Jaarverantwoording agentschap Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Inleiding

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is de uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid voor het onderwijs. DUO levert producten en diensten op het terrein van bekostiging van instellingen, financiering van studenten, informatievoorziening alsmede diensten gericht op de verbetering van de verbinding tussen beleid en uitvoering. Daarnaast verricht DUO werkzaamheden voor overige departementen en derden. Onderdeel van DUO is de Shared Service Organisatie Noord waarbinnen het inkoopcentrum en het Overheidsdatacenter zijn ondergebracht, welke dienstverlening verricht voor onder meer voor het concern OCW en haar buitendiensten, het CJIB en andere overheidsorganen.

Toelichting:

DUO heeft een negatief resultaat van € 4,8 miljoen gerealiseerd. Dit wordt voor circa € 4,0 miljoen veroorzaakt door het plegen van het noodzakelijk systeemonderhoud om de reguliere uitvoeringsprocessen te borgen. Afgelopen jaren is o.a. door de toenemende digitalisering het systeemlandschap gegroeid, waarbij in de basisfinanciering onvoldoende rekening is gehouden met de daardoor toegenomen onderhoudskosten. Tot slot is een negatief resultaat van € 0,8 miljoen toe te rekenen aan het SSO-Noord als gevolg van met name de meerkosten voor categoriemanagement. Het negatieve resultaat wordt onttrokken aan het eigen vermogen. Onderstaand wordt dit resultaat nader toegelicht.

Baten

De totale omzet moederdepartement is € 53,1 miljoen hoger dan de oorspronkelijke begroting. Hieronder valt de dienstverlening vanuit de Shared Service Organisatie Noord voor € 6,6 miljoen verricht voor het moederdepartement en onder haar vallende diensten welke geen onderdeel was van de omzet in de Rijksbegroting. De overige stijging heeft grotendeels betrekking op incidentele financiering zijnde geen onderdeel uitmakend van de begroting, voor onder andere de werkzaamheden voor de uitvoering van het Programma Vernieuwing Studiefinanciering (€ 22,6 miljoen), projecten voor instandhouding systemen (onderhoud) en Migratie Infrastructuur (o.a. JBoss en Oracle; € 1.3 miljoen), uitvoering beleidsopdrachten (incl. doorontwikkeling Basis Registratie Onderwijs Nummer; € 4,6 miljoen). Daarnaast betreft het Loon- en prijscompensatie 2017 (€ 3,8 miljoen), het honoreren van de aanbevelingen van de Nationale Ombudsman inzake bereikbaarheid (€ 1,9 miljoen), invoering van Algemene Verordening Gegevensbescherming (€ 1,0 miljoen) en bijstellingen in de (basis)dienstverlening (€ 9,0 miljoen), zoals uitvoering van diverse zogenaamde Overige taken (bijvoorbeeld digitalisering examens FACET); Sociaal Beleid Rijk/Sociaal Flankerend Beleid (€ 2,5 miljoen) en Overige opdrachten (Digis@m, VDI-programma’s; € 3,4 miljoen). Tegenover deze stijgingen staat een daling van € 3,6 miljoen als gevolg van uitstel clustering Rijksincasso en een verlaging van de huisvestingskosten. De omzet wordt voor € 14,6 miljoen gedekt vanuit middelen welke DUO in eerdere jaren reeds heeft ontvangen maar welke niet volledig zijn aangewend in het betreffende jaar (balansposten). Dit betreft Basiscontract 2017 (€ 1,9 miljoen) en posten als Migratie Infrastructuur (€ 1,3 miljoen), Public Key Infrastructure-OCW Digitaal Onderwijs Certificaat (PKI-ODOC; € 0,4 miljoen), Beleidsportfolio inclusief Doorontwikkelen BRON (€ 4,8 miljoen), Nazorg vervanging van het Geïntegreerd Financieel Informatiesysteem (Gefis; € 0,8 miljoen), Programma Vernieuwing Studiefinanciering (werkkapitaal € 2,7 miljoen), Sociaal Beleid Rijk/Sociaal Flankerend beleid (€ 2,5 miljoen) en overige kleine posten (€ 0,2 miljoen).

