Financieel beheer

In 2012 is een nieuw financieel en inkoopsysteem Leonardo in gebruik genomen. Dit ging gepaard met implementatie- en conversieproblemen die de ordelijkheid van het financieel beheer van met name het bestuursdepartement ernstig hebben aangetast. Om het financieel beheer te verbeteren is in 2013 het programma Verbetering Financieel Beheer gestart. In 2013 is een betrouwbaar en geschoond systeem gerealiseerd en zijn de achterstanden weggewerkt. De verbeteringen hebben er toe geleid dat de Algemene Rekenkamer het financieel beheer in 2013 niet meer als een ernstige onvolkomenheid heeft aangemerkt, maar als een onvolkomenheid.

In 2014 is gewerkt aan het duurzaam verbeteren van het financieel beheer binnen VenJ en de professionalisering van de controlfunctie. De belangrijkste activiteiten waren:

• • Het autorisatiebeheer is geoptimaliseerd. Belangrijke autorisatieconflicten zijn opgelost;

• • Het aantal gebruikersfouten bij boekingscoderingen is, vergeleken met voorgaande jaren, fors afgenomen. Door trainingen van medewerkers, systeemtechnische aanpassingen en extra controle op juiste invoer is de betrouwbaarheid van financiële informatie verbeterd;

• • De capaciteit voor de invulling van de financial concerncontrol op de administraties, het functioneel beheer en het opdrachtgeverschap voor het technisch beheer en ontwikkeling van het systeem zijn vergroot. De afhankelijkheid en de inhuur van externen is daarmee afgenomen;

• • In 2014 is conform toezegging onderzoek gedaan naar de vormgeving en invulling van de controlfunctie bij VenJ. De aanbevelingen worden in 2015 verder uitgewerkt en geïmplementeerd.

Met deze duurzame verbeteringen voldoet het financieel beheer aan de standaarden en vergt onderhoud en ontwikkeling. Aandachtspunt is het beheer van voorschotten. In 2014 zijn door het bestuursdepartement de nodige voorschotten niet tijdig of niet juist geregistreerd in de administratie, dan wel vastgesteld. De bijbehorende betalingen zijn wel correct verlopen.

Subsidiebeheer

Naar aanleiding van bevindingen van de Algemene Rekenkamer over 2012 is in 2013 in het kader van de verbetering van het financieel beheer een aantal subsidie-instrumenten herzien en ontwikkeld waarmee het subsidiebeheer in opzet is verbeterd, zoals: geactualiseerde beschrijvingen van de administratieve organisatie (AO), checklist (waaronder risicoanalyse), dossiergeleidelijst, modelbrieven, en dergelijke. Medio 2014 zijn deze instrumenten geïmplementeerd en geëvalueerd en ze worden toegepast met ingang van subsidieverstrekking in 2015.

Personeelsbeheer

In 2014 zijn concrete verbeteracties geïnitieerd die de kwaliteit van het personeelsbeheer binnen VenJ hebben verbeterd. Bij alle dienstonderdelen van VenJ zijn audits uitgevoerd naar de wijze waarop het personeelsbeheer en de interne controle wordt uitgevoerd. Tevens zijn de VenJ-personeelsdossiers gescreend op aanwezigheid van verplichte documenten en heeft controle plaatsgevonden op de juistheid van de salarisbetaling en toelages aan VenJ-medewerkers. Op basis van deze analyse hebben de dienstonderdelen hun personeelsdossiers gecompleteerd en eventuele omissies in de salarisbetaling en toekenning van toelages hersteld. Daarnaast hebben dienstonderdelen de interne controle op het personeelsbeheer geïntensiveerd. Het Basis Controleplan is in 2014 door alle dienstonderdelen (op hoofdlijnen) uitgevoerd. Kaders en werkprocessen in het personeelsbeheer zijn aangescherpt waardoor fouten bij de invoer in P-Direkt kunnen worden voorkomen.

Alle dienstonderdelen van VenJ ontvangen sinds juni 2014 maandelijks een rapportage over de stand van zaken op de kwaliteit van het personeelsbeheer op het niveau van het onderdeel. Daarnaast is het personeelsbeheer onderdeel van de P&C-cyclus. Daarmee wordt in het jaarplan aangegeven welke beheersmaatregelen zijn/worden getroffen. Over de voortgang wordt door de organisatieonderdelen aan de SG gerapporteerd in de kwartaalrapportages.

Met deze maatregelen kan worden gesteld dat het personeelsbeheer door de dienstonderdelen beheerst kan worden uitgevoerd en dat achterstanden in het personeelsbeheer grotendeels zijn ingelopen. 2015 zal in het teken staan van de verdere borging van de genomen beheersmaatregelen en het maken van de laatste slag in het completeren van de personeelsdossiers met de verplichte documenten.

