Dit is een uitzonderingsrapportage. Algemeen beeld van de financiële bedrijfsvoering is dat deze op orde is ultimo 2016. Voor zover elementen van de financiële bedrijfsvoering op orde zijn worden deze hier niet behandeld. De volgende onderwerpen komen aan de orde:
-
A. comptabele rechtmatigheid,
-
B. totstandkoming van de niet financiële verantwoordingsinformatie,
-
C. financieel en materieel beheer en
-
D. overige aspecten van de bedrijfsvoering;
A. Comptabele Rechtmatigheid
Door de agentschappen Rijkswaterstaat, KNMI, ILT, NEa en bestuurskern van Infrastructuur en Milieu zijn geen overschrijdingen van door de Rijksbegrotingsvoorschriften voorgeschreven rapportagetoleranties vastgesteld.
Bij deze vaststelling is voor de bestuurskern gebruik gemaakt van een statistische steekproef. Bij gebruik van het instrument steekproef is er slechts een bepaalde mate van zekerheid dat de rapportage overeenkomt met de werkelijkheid. Daarom schrijven de rijksbegrotingsvoorschriften voor om in de onderstaande tabellen te rapporteren als de maximale fouten en onzekerheden wel de rapporteringstolerantiegrenzen overschrijden De meest waarschijnlijke uitkomsten staan vermeld in kolom 4 en vallen binnen de rapporteringstoleranties.
| Rapporteringstolerantie (1) | Verantwoord bedrag in € (omvangsbasis 2) | Rapporteringstolerantie voor fouten in € (3) | Bedrag aan fouten in € (4) | Percentage aan fouten t.o.v. verantwoord bedrag (5)=(4)/(2)*100% |
|---|---|---|---|---|
| Artikel 13 uitgaven/ontvangsten | 137.678.478 | 13.767.848 | 7.119.187 | |
| Artikel 97 Uitgaven/ontvangsten | 60.781.927 | 6.078.193 | 3.697.101 |
Alleen de maximale fout overschrijdt de rapporteringstolerantie en daarom worden de meest waarschijnlijke fouten vermeld.
| Rapporteringstolerantie (1) | Verantwoord bedrag in € (omvangsbasis 2) | Rapporteringstolerantie voor onzekerheden in € (3) | Bedrag aan onzekerheden in € (4) | Percentage aan onzekerheden t.o.v. verantwoord bedrag (5)=(4)/(2)*100% |
|---|---|---|---|---|
| Artikel 20 uitgaven/ontvangsten | 29.104.173 | 2.910.417 | 2.151.712 | |
| Artikel 22 uitgaven/ontvangsten | 34.933.975 | 3.493.398 | 978.558 | |
| Artikel 98 uitgaven/ontvangsten | 348.065.794 | 15.000.000 | 10.845.635 |
Alleen de maximale onzekerheid overschrijdt de rapporteringstolerantie en daarom worden de meest waarschijnlijke onzekerheden vermeld.
MenO beleid
In de bedrijfsvoeringsparagraaf 2015 is gerapporteerd over het MenO beleid voor subsidies. Het geformuleerde beleid kan sturender en/of kaderstellender worden geformuleerd voor het MenO beleid van specifieke subsidieregelingen door aandacht te schenken aan aspecten als risicobereidheid departement, controlebeleid, rest MenO, reviewbeleid, sanctiebeleid en formele vaststelling van het MenO beleid van het departement. Een verbeteractie daartoe is in onderdeel twee van deze paragraaf opgenomen.
B. Totstandkoming van de niet financiële verantwoordingsinformatie (nfi)
De niet financiële verantwoordingsinformatie betreft de indicatoren en kengetallen die beogen inzicht te bieden in de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de beleidsuitvoering en de doelmatigheid van de bedrijfsvoering. Deze niet-financiële verantwoordingsinformatie dient op een deugdelijke wijze (d.w.z. ordelijk en controleerbaar) tot stand te komen. Dat wil zeggen dat: de verantwoordelijkheden en bevoegdheden goed in het totstandkomingsproces zijn belegd en het proces achteraf reconstrueerbaar is. Ordelijk en controleerbaar betekenen voorts dat de informatie die als uitkomst van het proces wordt opgeleverd op volledige en juiste wijze wordt opgenomen en dat in het jaarverslag duidelijk de informatiebron wordt aangegeven. Indien de totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie tekortkomingen vertoont, worden deze tekortkomingen hieronder expliciet vermeld.
Voor veel indicatoren en kengetallen uit het jaarverslag van IenM over 2015 was de betrouwbaarheid niet aantoonbaar geborgd. Dit is ook geconstateerd door de Auditdienst Rijk.
