Misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude
De Minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering met uitzondering van de procesmatige beheersing van de activiteitscyclus bij projecten en programma’s in het kader van ontwikkelingssamenwerking. Dit laatste valt onder de verantwoordelijkheid van de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, die bij medewerkers aandacht besteedt aan zowel integriteit van de eigen medewerkers (interne aangelegenheden) als malversaties door derden (externe aangelegenheden) en de maatregelen om deze te voorkomen en te signaleren.
Op intranet is een Integriteitsportaal ingericht waar medewerkers in Den Haag en op de posten toegang toe hebben. Op dit portaal is Rijksbrede (bijvoorbeeld de Gedragscode Integriteit Rijk) en BZ-specifieke regelgeving beschikbaar. Er worden documenten aangeboden die het integriteitsbewustzijn van medewerkers en leidinggevenden moeten bevorderen. De contactgegevens van de vertrouwenspersonen zijn opgenomen en er is aangegeven waar fraude of andere integriteitsschendingen kunnen worden gemeld (informatie op het portaal is in meerdere talen beschikbaar. In 2018 zijn de geactualiseerde Gedragscode BZ en een factsheet «Melden» vastgesteld en onder de aandacht gebracht van alle medewerkers. In het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) 2018 zijn vragen over integriteit en ongewenste omgangsvormen opgenomen. Mede op basis van de uitkomsten van het MTO 2018 is een risico-inventarisatie en -evaluatie psychosociale arbeidsbelasting opgesteld waarin aandacht wordt besteed aan integriteit en omgangsvormen. Het stelsel van vertrouwenspersonen heeft een kwaliteitsimpuls gekregen door training van vertrouwenspersonen op de post. Er hebben diverse (trainings)activiteiten plaatsgevonden in het kader van preventie, bewustwording en voorlichting.
Voor een nadere toelichting omtrent misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude rondom de activiteitencyclus bij projecten en programma’s in het kader van ontwikkelingssamenwerking wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van BHOS.
Departementale checks and balances
Het Ministerie hanteert voor iedere activiteit waarvoor financiering wordt aangevraagd, waaronder subsidies, een standaard beleidsuitvoeringsproces.
Een financieringsaanvraag wordt volgens een standaardprocedure getoetst. Hierbij wordt vooraf vastgesteld in hoeverre deze past binnen de beleidskaders die het Ministerie heeft en of er budget beschikbaar is voor financiering. Daarnaast wordt beoordeeld of een aanvrager beheersmatig de activiteiten kan verrichten. Naast deze analyses worden risico’s ingeschat ten aanzien van omgeving waarin de activiteiten worden uitgevoerd, aard activiteit, fraude en integriteit. De uitkomsten van de risicoanalyses kunnen aanleiding zijn voor het stellen van nadere eisen aan de financiering.
Specifiek voor subsidies geldt dat er individuele aanvragen kunnen worden ingediend maar ook dat een aanvrager kan deelnemen aan een subsidietender. Vanaf EUR 500.000 vindt een subsidietender plaats, met redenen omkleed kan hiervan worden afgeweken.
De beleidsmatige, financiële en beheersmatige toetsing en het oordeel hierbij bepalen uiteindelijk of een aanvraag voor een activiteit wordt gehonoreerd en welke vereisten aan de financiering worden gesteld.
Na toekenning van de financiering beoordeelt het Ministerie middels een standaard beoordelingsprocedure periodiek de inhoudelijke en financiële voortgang van activiteiten. Na afloop evalueert het Ministerie de doeltreffendheid en doelmatigheid van gefinancierde activiteiten. De beoogde en gerealiseerde resultaten van de activiteiten zijn ook input voor bredere beleidsevaluaties. Het Ministerie heeft zijn eigen onafhankelijke dienst voor beleidsevaluaties en werkt met een evaluatieplanning.
Normenkader financieel beheer
Het Rijksbrede normenkader financieel beheer en toezicht besteedt aandacht aan risicomanagement, meerjarenbegrotingen, transparante verantwoording, governance en de rol van de accountant. De belangrijkste ontwikkelingen rondom deze onderwerpen zijn beschreven in de bedrijfsvoeringsparagrafen van BZ en BHOS.
Het normenkader is van toepassing op leden van de branchevereniging Partos met een Partos 9001: 2015-certificering. Aanvullend op het normenkader financieel beheer is met de brancheorganisatie Partos in 2018 overeengekomen om rondom het thema grensoverschrijdend gedrag gemeenschappelijke eisen te stellen aan samenwerkingspartners. Hierdoor kan het Ministerie steunen op de Partos-certificering van samenwerkingspartners in Nederland.