Inkoopbeheer

Voor 2014 heeft VenJ de doelstelling voor het maximale bedrag aan onrechtmatigheden gesteld op € 17,8 mln. Om deze doelstelling te realiseren is de interne regelgeving middels een circulaire aangescherpt, is gewerkt aan de verbetering van de volledigheid van het contractenregister, aan de verbetering van de uitvoering van de spendanalyse ten behoeve van de maandrapportages inkoopbeheer en aan aanpassingen in Leonardo. Hoewel verbeterd, kan – mede op basis van de accountantscontrole – worden geconstateerd dat de spendanalyse ook in 2015 nog verdere verbetering behoeft.

Het totale bedrag aan onrechtmatige inkoopuitgaven over 2014 bij de onderdelen van VenJ bedroeg uiteindelijk € 36,8 mln. ten opzichte van circa € 31,6 mln. aan onrechtmatige inkoopuitgaven in 2013. Daarmee is de doelstelling van een verdere reductie van de onrechtmatigheden in de inkoop helaas niet gerealiseerd.

In totaal wordt een bedrag van ruim € 13 mln. veroorzaakt door het nog niet juist toepassen van de aangescherpte regelgeving uit de Aanbestedingswet 2013. Bovendien blijken er in dit kader ook regelmatig onduidelijkheden te bestaan over wat wel en niet als rechtmatig kan worden beschouwd. Daarnaast is € 1 mln. toe te schrijven aan onrechtmatigheden bij de Rijksdienst Caribisch Nederland. VenJ zal de onrechtmatigheden met de Rijksdienst Caribisch Nederland bespreken.

Bij de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is ondanks de verdere verbeteringen in het inkoopproces sprake van een stijging van de onrechtmatigheden ten opzichte van 2013: het bedrag aan onrechtmatigheden is uitgekomen op € 27,7 mln. (waarvan overigens € 11 mln. als een interpretatiefout op een specifiek aspect van de inkoop wordt gekwalificeerd). De onrechtmatigheden bij het bestuursdepartement bedragen circa € 3,9 mln. Tevens is bij de Raad voor de Kinderbescherming een bedrag van € 1,8 mln. geconstateerd aan onrechtmatige inkoopuitgaven. Deze waren in de eigen interne controle van de Raad niet geconstateerd en dientengevolge ook niet opgenomen in de maandelijkse rapportages aan het departement. Bij de overige sectoren bedroeg het totale bedrag aan onrechtmatige inkoopuitgaven ca. € 3,4 mln.

1. Bestuursdepartement

De verbeteringen in het inkoopbeheer van het bestuursdepartement betroffen:

• • De volledige registratie van contracten

  Medio 2014 is de registratie van contracten, veelal contracten die waren overgekomen naar VenJ als gevolg van de departementale herindeling en rijkscontracten onder categoriemanagement, gecompleteerd. Daarnaast wordt thans onderzocht hoe het financieel systeem het beste kan worden gebruikt voor de registratie van contracten, mede aan de hand van het gebruik van eenduidige contractdefinities. Tevens is in 2014 actie ondernomen om de inkoopdossiers te completeren.

• • Verbeteringen in de wijze van totstandkoming van de maandelijkse rapportage over onrechtmatige inkoopuitgaven casu quo de spendanalyse

  Het bestuursdepartement heeft voor de totstandkoming van de maandrapportage over onrechtmatige inkoopuitgaven de hiertoe door het Openbaar Ministerie ontwikkelde werkwijze ingevoerd, die door de Algemene Rekenkamer als «best practice» werd bestempeld. Het betreft een aanpassing van de maandelijkse rapportage conform de nieuwe aanbestedingswet en de herziene interne richtlijnen voor het inkoopbeheer. Daarmee wordt tevens een spendanalyse op basis van de definitie van de Algemene Rekenkamer uitgevoerd.

• • Verbeteringen in de geautomatiseerde ondersteuning van het inkoopproces door Leonardo

  Voor de verbetering van de geautomatiseerde ondersteuning van het inkoopproces zijn in 2014 negen belangrijke wijzingen doorgevoerd in Leonardo.

2. DJI

DJI heeft de afgelopen jaren fors geïnvesteerd in het verbeteren van het inkoopbeheer. In dat kader is ook in 2014 speciale aandacht uitgegaan naar de door de Algemene Rekenkamer gedane aanbevelingen op het gebied van:

• • Maatregelen ter verbetering van het contractregister;

• • Een gedetailleerde procesbeschrijving voor de werkwijze die gehanteerd wordt voor de toetsing of aan de aanbestedingsregels wordt voldaan;

• • Maatregelen ter verbetering van de sturing op de centrale inkoop.

Deze maatregelen hebben in 2014 slechts beperkt effect gehad. De in 2014 specifieke opgetreden onrechtmatigheid op het gebied van de inhuurverlengingen van ICT en hoger personeel zijn overigens wel door de eigen systeemcontrole van DJI gedetecteerd en de beheersmaatregelen zijn direct genomen.