Omzet overige departementen

Omzet derden

De omzet derden (€ 7,1 miljoen) betreffen de ontvangen examengelden kandidaten examens Nederlands als tweede taal (NT2) en staatsexamen voortgezet onderwijs (€ 3,1 miljoen), werkzaamheden ten behoeve van het Participatiefonds (€ 1,5 miljoen), vergoedingen voor detacheringen (€ 0,5 miljoen) inkoop- en housingsactiviteiten binnen de Shared Service Organisatie Noord (€ 0,9 miljoen) en overige werkzaamheden voor derden binnen het domein onderwijs voortkomend uit OCW beleidsmaatregelen en bedrijfsvoering DUO (€ 1,1 miljoen). De stijging ten opzichte van de oorspronkelijke begroting hangt samen met extra opbrengsten examengelden € 0,5 miljoen, toegenomen werkzaamheden ten behoeve van het Participatiefonds (€ 0,7 miljoen), niet begrote opbrengsten detachering (€ 0,5 miljoen), uitbreiding werkzaamheden Shared Service Organisatie Noord (€ 0,1 miljoen) en overige wijzigingen optellend naar € 0,3 miljoen.

Lasten

Rentelasten

De rentelasten zijn nihil.

Dotaties voorzieningen

De dotatie van € 2,9 miljoen (2016: € 1,6 miljoen) zorgt dat de voorziening overeenkomt met de actuele waarde van de onderliggende lopende verplichtingen en de in 2017 aangegane verplichtingen. Het betreft hier met name verplichtingen voortvloeiend uit regelingen vallend onder Sociaal Beleid Rijk en maatwerkafspraken binnen DUO. Deze voorziening is in 2014 gevormd en hangt samen met de opgelegde taakstellingen en de gewenste mobiliteit binnen DUO voor de komende jaren.

Toelichting:

Activa

Immateriële vaste activa

Onder de immateriële vaste actief zijn de aanwezige software licenties opgenomen en activa in ontwikkeling. De boekwaarde is toegenomen met € 13,1 miljoen als gevolg van uitbreiding van software (SAP) en licenties ten behoeve van de basisdienstverlening (€ 1,0 miljoen) en activa in ontwikkeling (€ 12,1 miljoen). In 2016 is door Begrotingszaken van het Ministerie van Financiën een richtlijn uitgebracht waarin activering van grote projecten wordt voorgeschreven. Conform de richtlijn zullen de nieuwe grote projecten worden geactiveerd. De voor activering in aanmerking komende projecten zijn als activa in ontwikkeling opgenomen. Het betreft tien projecten met een totale waarde van € 12,1 miljoen. Waardering heeft plaatsgevonden tegen werkelijke materiële kosten en uren tegen een mixtarief van afgerond € 75 voor externe en interne inzet. Voor de afschrijvingstermijn omtrent vervangingen wordt er uitgegaan van een gedifferentieerde levensduur (5, 10 en 15 jaar).

Materiële vaste activa

De boekwaarde van het materieel vast actief is in 2017 met € 4,4 miljoen toegenomen als gevolg van investeringen in het rekencentrum en netwerken. Deze investeringen hangen samen met het Programma Vernieuwing Studiefinanciering en vervanging en uitbreiding VDI-werkplekken. De afschrijvingstermijn beloopt drie tot tien jaar.

Voorraden

Onder deze post zijn opgenomen de voorraden papier en kantoorartikelen als ook de voorraad patchkabels.

Debiteuren

De stand debiteuren is met € 1,2 miljoen toegenomen. Onder de debiteuren zijn voor € 1,9 miljoen aan vorderingen op andere ministeries opgenomen: Ministerie van Financiën voor hosting activiteiten € 0,1 miljoen, Ministerie van Justitie en Veiligheid voor diverse werkzaamheden € 1,2 miljoen, Ministerie voor Economische Zaken en Klimaat € 0,2 miljoen en Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat € 0,4 miljoen.

Overige vorderingen en overlopende activa

Bij de post Overige vorderingen en overlopende activa gaat het om werkzaamheden verricht in 2017 waarvoor nog geen middelen zijn verstrekt door OCW (€ 1,4 miljoen) en om bedragen, voor het merendeel ten behoeve van softwarelicenties en onderhoudscontracten, die in 2017 voor een geheel jaar vooruit zijn betaald (€ 7,5 miljoen). Onder de post Overige vorderingen en overlopende activa is € 0,4 miljoen vooruit ontvangen middelen van een ander ministerie opgenomen te weten; Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties € 0,3 miljoen. De daling wordt grotendeels verklaart door de afname van vorderingen op andere ministeries.

