Verdeling macrobudget 2015 Participatiewet
Per 1 januari 2015 is de Participatiewet in werking getreden. De verdeling over de gemeenten van de gedecentraliseerde middelen zal plaatsvinden door een integratie-uitkering op grond van de Financiële verhoudingswet. Dit wordt tevens de juridische grondslag. Vooruitlopend daarop heeft SZW medio 2014 indicatief de te verwachten budgetten voor de gemeenten bekend gemaakt. Op dat moment ontbrak een formele juridische grondslag voor een formele toedeling. Het was van belang de budgetten tijdig bekend te maken, om de gemeenten in staat te stellen op de formele budgettoekenning te anticiperen.
Grote ICT-projecten
Het rapport Elias is belangrijk voor SZW. De lessen eruit neemt SZW ter harte.
Het kerndepartement SZW kende in 2014 één actueel project als onderdeel van de rapportage grote en risicovolle ICT-projecten via de jaarrapportage bedrijfsvoering Rijk aan de Tweede Kamer.
Voor dit project Continue Screening Kinderopvang fase 2 is een privacy impact assessment (PIA) uitgevoerd met behulp van het toetsmodel privacy impact assessment Rijksdienst. Tevens is onder begeleiding van de ADR een risicoanalyse uitgevoerd. De resultaten zijn door directie Kinderopvang van SZW verwerkt in het wetsvoorstel personenregister kinderopvang en peuterspeelzalen en hebben een verdere doorwerking in de afspraken met CIBG over de realisatie van het personenregister en het toekomstig beheer.
Betaalgedrag
De tijdigheid van betalingen (binnen 30 dagen) is in 2014 stabiel gebleven op 97%, gemeten op basis van de ontvangstdatum. Het hoge percentage tijdige betalingen is mede bereikt doordat kleine facturen in een versnelde procedure worden betaald (verlicht betalen). De controle vindt dan achteraf steekproefsgewijs plaats.
Begin 2014 is geconstateerd dat de daarvoor gehanteerde werkwijze niet volledig voldoet aan de regelgeving doordat niet in alle gevallen een individuele prestatieverklaring is verstrekt. SZW heeft daarop een risicoanalyse uitgevoerd op basis waarvan de inschatting is gemaakt dat SZW met de gekozen werkwijze een acceptabel risico loopt en de extra inspanningen om dit risico te verminderen daar niet tegen opwegen. Hierover heeft afstemming met het Ministerie van Financiën plaatsgevonden. Bij de weging van het risico heeft ook een rol gespeeld dat het Ministerie van Financiën een wijziging van de regelgeving in voorbereiding heeft. Consequentie van de gemaakte keuze is dat de betalingen op deze facturen voor een bedrag van € 3 miljoen onrechtmatig zijn (1,5% van het totaalbedrag van alle betalingen op facturen).
Informatiebeveiliging
In 2014 is veel tijd en aandacht besteed aan het verder verbeteren van de informatiebeveiliging, mede op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR). Op projectmatige basis is een inventarisatie gemaakt van de informatieverwerkende systemen en onderwerpen waar nog aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn. Waar mogelijk zijn deze aanvullende maatregelen genomen. In 2015 moeten verantwoordelijke lijnmanagers zorgdragen voor verdere implementatie van de BIR en tevens de bijbehorende activiteiten als reguliere acties op nemen in de PDCA-cyclus.
Daarnaast zijn in 2014 workshops en lezingen verzorgd voor medewerkers om het beveiligingsbewustzijn te versterken. Het geactualiseerde informatiebeveiligingsbeleid is vastgesteld door de SG.
Subsidiebeheer
SZW maakt indien nodig gebruik van subsidies. Het beheer is over het algemeen op orde. Er zijn in 2014 bevindingen die aanleiding zijn voor scherpe aandacht voor subsidiebeheer in 2015. Het betreft onder andere het naleven van regels omtrent voorschotten en volledigheid van dossiers.
Agentschap SZW (AGSZW)
In 2014 is AGSZW doorgelicht in het kader van de Regeling Agentschappen. AGSZW herkent zich in het rapport en de daarin opgenomen aanbevelingen. AGSZW heeft met tevredenheid kennisgenomen van de constatering dat zij zowel binnen als buiten SZW een goede naam heeft, kostenbewust is en nadrukkelijk heeft bijgedragen aan een rechtmatige uitvoering van ESF. Uit de inmiddels vastgestelde Tarievennota 2015 blijkt dat AGSZW een aantal aanbevelingen al heeft overgenomen. In overleg met de eigenaar en de opdrachtgevers zullen de overige aanbevelingen ter hand worden genomen.
Caribisch Nederland
Op grond van de audit van de ADR van november 2014 kan worden geconcludeerd dat het financieel beheer op onderdelen nog verdere verbetering behoeft. De audit wees onder meer uit dat de applicatie voor de Wet ziekteverzekering BES en de Wet ongevallenverzekeringen BES niet geheel accuraat werkt. Dit probleem is onder de aandacht gebracht van de leverancier. Totdat een oplossing gevonden is, worden eventuele fouten handmatig hersteld. Ook op andere punten van het financieel beheer zijn maatregelen ter verbetering in voorbereiding.
Audit Committee (AC)
Het AC heeft zich in 2014 allereerst gericht op risicomanagement en het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering van SZW. Naar aanleiding van het jaarverslag 2013 is in maart gesproken over het auditrapport 2013 van de ADR en over het auditplan voor 2014. In elk volgend AC heeft de ADR gerapporteerd over de voortgang van het auditplan en is het AC geïnformeerd over de lopende onderzoeken van de AR. Daarnaast heeft het AC eind 2013 zijn functioneren geëvalueerd. Naar aanleiding daarvan is besloten dat het AC de focus verbreedt naar de gehele wijze van besturing en bedrijfsvoering van het departement, inclusief de keten van beleid, uitvoering en toezicht. In 2014 is gestart met het bespreken van inhoudelijke gespreksthema’s, waarbij het AC een kritische zijlichtfunctie vervult ten aanzien van risico’s en sturingsvraagstukken in het brede domein van sociale zaken en werkgelegenheid.