Activiteiten Audit Committee
In 2018 heeft het Strategisch Audit Committee vier keer vergaderd en het Operationeel Audit Committee twee keer. Het Audit Committee (AC) adviseert de departementsleiding over onderwerpen zoals de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële vastlegging, regie op het auditbeleid, evaluatiebeleid, risicomanagement en de uitkomsten daarvan. Het Strategisch Audit Committee heeft in 2018 aanbevelingen gegeven over strategische onderwerpen zoals de centralisering van de Regionale Service Organisaties (RSO’s), Personeelsbeleid en Personeelsschouw, huisvestingsbeleid en risicomanagement. Zie ook paragraaf 3. Daarnaast is geadviseerd over de opvolging van de bevindingen van de Algemene Rekenkamer en de Auditdienst Rijk (ADR). Het Strategisch AC heeft samen met leden van het AC van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en de Auditdienst Rijk een werkbezoek aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) gebracht om te spreken over de verschillende rollen binnen de driehoek eigenaar-opdrachtgever-opdrachtnemer. Het Strategisch AC heeft drie externe leden. Voor de opvolging van één extern lid is de selectieprocedure in gang gezet.
Paragraaf 3: Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Consulaire dienstverlening
Steeds meer dienstverlening vindt online plaats en het Ministerie gaat hierin mee met de consulaire dienstverlening. De afgelopen jaren is geïnvesteerd om het mogelijk te maken dat de klant zelf digitaal zijn aanvraag indient en/of daarbij gebruik maakt van een van de externe dienstverleners waaraan BZ taken heeft uitbesteed. De klant wordt hierin ondersteund door de informatie die hij via verschillende kanalen kan verkrijgen.
Om voornoemde te realiseren zet het Ministerie sinds 2016 in op het realiseren van het «frontoffice van de toekomst». In 2018 is het toezicht op het gebruik van de in het voorgaande jaar geïntroduceerde E-kassa geïntensiveerd, met als resultaat dat het Ministerie in control is ten aanzien van het proces van consulaire ontvangsten. De gevoeligheid van de ontvangstenbeheersing mede als gevolg van sterke valuta-devaluaties krijgt in 2019 nog verdere aandacht. In 2018 werd de eerste module voor het digitaal aanvragen van consulaire producten opgeleverd.
Ook het backoffice verandert. Het takenpakket wat nu nog door de Regionale Service Organisaties (RSO) wordt uitgevoerd wordt gecentraliseerd binnen de nieuw opgerichte Consulaire Service Organisatie (CSO) in Den Haag. Implementatie is 2018 gestart en loopt stapsgewijs door tot eind 2020. In het consulaire besluitvormingsproces maakt het Ministerie intensief gebruik van geaggregeerde en gesystematiseerde data die in de vreemdelingenketen en in het postennet beschikbaar is.
Taakspecialisatie
Het Ministerie centraliseert met het project taakspecialisatie in 2018 en 2019 de dienstverlening aan de posten van de zeven Regionale Service Organisaties (RSO’s) in drie gespecialiseerde serviceorganisaties in Nederland. Dit zijn de Financiële Service Organisatie (FSO), de Consulaire Service Organisatie (CSO) en Wereldwijd Werken (3W).
In 2018 is het project taakspecialisatie, in grote mate volgens planning uitgevoerd. BZ heeft vanuit de ervaringen bij de centralisatie van de dienstverlening van RSO Midden-Oosten en bijbehorende risico afweging besloten om het consulaire cluster van RSO Oost-Europa tot het eerste kwartaal 2020 in Praag te behouden. Voor de Consulaire Service Organisatie is tussentijds onderzoek verricht en dit wordt uitgewerkt in een traject hetgeen resulteert in verdere invulling van de taakspecialisatie rondom consulaire dienstverlening. Het Ministerie heeft de taakspecialisatie in zijn geheel tussentijds geëvalueerd. Voor de overheveling van taken vanuit de RSO’s naar de Financiële Service Organisatie en Wereldwijd Werken (3W) vindt geen bijsturing plaats.
Personeelsbeleid
In 2018 heeft BZ in het kader van het personeelsbeleid verder geïnvesteerd in meer strategisch en data gedreven personeelsbeleid, en in het bewust maken van medewerkers van hun rollen en de verantwoordelijkheden die daarmee samengaan.
