Hierbij treft u de zesde voortgangsrapportage aan over het programma JenV Verandert, over de voortgang in de periode juli 2018 tot en met januari 2019. Op 26 september 2018 is tijdens een technische briefing met uw Kamer gesproken over JenV Verandert, het sturingsmodel en de wijze waarop het ministerie organisatorisch is ingericht. Ook is gesproken over (personele) mobiliteit, het onderzoek van de Auditdienst Rijk (ADR) naar de ongeschreven regels bij samenwerking, en de verbeteringen in de P&C-cyclus van het ministerie.

Het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) staat voor een goed werkende rechtsstaat, een veilig Nederland en een rechtvaardig migratiebeleid. Maatschappij en politiek stellen hier hoge eisen aan. De vragen die in de maatschappij spelen veranderen voortdurend. JenV wil daar snel en goed op kunnen inspelen. In 2016 startte het ministerie met een ambitieus veranderprogramma dat er toe moet leiden dat JenV een betrouwbare partner is en blijft in een veranderende samenleving. Een organisatie die snel inspeelt op maatschappelijke ontwikkelingen, de daarvoor benodigde capaciteit en kwaliteit in haar gelederen heeft, leert en innoveert. Een organisatie die in dialoog is met de samenleving, inzichtelijk maakt waar zij tegenaan loopt in de uitoefening van haar taken en de hand uitsteekt naar maatschappelijke partners om tot werkbare en effectieve oplossingen te komen. JenV verandert door concrete stappen te zetten in het werk en daarmee al doende een nieuwe werkelijkheid te creëren. Door een gezamenlijke koers te kiezen, de manier van werken te professionaliseren en de werkprocessen en organisatie op orde te brengen. Nu, 3 jaar later, komt het veranderprogramma in een nieuwe fase; een fase die moet leiden tot een regulier proces van strategische, personele en organisatieontwikkeling waar kennis en commitment voor is in de organisatie: «Dit is JenV».

JenV is een betrouwbare partner voor burger, bedrijf, bestuur en media, die resultaat levert in een veranderende samenleving.

• 1. Het ministerie informeert en communiceert meer, proactief en open en transparant, zodat politiek en samenleving vroegtijdig weten wat er speelt op het terrein van justitie en veiligheid;

• 2. Het ministerie is een continue lerende organisatie, zodat waar mogelijk verbeteringen in het werk worden aangebracht;

• 3. Het ministerie investeert in mensen en gedrag, zodat professionals ruimte kunnen nemen en aangesproken worden op resultaat;

• 4. Het ministerie heeft een lange termijn visie en strategie, zodat er een leidraad is op basis waarvan keuzes worden gemaakt;

• 5. Het ministerie zorgt voor regie en een sterk intern netwerk, zodat complexe maatschappelijke vraagstukken worden aangepakt over bestaande organisatieonderdelen en structuren heen;

• 6. Het ministerie werkt in nauwe verbinding met «buiten», zodat maatschappelijk resultaat wordt vergroot en snel kan worden ingespeeld op nieuwe maatschappelijke vragen.

Langetermijnvisie- en strategie

JenV heeft een langetermijnvisie- en strategie, zodat er een leidraad is op basis waarvan we keuzes maken. Om maatschappelijke en technologische ontwikkelingen te kunnen vertalen naar onze dagelijkse werkpraktijk en om de strategische en innovatieve kracht van de samenleving te benutten, zoeken we actief de samenwerking met «buiten» op. Daarbij worden we ondersteund door de strategische advies en innovatiefunctie van JenV106.

Werkprocessen en organisatie

Ook in 2018 is gewerkt het «huis op orde» te brengen en de kaders voor professioneel werken neer te zetten. De werkprocessen (waaronder het begrotingsproces, de financiële control, het sturingsmodel en het integriteitsbeleid) zijn grotendeels op orde. Ze hebben geen extra impuls meer nodig vanuit het programma JenV Verandert, maar maken inmiddels deel uit van de reguliere werkpraktijk van JenV en worden daar gemonitord en doorontwikkeld. Over deze thema’s zal hierna daarom niet meer in de voortgangsrapportages van JenV Verandert gerapporteerd worden.

Begroting en control

Sinds de onvolkomenheid die de Algemene Rekenkamer op de controlfunctie van JenV constateerde is komen te vervallen en het in 2015 ingestelde extra voorafgaand toezicht door het Ministerie van Financiën is afgeschaald, is het 2-laags controlmodel in 2018 verder ontwikkeld:

• • De visie op de controlfunctie is vastgesteld. In dat kader zijn twee control community dagen georganiseerd voor de controllers van het bestuursdepartement en de JenV-organisaties. Daarin is kennis en kunde uitgewisseld en zijn de informele relaties versterkt;

• • We hebben Labs opgezet met het doel om de control-functie meer toekomstbestendig te maken, door controllers te verbinden, talent te ontwikkelen en data & technologie op de juiste manier in te zetten.

