De verantwoording in het departementale jaarverslag is in overeenstemming met de begrotingswetten, de Europese regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en in ministeriële regelingen opgenomen bepalingen. Voor de bepaling van fouten en onzekerheden is de rijksbrede normering toegepast.
Onzekerheid inkoopuitgaven door interpretatie aanbestedingswet met betrekking tot motivering leverancierskeuze
Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet (AW) stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen. Bovendien moeten zij op verzoek van een ondernemer de motivering van die keuze verstrekken. Voor het verantwoordingsjaar 2015 bestond onduidelijkheid over de vraag of en zo ja welke documentatievereisten werden gesteld aan deze keuze.
Voor het verantwoordingsjaar 2015 heeft de Algemene Rekenkamer aangekondigd dat in afwachting van nadere kaders voor het controlejaar 2015 de motivering van de objectieve leverancierskeuze voor alle inkopen tussen de nul en € 33.000,- niet in het rechtmatigheidsoordeel wordt betrokken. Bevindingen op dit punt bij inkopen boven deze grens kunnen leiden tot onzekerheden in de inkoopstroom.
Voor 2016 en volgende jaren wordt een nader kader opgesteld dat kan rekenen op draagvlak bij alle betrokken partijen (regelgevers, kaderstellers, uitvoerders en controleurs).
De motiveringsplicht ten aanzien van de objectieve leverancierskeuze bij onderhandse aanbestedingen heeft geleid tot onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid, die de rapporteringstolerantie overschrijden op artikel 95 en de samenvattende verantwoordingsstaat inzake baten-lastenagentschappen.
De uitgaven op artikel 95 bedragen € 249,8 miljoen. Voor een bedrag van € 15,5 miljoen kan de rechtmatigheid van de uitgaven op artikel 95 niet met zekerheid worden aangetoond. De rapporteringstolerantie bedraagt € 15 miljoen. Hiermee wordt de tolerantiegrens op dit artikel met 3,3% overschreden. Van de € 15,5 miljoen heeft € 15,3 miljoen betrekking op objectieve leverancierskeuze. De resterende € 0,2 miljoen betreffen diverse kleine onzekerheden.
De in de samenvattende verantwoordingsstaat inzake baten-lastenagentschappen totale verantwoorde baten bedragen € 348 miljoen (voor DUO en Nationaal Archief gezamenlijk). Hier kan voor een bedrag van € 40,9 miljoen de rechtmatigheid van de uitgaven van DUO (€ 39 miljoen) en Nationaal Archief (€ 1,9 miljoen) gezamenlijk niet met zekerheid worden aangetoond. Daarmee wordt de rapporteringstolerantie van € 15 miljoen overschreden met € 25,9 miljoen (172,7%).