Het jaar 2015 heeft in het teken gestaan van de het uitwerken van de aanbevelingen van het ABD rapport, het voorbereiden van de wijziging van de topstructuur, het invoeren van de mobiliteitskaart en het verder uitbreiden van de samenwerking met de Hoge Colleges voor wat betreft de financiële administratie en ondersteunende financiële systemen.
1. Rechtmatigheid
In 2015 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave. Het rapport van de Auditdienst Rijk geeft geen aanleiding tot opmerkingen.
2. Totstandkoming beleidsinformatie
Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan. De Tweede Kamer heeft voor de totstandkoming van de niet-financiële informatie de procedure gevolgd.
3. Financieel en materieelbeheer
Het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid en wordt zo doelmatig mogelijk ingericht.
De Tweede Kamer hecht belang aan het rechtmatig en doelmatig aanbesteden van goederen en diensten waarbij naast de vigerende wet- en regelgeving ook de interne procedures strikt worden gehanteerd. De keuze voor een aanbestedingsprocedure of een leverancier vindt op een zorgvuldige en objectieve wijze plaats. Met ingang van juli 2015 wordt die keuze systematisch vastgelegd in de dossiers. Overigens wordt daarbij de grens van € 33.000,– gehanteerd zoals geadviseerd door de Algemene Rekenkamer.
De door de Auditdienst Rijk genoemde financiële beheerfout (onzekerheid) betreft één aanbesteding en valt binnen de toleranties.
De kwaliteit van het financieel beheer wordt mede bepaald door degene die verantwoordelijk zijn voor het verlenen van de prestatieverklaring, het controleren van de factuur (prijs * hoeveelheid) en het goedkeuren van de factuur voor betaling. Door de instroom, doorstroom of uitstroom van medewerkers is gebleken dat die verantwoordelijkheid opnieuw onder de aandacht moet worden gebracht. De Tweede Kamer stelt een instructie op waarin per rol de verantwoordelijkheden en bevoegdheden wordt uitgeschreven en zal deze met alle betrokken functionarissen binnen de financiële functie bespreken.
In de relatie tussen de Tweede Kamer en de andere Hoge Colleges is een onderscheid aan te brengen tussen de samenwerking voor wat betreft het gebruik van de ondersteunende financiële systemen door alle Colleges en de pilot waarbij medewerkers van de financiële administratie van de Algemene Rekenkamer en de Nationale ombudsman zijn gedetacheerd bij de financiële administratie van de Tweede Kamer.
In het kader van de samenwerking is begin 2016 een aanvang gemaakt met het periodiek (gebruikers) overleg waarin diverse thema's, waaronder het delen van best practices aan bod komt.
In het kader van de pilot met de Algemene Rekenkamer en de Nationale ombudsman wordt gewerkt aan het uniformeren en standaardiseren van werkwijzen en inrichting van de applicaties en de managementinformatie, waardoor de inzetbaarheid van de medewerkers binnen de verschillende financiële administraties eenvoudiger is te realiseren.
De Tweede Kamer hanteert de eigen procedure voor wat betreft het verstrekken van gratificaties nauwgezet. In de door de Auditdienst Rijk vermelde situatie betreft het een uitzondering die door de Griffier als hoogste ambtelijke leiding is geautoriseerd.
De Tweede Kamer zal in de beschrijving van de processen en de werkinstructies de functie van de checklist opnemen zodat voor een ieder duidelijk en zichtbaar is wie en waarvoor is geparafeerd.
Hoewel de Tweede Kamer de opmerking over de ISAE-3402 verklaring begrijpt, is vaker aangegeven dat Centric kiest voor deze werkwijze en dat de Tweede Kamer voldoende zekerheid heeft binnen het totale stelsel van controlemaatregelen om de juistheid van de uitbetaalde salarissen vast te stellen.
4. Overige aspecten van bedrijfsvoering
Audit Committee
Het Audit Committee heeft in maart de evaluatie over het eigen functioneren besproken. Vanwege het vertrek van zowel de Griffier als de beide directeuren in 2015, is besloten om in 2016 een kennismakingsbijeenkomst te plannen tussen de nieuwe MT leden en de externe leden van het Audit Committee.
De Tweede Kamer streeft ernaar om op alle fronten compliant te zijn, zo ook voor wat betreft de informatiebeveiliging van het financiële systeem Oracle. Het informatiebeveiligingsbeleid van de Tweede Kamer en de vastgestelde beheersmaatregelen vormen daarbij de leidraad. In 2016 zullen de aanbevelingen van de Auditdienst Rijk ten aanzien van de application en general IT controls worden ingevoerd.
De Tweede Kamer heeft in verband met de invoering van de meldplicht datalekken een quick scan uitgevoerd die de basis vormt voor te nemen maatregelen om de informatiebeveiliging te optimaliseren. In dat kader is ook een conceptprocedure opgesteld die momenteel onderwerp van gesprek is. De Tweede Kamer verwacht dat de procedure eind maart is ingevoerd.
Aanbestedingswet
Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet (AW) stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen.
Bovendien moeten zij op verzoek van een ondernemer de motivering van die keuze verstrekken. Voor het verantwoordingsjaar 2015 bestond onduidelijkheid over de vraag of en zo ja welke documentatievereisten werden gesteld aan deze keuze.
Voor het verantwoordingsjaar 2015 heeft de Algemene Rekenkamer aangekondigd dat in afwachting van nadere kaders voor het controlejaar 2015 de motivering van de objectieve leverancierskeuze voor alle inkopen tussen de nul en € 33.000,– niet in het rechtmatigheidsoordeel wordt betrokken. Bevindingen op dit punt bij inkopen boven deze grens kunnen leiden tot onzekerheden in de inkoopstroom.
Voor 2016 en volgende jaren wordt een nader kader opgesteld dat kan rekenen op draagvlak bij alle betrokken partijen (regelgevers, kaderstellers, uitvoerders en controleurs).