Liquide middelen

De stand liquide middelen is in 2017 met € 4,0 miljoen afgenomen. Dit als gevolg van de positieve operationele kasstroom van € 15,8 miljoen, de gepleegde investeringen van € 26,6 miljoen waar een lening van € 6,8 miljoen tegenover staat.. Zie ook verklaring bij het kasstroomoverzicht.

Passiva

Eigen vermogen

Het eigen vermogen DUO bedraagt na onttrekking van het exploitatieresultaat 2017 € 0,3 miljoen. Het eigen vermogen bedraagt 0% van de gemiddelde omzet in de laatste drie jaar. Dit is onder het plafond van 5% van de gemiddelde omzet in de afgelopen drie jaar (€ 15,9 miljoen).

Voorzieningen

De voorzieningen bestaan uit voorzieningen in het kader van personeel (Flexibel Pensioen en Uittreden (FPU) en wachtgelden) € 1,3 miljoen en overige € 2,3 miljoen. Onder de overige voorzieningen zijn opgenomen de verplichtingen voortvloeiend uit afspraken in het kader van Sociaal Beleid Rijk en maatwerkafspraken binnen DUO. Uit de voorzieningen is € 2,4 miljoen onttrokken ten behoeve van de uitkeringen in 2017. Aan de voorziening is € 2,9 miljoen gedoteerd aan nieuwe regelingen, met name als gevolg van de eerder genoemde taakstelling en gewenste mobiliteit. Daarnaast heeft een vrijval van € 0,01 miljoen kunnen plaatsvinden voor regelingen welke in 2016 reeds waren voorzien maar waar deelnemers, om verschillende redenen, geen gebruik meer van wensen te maken.

Voorzieningen

Leningen bij het MvF

DUO heeft in 2017 een leenaanvraag ingediend bij het Ministerie van Financiën. Het betreft een lening nummer 2951 ten behoeve van het Programma Dienstverlening Instellingen van € 6,8 miljoen met een looptijd van 5 jaar een rente percentage van 0,0%.

Crediteuren

De crediteuren ultimo 2017 bestaan uit openstaande facturen bij leveranciers en nog te ontvangen facturen. Onder de crediteuren is € 0,9 miljoen aan schulden opgenomen aan het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties en € 0,2 miljoen aan het Ministerie van Justitie en Veiligheid.

Overige verplichtingen en overlopende passiva

Toelichting:

Doelmatigheid

Basisindicatoren zijn de kostprijs en kwaliteit per product of dienst. Doelmatigheid kan meerjarig worden bereikt door een lagere kostprijs (bij gelijke kwaliteit) of een hogere kwaliteit (bij gelijke kostprijs). Deze kengetallen geven inzicht in de ontwikkeling van de doelmatigheid uitgedrukt in financiële en kwaliteitskengetallen. Inmiddels is vanuit Financiën een richtlijn opgesteld aangaande de verantwoording over doelmatigheid. Voor het generieke deel kan DUO zich verantwoorden conform deze richtlijn. Aan het specifieke gedeelte, waarin de uitvoeringskosten per behandelde aanvraag moet worden weergegeven, kan DUO, gelet op de diversiteit in de dienstverlening, niet voldoen.

Toelichting:

Jaarverantwoording agentschap Nationaal Archief (NA)

Inleiding

Algemeen

De opdracht van het Nationaal Archief (voortaan NA) is om uitvoering te geven aan haar missie: het dienen van ieders recht op informatie en geven van inzicht in het verleden van ons land door ons in te zetten voor een sterk archiefbestel en door de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en on site en online te presenteren.

De collectie van het NA bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven, zijnde het NA in Den Haag en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze bewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze centra zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een bijdrage ontvangen.

Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het NA. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 (Cultuur) van de Rijksbegroting.

Toelichting:

Baten

De bijdrage van de Provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.

De omzet derden betreft de opbrengst van de dienstverlening en verkoop van producten.

In de vastgestelde begroting is geen rekening gehouden met rentebaten vanwege lage rentestand.

De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft vier medewerkers die geen recht meer hebben op een uitkering.

Lasten

De apparaatskosten bedragen € 37,3 miljoen en liggen circa € 8,4 miljoen beneden de begroting. Dit is vooral het resultaat van lagere uitgaven op de projecten DTR en realisatie van de nieuwe depot op locatie Emmen. Het gevolg is dat de materiële kosten fors lager zijn dan begroot. De personele kosten zijn hoger dan begroot vanwege de inhuur op formatie.