Naar aanleiding hiervan is in 2016 de opzet van het systeem om de betrouwbaarheid aantoonbaar te borgen aangepast en is dit systeem ook in werking gesteld. Zo is de aanschrijving aangepast, zijn er voorlichtingsessies gehouden en zijn checklists ontwikkeld en in gebruik genomen.
Dit heeft ertoe geleid dat het aantal dossiers die actueel en volledig zijn is toegenomen. De decentrale controllers van IenM en de agentschappen hebben op alle dossiers een controle uitgevoerd. Bevindingen en verbeterpunten zijn teruggekoppeld aan de betrokken diensten en er wordt gemonitord dat de verbeterpunten daadwerkelijk worden gerealiseerd. Ondanks deze verbeteringen blijft de dossiervorming een aandachtspunt waar verder op zal worden gestuurd.
C. Financieel en materieel beheer
In dit onderdeel wordt gerapporteerd over:
-
• majeure knelpunten in de processen financieel en materieel beheer (referentie baseline financieel en materieel beheer) ultimo 2016
-
• onvolkomenheden zoals benoemd door de Algemene Rekenkamer inclusief de getroffen/te treffen maatregelen.
Daarnaast is de afweging gemaakt om te rapporteren over de voortgang op de getroffen maatregelen naar aanleiding van de aandachtspunten verantwoordingsonderzoek 2015 van de Algemene Rekenkamer en toegezegde maatregelen.
Voortgang op onvolkomenheden Algemene Rekenkamer
In het verslagjaar is door het management aan het Audit Committee gerapporteerd over de voortgang op de getroffen maatregelen om de ultimo 2015 geconstateerde onvolkomenheden op te lossen. Met behulp van de onderstaande tabel wordt de voortgang zichtbaar gemaakt per onderwerp.
| Onderwerp | Oordeel AR ultimo 2015 | Oordeel IenM ultimo 2016 |
|---|---|---|
| Sap systeem | Beheer verbeterd maar nog niet op orde | In 2016 zijn veel maatregelen uitgevoerd. Zo is het contract met de externe dienstverlener geëvalueerd en is een rapportage ontwikkeld om als leidinggevende vast te kunnen stellen dat autorisaties juist en rechtmatig zijn toegekend. Incidenten en kwetsbaarheden worden besproken en gewogen met de externe dienstverlener. Kwetsbaarhedenanalyses zullen periodiek worden opgesteld. Dit alles leidt tot het oordeel van IenM dat dit onderwerp in control is, met uitzondering van het testen van de uitwijkvoorziening. |
| Inkoopbeheer KNMI | Verbeterd maar nog niet op orde | Belangrijke maatregelen waren o.a. het aansluiten op raamovereenkomsten en het rapporteren aan de ambtelijke leiding over onrechtmatigheden. Er is sprake van een verbeterde naleving waardoor nu de rapporteringstoleranties niet meer worden overschreden. |
| Inkoopbeheer ILT | Schiet tekort | Over onrechtmatigheden wordt gerapporteerd aan de ambtelijke leiding. Er is sprake van een verbeterde naleving waardoor de rapporteringstoleranties niet meer worden overschreden. |
| Inkoopbeheer kerndepartement | Functioneert onvoldoende | Over onrechtmatigheden wordt gerapporteerd aan de ambtelijke leiding. Door structurele managementaandacht zijn verbeteringen inzake rechtmatig verplichten zichtbaar. Het verbeterplan financieel beheer heeft een looptijd tot en met 2017. In 2017 zal een evaluatie uitgevoerd worden op het pakket van getroffen maatregelen uit het verbeterplan financieel beheer. |
| Naleving wet en regelgeving inkopen | Onvoldoende | FMC heeft gerapporteerd aan de ambtelijke leiding over de werking van de getroffen en de te ondernemen acties financieel beheer. Er wordt nu gewerkt binnen de rapporteringstoleranties. |
D. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
In dit onderdeel rapporteren agentschappen en bestuurskern over majeure aandachtspunten in overige processen zoals informatiebeveiliging.
Informatiebeveiliging
Rijkswaterstaat heeft zijn managementsysteem voor informatiebeveiliging op basis van risicobeheer, waarmee in voldoende mate op de maatregelen ter borging van de vertrouwelijkheid, integriteit en de beschikbaarheid van de informatie wordt gestuurd op orde. Onderdeel daarvan is dat er gerapporteerd wordt over de borging van de resultaten van het programma Beveiligd werken in de RWS organisatie.