Signaleren en aanpakken van M&O/frauderisico’s

• • Rijksbrede aanpak ter versterking van het voorkomen en bestrijden van fraude

  Eén van de hoofdlijnen van de door Veiligheid en Justitie gecoördineerde rijksbrede aanpak van fraude99 is fraudebestendige regelgeving. Om gelegenheden om fraude te kunnen plegen weg te nemen, is het belangrijk om bij het opstellen en aanpassen van wet- en regelgeving een goede inschatting te maken van potentiële zwakke plekken of frauderisico’s van nieuwe voorstellen. Om die reden is het wetgevingsproces rijksbreed aangepast zodat alle departementen prioriteit geven aan de fraudebestendigheid van voorstellen. Door een aanscherping van het Integraal Afwegingskader voor beleid en regelgeving (IAK) kunnen zowel beleidsmakers als wetgevingsjuristen samen met beoogde uitvoerders en handhavers beter inschatten in hoeverre het voorgenomen beleid of de regelgeving zal worden nageleefd en of en welke frauderisico’s aan het voorstel kleven. In aanvulling hierop is de mogelijkheid geïntroduceerd om in gevallen waarin er onzekerheid is over de frauderisico’s van een nieuwe regeling of op voorhand duidelijk is dat er een kwetsbaarheid resteert, opdracht te geven tot een periodieke fouten- en misbruiksignalering. Het betreffende departement vraagt in dat geval binnen een vooraf vastgestelde termijn signalen hierover op bij de diensten die belast zijn met de uitvoering, handhaving en opsporing.

• • Risico’s (financiële) integriteitsschendingen

  Het tv-programma «Zembla» meldde in oktober over het mogelijk onrechtmatig handelen van een ICT-dienstverlener tussen 2005 en 2010 waar onder andere VenJ bij betrokken was. Direct nadat VenJ vragen van Zembla had ontvangen, is gestart met een grondig onderzoek van de door Zembla aangedragen casuïstiek. Tegelijkertijd zijn de integriteitsregels via de interne communicatiekanalen aan alle medewerkers en leidinggevenden opnieuw onder de aandacht gebracht. Aanvullend heeft VenJ de Auditdienst Rijk (ADR) gevraagd een onafhankelijk onderzoek laten verrichten naar de bekendheid van de integriteitsregels voor het aannemen van geschenken en het ingaan op uitnodigingen. VenJ heeft eveneens relevante informatie in handen gesteld van de Autoriteit Consument en Markt (ACM) om een onafhankelijk oordeel te krijgen over schending van het mededingingsrecht.

  Op verzoek van het Ministerie van BZK heeft elk ministerie eind 2014 een check gedaan op het integriteitsmanagement. De hoofdvraag was of het stelsel van integriteitszorg op orde is in het licht van de geldende waarden en normen en de actuele inzichten en ontwikkelingen.

  Wat betreft VenJ is geconstateerd dat het stelsel van integriteitsmanagement op orde is: het proces is goed ingericht, procedures zijn op orde, er is aandacht voor preventie en opleiding en er is voldoende capaciteit beschikbaar. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan een verdere professionalisering met aandacht voor incidentmanagement, actualiteit van regelingen en procedures van melding tot aan de afdoening.

  In het financieel en personeelsbeheer zijn, conform de overheidsregels, voorzieningen aanwezig ter voorkoming van fraude. In het financieel beheer is het autorisatiebeheer van het financieel- en inkoopsysteem Leonardo in 2014 op orde gebracht. Ten aanzien van het subsidiebeheer zijn medio 2014 maatregelen geïmplementeerd om door ex ante en ex post risicoanalyse de kans op misbruik of oneigenlijk gebruik te voorkomen. De beheersing van het M&O-risico bij bijdrage- en subsidieverlening vergt ook in 2015 verdere aandacht.

  Binnen het personeelssysteem P-Direkt wordt gebruik gemaakt van geautomatiseerde controles in het systeem en functiescheidingen in de workflow, waardoor veel bewuste en onbewuste fouten van mensen voorkomen kunnen worden. Waar dit niet als systeemcontrole kan worden afgevangen, wordt aanvullend controle uitgevoerd. Voor de restrisico’s die niet langs deze lijn kunnen worden afgevangen hanteert VenJ sinds 2010 het Basiscontroleplan met controles op onder meer de verlofadministratie, de salarisbetaling, het besluitenregister, mutaties en wanneer daar aanleiding toe bestaat, specifieke thematische controles. Op de uitvoering van het Basiscontroleplan wordt gemonitord. Daarnaast worden de gebruikers van P-Direkt nadrukkelijk gewezen op hun verantwoordelijkheid voor integer handelen.

  Voor 2014 zijn ten aanzien het gebruik van P-Direkt als systeem voor het personeelsbeheer binnen Veiligheid en Justitie geen gevallen van fraude of misbruik van het systeem bekend geworden.