De bijdrage aan SSO’s is aangepast aan de gehanteerde definitie van SSO’s volgens de Rijksbrede Kostensoortentabel. Met name de gepresenteerde bijdrage aan het Rijksvastgoedbedrijf is de oorzaak van de stijging.

De overige materiële kosten zijn gedaald door vertragingen in de projecten. Verder werd in 2016 werd samen met de Regionale Historische Centra veel aan kennisontwikkeling gedaan inzake de DTR. Ook zijn er in 2017 minder verpakkingsmaterialen aangeschaft voor archiefstukken. Tenslotte zijn er in 2017 minder uitgaven gedaan voor workshops, evenementen en communicatie.

Er zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt en er in 2017 geen software aanwezig is dat voldoet aan alle criteria voor activering.

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 1,6 miljoen en is € 0,1 miljoen lager dan begroot. De oorzaak van dit verschil is de lagere investering in ICT.

In 2017 zijn onttrekkingen aan de voorziening van € 0,1 miljoen verwerkt onder de personele kosten.

Toelichting:

Activa

De balans van het NA vertoont een daling van de totale activa en passiva vanwege de afname van schulden en de onttrekkingen van projectgelden voor het Masterplan Archiefdepots en overige projecten.

Installaties en inventarissen zijn gestegen met € 0,8 miljoen door investeringen in kantoormeubilair vanwege de overgang naar flexibele werkplekken, meer investeringen in servers/automatiseringsapparatuur en een stijging van investeringen in depotstellingen.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De stijging van de overige vorderingen en overlopende activa met ruim € 1 miljoen is vanwege de eerste bevoorschotting 2018 aan Centraal Bureau voor de Genealogie en de eerste termijnbetaling voor de investering in een Ontzuringsinstallatie in het nieuwe depot in Emmen.

De liquide middelen bestaan uit de Rekening-Courant met de Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën en een klein saldo kasmiddelen. De liquide middelen zijn per saldo gedaald als gevolg van uitgaven aan vooral projecten.

Passiva

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2017 € 2,5 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Uiterlijk per eerste suppletoire begrotingswet is het surplus aan eigen vermogen afgeroomd naar de eigenaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2017 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2018.

De voorzieningen zijn per saldo gedaald met € 0,3 miljoen als gevolg onttrekkingen en vrijval van wachtgeldverplichtingen en de lopende reorganisatievoorziening. De vrijval van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen betreft vier medewerkers die geen recht meer hebben op een uitkering. Het verloop van de voorzieningen is als volgt weer te geven:

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Het kasstroomoverzicht over 2017 ziet er als volgt uit:

Toelichting:

In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdrage van het moederdepartement, andere departementen, omzet derden en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten. De vastgestelde begroting is niet aangepast, omdat de aanpassing geen consequenties heeft voor de totale operationele kasstroom.

De boekwaarde van de desinvesteringen betreft de overdracht van activa aan het Rijksvastgoedbedrijf als gevolg van de invoering van het nieuwe huisvestingsstelsel per 1 januari 2017.

De liquide middelen van het NA zijn in 2017 met circa € 6 miljoen afgenomen. De oorzaak van deze afname is dat de operationele kasstroom € 5,7 miljoen lager is dan begroot vanwege de lagere uitgaven op projectgelden door de vertraging in de migratie digitaal archief en vertraging in de oplevering van depot Emmen. Ook de lagere investeringskasstroom ten opzichte van begroot is het gevolg van minder investeringen op projecten.

De investeringskasstroom betreft met name verbouwingen van het depot in het kader van het project Masterplan Archiefdepots en investeringen in ICT.

De financieringskasstroom is negatief vanwege de aflossing van leningen bij het Ministerie van Financiën voor investeringen in de publieksruimte van het NA in 2013.

Doelmatigheid

Toelichting:

Geen ingevulde indicatoren voor «prijs per km fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief»: de aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016 hebben geleid tot het besluit om een actueel integraal kostprijsmodel uit te werken. Het kostprijsmodel wat er lag bleek onvoldoende toereikend voor het toerekenen van kosten aan de producten en diensten van het NA. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel is in 2017 afgerond en wordt in 2018 verder geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel wordt het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken en de benodigde lumpsum te onderbouwen voor uitvoering van de opgedragen taken.

In 2017 komt het uurtarief voor primaire taken en activiteiten hoger uit dan de vastgestelde begroting vanwege de cao kostenstijgingen.