Governance

Het sturingsmodel ondersteunt de brede transitie om de maatschappelijke opgave centraal te zetten in ons werk. Transparantie, vertrouwen, gelijkwaardigheid en het aanspreken op resultaat zijn van groot belang bij deze samenwerking. Het werken volgens het sturingsmodel bij JenV heeft inmiddels een stevige plek binnen de organisatie gekregen. Uit ervaringen van de 13107 organisaties die in 2017 gestart zijn met het werken binnen het sturingsmodel, blijkt dat de werkwijze ruimte biedt voor een gelijkwaardige en tijdige onderlinge informatiepositie van zowel eigenaar, opdrachtnemer als opdrachtgever. In het gesprek aan de bestuurlijke tafels worden strategische uitdagingen voor de organisaties, en beheers- en bedrijfsvoeringspunten concreet besproken, zodat sneller duidelijk wordt waar het schuurt en wat de aard is van een vraagstuk. Op 1 februari 2019 is een nieuwe samenwerking conform het sturingsmodel gestart met 5 JenV-organisaties108. In 2019 werken we verder met een aantal andere organisaties.

Risicomanagement en incidentenwerkwijze

JenV wil een continue lerende organisatie zijn, zodat waar mogelijk verbeteringen in het werk worden aangebracht. Daartoe is onder andere het risicomanagement in de JenV-organisatie doorontwikkeld. Er is een werkverband risicomanagement ingericht dat bestaat uit medewerkers van het bestuursdepartement en JenV-organisaties. De focus van dit werkverband ligt op het versterken van risicomanagement door:

• • Het delen van kennis en kunde, door de Leidraad Risicomanagement voor risico-eigenaren en risicoadviseurs op te stellen. Bij het opstellen van de jaarplannen kunnen DG’s en MT’s worden begeleid met risicomanagementsessies. Ondertussen houdt het werkverband de eigen kennis up-to-date door gezamenlijk cases uit te werken en kennis vanuit trainingen en cursussen met elkaar te delen;

• • Het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal en proces, door verdiepingssessies over het omgaan met risico’s en incidenten met de brede Bestuursraad te organiseren;

• • Het vergroten van de bewustwording van risico’s binnen JenV, door workshops risicomanagement binnen JenV te geven en risicomanagement onderdeel te maken van het curriculum bij de Beleidsacademie JenV en het strategisch ontwikkelprogramma «Columbus».

Daarnaast is het netwerk incidenten van start gegaan. Dit netwerk bestaat uit medewerkers van alle kolommen van het ministerie. Doel van het platform is informatie-uitwisseling op het gebied van incidentenmanagement en uitwisseling van best practices tussen de verschillende kolommen onderling. Het netwerk gebruikt casuïstiek en de afhandeling daarvan om bestaande protocollen aan te vullen of aan te scherpen en zo het zelflerend vermogen van JenV te versterken. Het netwerk gebruikt relevante inzichten uit incidentenmanagement om het risicomanagement verder te versterken.

De Inspectie JenV helpt de organisatie om te reflecteren op en te leren van het werk door successen en problemen in het werkdomein van JenV te signaleren. De Inspectie richt zich in haar toezicht nadrukkelijk op het werk van JenV in ketens en netwerken. Voorbeelden hiervan zijn het onderzoek van de Inspectie om met toezicht bij te dragen aan het verbeteren van doorlooptijden in de strafrechtketen en aan de kwaliteit van de taakuitvoering in de justitiële jeugdstrafrechtketen.

Open en transparant communiceren

JenV wil proactief, open en transparant informeren en communiceren, zodat politiek en samenleving vroegtijdig weten wat er speelt op het terrein van justitie en veiligheid:

• • JenV-organisatieonderdelen delen steeds meer informatie, waarbij pro-activiteit het uitgangspunt is. We maken incidentmeldingen, rapporten en datasets over ons werk steeds meer actief openbaar en verstrekken ruimhartiger informatie bij Wob-verzoeken. Zo hebben we tot nu toe 44 datasets ontsloten via data.overheid.nl. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan expertise om privacygevoelige data om te zetten naar veilige informatie zonder risico’s op schending van privacy;

• • Organisatieonderdelen van JenV worden ondersteund met een duidelijk beleidskader en handreikingen om te werken met open data;

• • In samenwerking met de Universiteit Utrecht is een Living Lab Open Data opgezet. Hierin betrekken we burgers, wetenschap, media en bedrijfsleven bij open data en weten we beter aan welke datasets de buitenwereld behoefte heeft. Een voorbeeld is het experiment «Living Lab Woonoverlast Gouda» met de gemeente Gouda, Politie, CBS, Universiteit Utrecht en JenV. Met behulp van open data is de woonoverlast in Gouda aangepakt;

