In de bedrijfsvoeringparagraaf (BVP) wordt verslag gedaan van relevante aandachtspunten in de bedrijfsvoering van het Ministerie van Economische Zaken (EZ) en van het Diergezondheidsfonds (DGF). De BVP heeft conform de Comptabiliteitswet 2001 het karakter van een uitzonderingsrapportage. De informatie opgenomen in de BVP is tot stand gekomen vanuit het departementale management controlsysteem en informatie uit audits van de Auditdienst Rijk (ADR).
Het Audit Committee (AC) is voor het departementaal management een belangrijk instrument voor advisering over de bedrijfsvoering, waaronder het auditbeleid en risicomanagement. Het AC bestaat uit een voorzitter (de SG), de vijf DG’s, de directeur FEZ, de directeur ADR en twee externe leden. Het plan is om in 2013 een derde extern lid aan te stellen.
I Comptabele rechtmatigheid en getrouwheid
Vanuit de mij bekende informatie zijn er geen fouten en geen onzekerheden met betrekking tot de comptabele rechtmatigheid of getrouwheid geconstateerd die de tolerantiegrenzen op het niveau van het begrotingsartikel, van het totaal van de saldibalans, van het totaal van de baten-lastendiensten gezamenlijk of van de gehele departementale verantwoordingsstaat overschrijden.
II Totstandkoming van beleidsinformatie
Vanuit de mij bekende informatie zijn er geen belangrijke tekortkomingen in de totstandkoming van beleidsinformatie.
III Financieel en materieel beheer
Opvolging aanbevelingen Algemene Rekenkamer (AR)
De AR heeft in de rapporten bij het jaarverslag over 2011 geconcludeerd dat de bedrijfsvoering op orde is, met uitzondering van een aantal onvolkomenheden. Verwacht wordt dat met de volgende maatregelen opvolging is gegeven aan de over 2011 door de AR gesignaleerde onvolkomenheden in de bedrijfsvoering.
-
1. Naleving van Europese aanbestedingsregels door Agentschap NL (AgNL): AgNL heeft de nodige maatregelen getroffen ter verbetering van de volledigheid van het contractenregister, het autorisatiebeheer en de interne controle op de naleving van inkoopprocedures en het versterken van de positie van het Inkoop Expertisecentrum van AgNL.
-
2. Inkoopbeheer bij DICTU: DICTU heeft ter verbetering van het inkoopbeheer een verbeterplan opgesteld en geïmplementeerd in 2012.
-
3. Inkoopbeheer bij Dienst Regelingen (DR): DR heeft maatregelen genomen om de volledigheid van het contractenregister en de kwaliteit van de inkoopdossiers te verbeteren.
-
4. Informatiebeveiliging bij het kerndepartement: In 2012 is een nieuw informatiebeveiligingbeleid vastgesteld en geïmplementeerd.
-
5. Toezicht op het Centraal Orgaan Voorraadvorming Aardolieproducten (COVA): Doordat vanaf van 1 oktober 2013 geen ambtenaar van EZ meer aan het bestuur van de COVA deelneemt is de rolverdeling op het punt van verantwoordelijkheden verder verscherpt.
-
6. Beheer van opbrengsten bij NVWA: NVWA heeft in 2012 de nodige maatregelen getroffen om de controles op het tijdschrijfsysteem als basisvoor de facturering van uren te verbeteren.
Recent onderzoek door de Auditdienst Rijk en Algemene Rekenkamer heeft aangetoond dat vorderingen zijn gemaakt, maar dat bij AgNL en DICTU nog niet alle problemen zijn opgelost. Beide organisaties hebben dit in hun jaarverslag toegelicht. Bij AgNL is gebleken dat de interne beheersing van waarborgen om rechtmatig aan te besteden nog onvoldoende functioneert. Daarnaast zijn gebreken in het financieel beheer vastgesteld. AgNL heeft toegezegd een gestructureerd verbeterplan op te stellen. DICTU is nog bezig met het vervolmaken van een verbeterslag in het beheer van de overdracht van activa en inhuurcontracten. Het management van de betreffende baten-lastendienst heeft in haar bedrijfsvoeringsparagrafen hierover een toelichting opgenomen.
Nationale verklaring (NV)
Met de NV verklaart de minister van Financiën aan de Tweede Kamer en de Europese Commissie of het financieel beheer van Europese geldstromen binnen Nederland op orde is. In februari 2013 heeft de minister de deelverklaringen voor de gezamenlijke Europese Landbouwfondsen, het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) en het Europees Visserij Fonds (EVF) over voorgaande jaren afgegeven. In de deelverklaring EVF zijn twee belangrijke tekortkomingen geformuleerd inzake de managementverificaties en de informatiebeveiliging van de geautomatiseerde systemen. Deze tekortkomingen zijn in 2012 grotendeels opgelost. Afronding is gepland in het voorjaar 2013.
Inhuur Externen
De inhuuruitgaven zijn ten opzichte van 2011 met € 37 mln gedaald. Het inhuurpercentage (inclusief de reguliere inhuuruitgaven en exclusief de flexibele schil inhuuruitgaven bij AgNL en DR) over geheel 2012 is uitgekomen op 6,3% en valt daarmee onder de norm van 10% van de motie Roemer. De flexibele schil betreft het gebruik van in tijd, samenstelling en omvang wisselende inzet van externe inhuur waarvan AgNL en DR structureel gebruik maken om het aantal medewerkers en de benodigde kennis en expertise snel en flexibel aan te passen aan veranderingen in de omvang en samenstelling van het opdrachtenpakket. Het inhuurpercentage van EZ inclusief flexibele schil over 2012 komt uit op 10,8%.
IV Overige aspecten in de bedrijfsvoering
Krimptaakstelling
Door het kabinet Rutte I is aan EZ een budgettaire taakstelling op de apparaatskosten opgelegd van € 29 mln in 2012 oplopend tot € 282 mln in 2015 (met een doorloop tot € 325 mln in 2018). Een deel van deze krimprealisatie zal er toe leiden dat de omvang van EZ zal gaan afnemen. In 2012 is de bezetting van EZ met ruim 420 fte afgenomen. Hiermee heeft EZ tevens een voorsprong genomen op de voorgenomen realisatie in 2013.
Bedrijfsvoeringsystemen
In 2012 is een groot aantal nieuwe en geïntegreerde systemen in gebruik genomen, zoals kantoorwerkplekken, websites, documentmanagement, financiën/inkoop en de integratie in P-Direkt en is een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld en in uitvoering genomen.
Gebruik open standaarden
EZ werkt zoveel mogelijk met open standaarden voor informatietechnologie. Bij de in 2012 in gebruik genomen systemen is niet afgeweken van de lijst voor Open Standaarden. De in gebruik genomen nieuwe websites van EZ voldoen aan de webrichtlijnen.