagd om in 2012 doelmatig te opereren.