Dit is een meerjarig traject dat voortkomt uit de HR missie en visie, die in 2018 is herijkt.
De personeelscyclus is het fundament voor strategisch plannen en monitoren van de prestaties en ontwikkeling van medewerkers. Hierbij maken leidinggevenden gebruik van sturingsinstrumenten als een strategisch personeelsplan (SPP) en een jaarlijkse personeelsschouw. Strategische sturing op personeel raakt steeds meer ingebed in de organisatie. De departementsleiding ervaart dat uitvoering van de personeelsschouw is verbeterd op gebied van de kwaliteit en tijdigheid. Verbeterpunten in dit kader zijn het benutten van de personeelsschouw voor strategische personeelsplanning, de kwaliteit van de onderbouwing en het tijdig registreren.
Het Ministerie is in samenwerking met een wetenschappelijke onderwijsinstelling een traject gestart om HR prestaties en de bijdrage van HR aan het realiseren van de organisatiedoelen meer inzichtelijk en meetbaar te maken.
In het kader van employee engagement is in 2018 opnieuw een medewerkertevredenheidsonderzoek gehouden. De onderzoeksresultaten zijn gebruikt als monitor op de voortgang van de bestaande ontwikkelagenda «BZ werkt!». Binnen de ontwikkelagenda «BZ werkt!» zijn het afgelopen jaar diverse initiatieven opgestart met als doel om resultaten zichtbaar te maken op diversiteit, inclusiviteit, integriteit en een veilige werkomgeving.
In 2018 zijn de noodzakelijke stappen gemaakt om per 1 januari 2020 te kunnen voldoen aan de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren.
Integriteit en veilige werkomgeving
Begin 2018 verscheen berichtgeving over grensoverschrijdend gedrag bij samenwerkingspartners van BZ. Dit heeft geleid tot een plan van aanpak. Interne beoordelingsprocedures van aanvragen tot financiering zijn daarom nader aanscherpt. BZ toetst sinds 2018 de toereikendheid van de procedures en het beleid van samenwerkingspartners op het terrein van integriteit en ongewenste omgangsvormen. Tevens is in de contractsjablonen vastgelegd dat het Ministerie bij vermoedens van ernstige (seksuele) misdragingen en andere ernstige vormen van grensoverschrijdend gedrag moet worden geïnformeerd. Deze meldingen worden centraal binnen het Ministerie geregistreerd en de acteerwijze van de samenwerkingspartner rondom de melding wordt gevolgd en waar nodig worden proportionele maatregelen genomen.
Binnen de internationale fora van multilaterale organisaties neemt het Ministerie de leiding om ook hier het onderwerp onder de aandacht te brengen zodat gezamenlijk met mededonoren wordt gekomen tot één uniforme werkwijze. Daarnaast hebben de Nederlandse ngo’s een Gezamenlijk Actieplan Integriteit opgesteld en grotendeels uitgevoerd.
De brede maatschappelijke aandacht rondom grensoverschrijdend gedrag heeft bijgedragen aan een sterke groei in bewustwording rondom een veilige werkomgeving en integriteit, ook binnen BZ. Er zijn binnen BZ in 2018 verschillende activiteiten georganiseerd op het gebied van de veilige werkomgeving, integriteit en diversiteit & inclusiviteit, waaronder de Maand van Diversiteit & Inclusiviteit. BZ heeft een intern actieplan geformuleerd gezien het belang van het onderwerp. De organisatie heeft voor deze aanpak een prijs ontvangen.
Dit actieplan moet bijdragen aan een organisatiecultuur die past binnen de ontwikkelagenda «BZ werkt!».
Huisvesting Den Haag
In 2018 zijn de organisatieonderdelen die niet waren meeverhuisd naar de Rijnstraat 8 geplaatst in het kantoorgebouw Terminal Zuid (schuin tegenover de Rijnstraat).
Op basis van de uitkomsten van het medewerkersbelevingsonderzoek, bezettingsgraadmeting en signalen van de ondernemingsraad is in overleg met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) een aantal aanpassingen aan het concept rondom de Rijnstraat 8 afgesproken. In 2018 is gestart met deze aanpassingen, afronding vindt plaats in 2019. Het betreffen onder andere maatregelen die de drukte in het pand verminderen door uithuizing van onderdelen van IenW en BZ en een verhoging van het aantal functionele werkplekken. Daarnaast maakt het Ministerie afspraken over verbetering van de dienstverlening door de facilitaire partners en ICT-dienstverlener.