1. Rechtmatigheid
In 2015 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.
2. Totstandkoming beleidsinformatie
Uit diverse interne informatiesystemen wordt informatie gegenereerd over het primaire proces en over bedrijfsvoeringaspecten. Deze informatie wordt wekelijks in het MT behandeld en op basis van deze informatie worden zo nodig maatregelen genomen. Informatie over de voortgang in het primaire proces wordt periodiek in het Kapittel voor de Civiele Orden besproken.
3. Financieel en materieelbeheer
Het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid en wordt overigens zo doelmatig mogelijk ingericht. Het voorraadsysteem van de versierselen is gekoppeld aan het financiële systeem. Hierdoor is er controle en is de actuele waarde van de voorraad goed inzichtelijk.
In 2014 is Doc-Direkt ingehuurd om in het archief de dossiers te ordenen en dat is in 2015 afgerond.
De vervanging van het ICT-decoratiesysteem Daisy is in volle gang en dit zal in 2016/2017 nog doorlopen. De vervanging is noodzakelijk, omdat het systeem in een verouderende techniek is gebouwd en derhalve niet meer onderhouden kan worden.
4. Overige aspecten van bedrijfsvoering
Huisstijl
In 2015 is er een nieuwe huisstijl voor de Kanselarij der Nederlandse Orden (KNO), voor het Kapittel voor de Civiele Orden en voor het Kapittel der Militaire Willems-Orde geïmplementeerd. Deze huisstijl is niet alleen op de papieren uitingen van de KNO terug te vinden maar ook zijn er diverse digitale aanpassingen gemaakt opdat er vanuit de KNO ook digitaal herkenbaar gecommuniceerd kan worden.
Aanbestedingswet
Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet (AW) stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen.
Bovendien moeten zij op verzoek van een ondernemer de motivering van die keuze verstrekken. Voor het verantwoordingsjaar 2015 bestond onduidelijkheid over de vraag of en zo ja welke documentatievereisten werden gesteld aan deze keuze.
Voor het verantwoordingsjaar 2015 heeft de Algemene Rekenkamer aangekondigd dat in afwachting van nadere kaders voor het controlejaar 2015 de motivering van de objectieve leverancierskeuze voor alle inkopen tussen de nul en € 33.000,– niet in het rechtmatigheidsoordeel wordt betrokken. Bevindingen op dit punt bij inkopen boven deze grens kunnen leiden tot onzekerheden in de inkoopstroom.
Voor 2016 en volgende jaren wordt een nader kader opgesteld dat kan rekenen op draagvlak bij alle betrokken partijen (regelgevers, kaderstellers, uitvoerders en controleurs).