MenO-beleid en MenO-risico’s

Risico’s financiële integriteitsschendingen

Met ontvangsten uit boeten, transacties, leges en uitgaven aan subsidies, bijdragen en inkopen en interne betalingen (personeel, declaraties, etc.) kent JenV diverse terreinen die gevoelig zijn voor vormen van misbruik of oneigenlijk gebruik (waaronder fraude) door interne en externe partijen. De voor misbruikt en oneigenlijk gebruik (M&O) gevoelige terreinen zijn systematisch voorzien van personele maatregelen zoals kaders, richtlijnen, protocollen, controle en toezicht om misbruik tegen te gaan of zo snel mogelijk te kunnen ontdekken en aanpakken. Ook in de betreffende informatie verwerkende (financiële) systemen zijn technische maatregelen ingebouwd die misbruik moeten voorkomen. Wanneer er fraude in een systeem wordt ontdekt, wordt onderzoek gedaan en worden zo snel mogelijk, indien van toepassing, systeemtechnische maatregelen doorgevoerd in het betreffende (financiële) systeem. Het restrisico wordt door JenV als laag ingeschat, maar is lastig kwantificeerbaar gezien de diversiteit aan onderwerpen.

Grote lopende ICT-projecten

De control op de ICT-projecten groter dan vijf miljoen euro blijft aandacht vragen op gebied van naleving van de afspraken inzake CIO-oordelen en BIT-toetsen. De politiek-bestuurlijke risico’s van deze projecten is aan de orde gekomen bij de Technische briefing aan de Tweede Kamer inzake grote ICT-projecten. De control op grote ICT-projecten is verder versterkt door meer aandacht te geven aan de risico’s van de projecten die tussen de één en vijf miljoen euro liggen. Deze versterking wordt in 2019 doorgezet. Tenslotte zijn er stappen gezet om de project portfolio in een database onder te brengen voor het verder optimaliseren van de monitoring en rapportagedoeleinden. Medio 2019 is de verwachting dat de nieuwe database operationeel is en dat op basis van verruimde inzichten meer gerichte gesprekken kunnen plaatsvinden met JenV onderdelen ten aanzien van de projectrisico’s, voortgang en controls.

Betaalgedrag

Het betaalgedrag van het Ministerie van JenV in 2018 bedraagt 96,5%. De basis voor het percentage is de scandatum van de factuur of de datum dat de elektronische factuur door de leverancier aan het Ministerie van Justitie en Veiligheid wordt verstuurd. Net zoals in voorgaande jaren is een significante afwijking geconstateerd in de betaaltermijnen gemeten van ontvangst van de factuur (zowel papieren facturen als elektronische facturen) en gemeten op factuurdatum. De oorzaak ligt voor een groot deel aan de wijze van factureren door de leverancier, waardoor facturen duidelijk later worden ontvangen dan op grond van de factuurdatum mag worden verwacht. Voorbeelden hiervan zijn: het inschakelen van een intermediair (factoring), voorfacturering en onjuiste adressering. Ook het tijdig scannen van ontvangen facturen bij JenV vraagt nog de nodige aandacht. Het netto effect van deze ontwikkelingen op het percentage laat zich niet eenvoudig bepalen. Om verdere verbetering te verkrijgen in de factuurafhandeling en betaaltermijnen wordt het elektronisch facturen door leveranciers verder gestimuleerd, waardoor het verschil tussen importdatum en factuurdatum visueel wordt gemaakt en niet langer tot discussie kan leiden. Vanaf 2019 wordt ook gestart met het terugsturen van papieren facturen zodat leveranciers aan de afgesproken condities inzake elektronisch facturen gaan voldoen. Tevens zal in 2019 aan de sectoren tussentijds worden gevraagd de afwijkingen te analyseren en het proces van het verwerken van facturen verder te verbeteren.

Audit Committee

Het Audit Committee (AC) is in 2018 zeven keer bij elkaar gekomen, waaronder twee werkbezoeken. De werkbezoeken vonden plaats bij het Veiligheidshuis Rotterdam-Rijnmond en het Nederlands Forensisch Instituut (NFI). De agenda wordt voor een groot deel bepaald door de onderwerpen die in de Regeling audit committees van het Rijk zijn opgenomen. Het Audit Committee heeft in 2018 de departementsleiding geadviseerd over het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, het risicomanagement en het auditbeleid. De eerste twee vergaderingen stonden met name in het teken van het bespreken van het jaarverslag JenV 2017, het auditrapport van de Auditdienst Rijk en het rapport bij het Verantwoordingsonderzoek van de Algemene Rekenkamer. Naast de onderwerpen zoals genoemd in de Regeling is ook een aantal thematische onderwerpen besproken zoals Kwaliteit en Innovatie (KEI) bij de Rechtspraak, de strafexecutieketen en de implicaties van Brexit voor JenV. Ook is twee keer de voortgang van de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) besproken. In december 2018 hebben de externe leden de voortgang besproken van de evaluatie die in 2017 is uitgevoerd. Zij vinden het Audit Committee naar tevredenheid functioneren.

Toezicht normenkader financieel beheer

Anders dan hetgeen is opgenomen in de inleiding, hebben zich in 2018 geen beleidsmatige of algemene ontwikkelingen voorgedaan ten aanzien van het toezicht op het normenkader financieel beheer.