• • Bij actualiteiten en incidenten communiceren we proactief en geven we aan op welke manier aan een oplossing wordt gewerkt. Daartoe investeren we in de communicatielijnen en werkafspraken bij incidenten en monitoren we actief het omgevingsbeeld. Ook werken we aan het bewustzijn van JenV’ers om ook het slechte nieuws te melden. Bijvoorbeeld met de training dilemmalogica. Een voorbeeld van proactief informeren van de Tweede Kamer is het melden van een systeemfout in de nummerherkenning van de telefonie voor justitiabelen;

• • We maken ons werk zichtbaar in de buitenwereld, door in onze communicatie-uitingen de mens achter het werk te laten zien: de trots en expertise van medewerkers te tonen, de samenwerking met interne en externe partners in beeld te brengen en de impact die dit heeft op de samenleving centraal te stellen. In de tweede helft van 2018 deden we dit onder andere in het JenV Magazine voor alle professionals op het terrein van recht en veiligheid, in video’s op onze social media kanalen en in de campagne «Samen Werken Wij Aan» waarvan een aantal praktijkverhalen over opgavegericht werken van vorig jaar is gebundeld in een boekje «Dit is JenV»;

• • Tegelijkertijd wordt het intern delen van informatie gefaciliteerd doordat de informatiehuishouding bij JenV steeds meer op orde is. Zo werken we aan het digitaliseren van onze documenten en werkstromen, en aan het digitaliseren van onze papieren archieven.

Werkwijze en werkcultuur

In 2019 verankeren we wat we in gang hebben gezet bij JenV in systemen en processen. En geven nog extra impuls aan dingen die we nog willen ontwikkelen in onze werkwijze en werkcultuur. Door de grootte en de diversiteit van de JenV-onderdelen heeft elk organisatieonderdeel zijn eigen rol hierin. JenV-onderdelen werken aan maatschappelijke resultaten in hun domein, reflecteren op wat er op het eigen terrein verandert, waar het goed gaat, waar het beter kan en wat dat betekent voor de manier waarop het werk gedaan wordt. Dit gebeurt bijvoorbeeld in de migratieketen, waarbij JenV en de organisaties in en om de asielketen in een programma gezamenlijk werken aan een flexibeler asielstelsel in Nederland.

JenV vindt het belangrijk om een open en transparante organisatie te zijn waarin tegenspraak wordt gewaardeerd en gezichtspunten onverdund bij de ambtelijke en politieke top terecht komen. In het medewerkersonderzoek 2018 van het Bestuursdepartement komt uit antwoorden naar voren dat we elkaar niet voldoende aanspreken. Ook uit de recente onderzoeksrapporten, van 3 onafhankelijke commissies die onderzoek deden naar de relatie tussen beleid en het Wetenschappelijk Onderzoeks- en Documentatiecentrum (WODC), komt onder andere naar voren dat een aanspreek- en meldcultuur nog niet overal vanzelfsprekend is. Voor een overzicht van maatregelen naar aanleiding van de WODC-rapporten wordt verwezen naar de Integrale beleidsreactie aan de Tweede Kamer van 15 januari 2019109.

Ten tweede werkt JenV graag in nauwe verbinding met «buiten», zodat maatschappelijk resultaat wordt vergroot en snel kan worden ingespeeld op nieuwe maatschappelijke vragen. En we investeren in mensen en gedrag, zodat professionals hiervoor ruimte kunnen nemen en aangesproken worden op resultaat. Zo werken we steeds meer opgavegericht, samen met partners op thema’s uit het regeerakkoord. Dit betekent dat we het maatschappelijke vraagstuk centraal stellen en de benodigde kennis en expertise daarbij organiseren. Een tiental opgaven wordt op die manier breed opgepakt, zoals de flexibilisering migratieketen, herziening rechtsbijstand, anti-ondermijning, aanpak verwarde personen, schuldenaanpak, aanpak onvindbare veroordeelden, etc. JenV is hierbij meer aan de voorkant van beleids- en wetgevingsprocessen met relevante partijen in gesprek over de rol die JenV moet pakken, de aard van het probleem en de mogelijke oplossing.

Vervolg

In 2019 verankeren we wat we in gang hebben gezet bij JenV in systemen en processen. En geven extra impuls aan dingen die nog we nog willen ontwikkelen in onze werkwijze en werkcultuur: het over de organisatieonderdelen heen en samen met onze omgeving werken aan de maatschappelijke opgaven en het ontwikkelen van ons management en de sturing op samenwerking, integriteit en reflectie.