De Algemene Rekenkamer besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. Op basis van maandelijkse managementinformatie beoordelen we of die processen doelmatig en rechtmatig worden uitgevoerd. In viermaandelijkse rapportages volgen we de inhoudelijke voortgang van ons werkprogramma en het bereiken van onze doelen. In deze paragraaf lichten we opvallende zaken in de bedrijfsvoering toe.
1. Rechtmatigheid
In 2015 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.
2. Totstandkoming beleidsinformatie
De managementinformatiesystemen hebben voldaan aan de kwaliteitseisen. Er hebben zich in 2015 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De managementinformatie is reproduceerbaar.
Naast de maandelijkse managementinformatie werden viermaandelijkse rapportages opgesteld. Enerzijds bedoeld om intern inzicht te krijgen in de impact van onze activiteiten en om hieruit lessen te trekken voor de toekomst. Anderzijds om de uitvoering van ons werkprogramma in kaart te brengen en eventueel bij te stellen. Door die informatie kunnen we beter sturen op de uitvoering van ons werkprogramma en op verbetering van onze werkzaamheden.
3. Financieel en materieel beheer
De inzet van de beheersinstrumenten heeft in 2015 geresulteerd in beheerste bedrijfsprocessen. De belangrijkste punten die zijn gerealiseerd zijn:
P-controles
Met P-direkt zijn in de vorm van een overdrachtsprotocol, afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden ten aanzien van de verbijzonderde IC op de HR(+)-taken. P-direkt rapporteert haar bevindingen in beheersverslagen over de betrouwbaarheid en controleerbaarheid van haar primaire dienstverlening aan de Algemene Rekenkamer. De ADR voorziet deze beheersverslagen van een accountantsverklaring. P-direkt heeft aangegeven deze beheersverslagen te zullen opstellen. De Algemene Rekenkamer heeft met P-direct afgesproken in ieder geval over 2015 nog een dergelijk beheersverslag zal opstellen, voorzien van een accountantsverklaring.
Frauderisico's
In de bedrijfsvoering van de Algemene Rekenkamer doen zich geen bijzondere frauderisico's voor. De gebruikelijke risico's die zich voordoen in het inkoopproces en het betaalproces worden beheerst door functiescheiding, bevoegdhedentoekenning waaronder een dubbele autorisatie op betalingen, interne controles en budgettering.
Budgetbeheersing
In 2015 heeft de Algemene Rekenkamer invulling gegeven aan de inspanningsverplichting Rutte I en heeft zij haar begroting nagenoeg geheel uitgeput. Gegeven de kostenstructuur van de Algemene Rekenkamer is het grootste deel van de inspanningsverplichting gerealiseerd door een lagere personele bezetting. De resterende flexibiliteit van de begroting is derhalve beperkt.
Tijdigheid betaling crediteuren
79% van de facturen is binnen dertig dagen na factuurdatum betaald. Hiermee voldoen we nog niet aan onze doelstelling om tenminste 90% van de facturen binnen dertig dagen te betalen. De oorzaak van late betaling ligt in een aantal gevallen in een dispuut met de leverancier omdat niet conform de contractuele afspraken wordt gefactureerd. In een aantal gevallen worden facturen pas ver na de factuurdatum ontvangen en zijn scans niet op een juiste manier in de digitale workflow gebracht. Overigens bedraagt de gemiddelde betaaltermijn in 2015 21 dagen.
Samenwerking Tweede Kamer
Sinds 2011 maakt de Algemene Rekenkamer gebruik van het financieel informatiesysteem van de Tweede Kamer en maakt zij gebruik van de technische en financiële infrastructuur.
De samenwerking, die in beginsel was gericht op een aantal basisfunctionaliteiten, is in de afgelopen jaren uitgebreid met onder andere functionaliteiten voor bestellen en inkopen, het scannen en goedkeuren van digitale facturen en het genereren van managementrapportages.
Door deze ontwikkeling was het wenselijk om de bestaande samenwerking te formaliseren in een samenwerkingsovereenkomst waarin producten, diensten, rollen en verantwoordelijkheden zijn benoemd.
Daarnaast loopt er vanaf 11 mei een pilot van 1 jaar waarbij de 2 financieel medewerkers van de Algemene Rekenkamer ook fysiek bij de Tweede Kamer zijn ondergebracht. Doel van de pilot is om te bekijken of het uitbesteden van administratieve taken aan de Tweede Kamer een passende, en met name werkbare, oplossing is om de continuïteit van de administratieve gegevensverwerking van de Algemene Rekenkamer beter te waarborgen.
4. Overige aspecten van bedrijfsvoering
Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet (AW) stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen.
Bovendien moeten zij op verzoek van een ondernemer de motivering van die keuze verstrekken. Voor het verantwoordingsjaar 2015 bestond onduidelijkheid over de vraag of en zo ja welke documentatievereisten werden gesteld aan deze keuze.
Voor het verantwoordingsjaar 2015 heeft de Algemene Rekenkamer aangekondigd dat in afwachting van nadere kaders voor het controlejaar 2015 de motivering van de objectieve leverancierskeuze voor alle inkopen tussen de nul en € 33.000 niet in het rechtmatigheidsoordeel wordt betrokken. Bevindingen op dit punt bij inkopen boven deze grens kunnen leiden tot onzekerheden in de inkoopstroom.
Voor 2016 en volgende jaren wordt een nader kader opgesteld dat kan rekenen op draagvlak bij alle betrokken partijen (regelgevers, kaderstellers, uitvoerders en controleurs).