Bedrijfvoeringsparagraaf Eerste Kamer
Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage
Rechtmatigheid
In 2019 is uitsluitend betaald na levering van een product of dienst. Voor alle leveringen die groter zijn dan € 5.000,00 excl. btw worden er meerdere offertes aangevraagd en wordt in ieder geval een opdrachtbrief gemaakt, waarin bij derden (niet zijnde onderdelen van de Staat der Nederlanden) wordt verwezen naar de ARVODI 2018. (zie www.rijksoverheid.nl). Bovendien wordt bij bedragen groter dan € 5.000,00 excl. btw de verplichting aangemaakt. Alle facturen worden eerst gecontroleerd en getekend door de financieel medewerker, daarna door het Hoofd van betreffende afdeling. Facturen met een bedrag groter dan € 1.500,00 incl. btw worden ook nog door de Griffier getekend, voordat deze facturen betaald kunnen worden.
– Prestatie-indicator: rechtmatig financieel beheer.
– Streefniveau 2019: een goedkeurende controleverklaring.
Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
Betreft de doorontwikkeling van de ondersteuning aan leden en commissies.
Het betreft hier de doorontwikkeling van de kerntaak van de ambtelijke organisatie: het leveren van een effectieve en optimale ondersteuning aan haar leden en commissies op velerlei gebied: inhoudelijk, organisatorische en publicitair. Hier vormt het werkplan 2017 en 2018 de basis, alsmede de tijdelijke commissie werkwijze.
– Prestatie-indicator: tevredenheid van de leden over het geheel van de dienstverlening.
– Streefniveau 2019: kwalificatie «goed».
Financieel en materieelbeheer
Er wordt gewerkt met het financieel systeem Oracle. Alle documenten, van zowel P&O, salaris als Financiën en Inkoop worden beoordeeld vanuit minstens het vier-ogenprincipe. Dit om fraude en omissies te voorkomen.
– Prestatie-indicator: tevredenheid van de leden over het geheel van de dienstverlening.
– Streefniveau 2019: een goedkeurende controleverklaring.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Administratie. Er is een beschrijving van de AO op financieel administratief terrein, waaronder de financiële-, de salaris- en de personeelsadministratie valt. In 2019 is dit verder uitgebouwd in Visio. De managementrapportage is in samenhang met het financiële systeem ‘Oracle’. De contracten worden beheerd door de financiële administratie en bijgehouden in een apart Excel bestand.
Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
Er zijn geen overschrijdingen en/of bijzonderheden te melden.
Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Er zijn geen overschrijdingen en/of bijzonderheden te melden.
Bedrijfsvoeringsparagraaf Tweede Kamer
Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage
Rechtmatigheid
In 2019 geeft het rapport van de Auditdienst Rijk geen aanleiding tot opmerkingen. De tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid zijn niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.
Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan. De Tweede Kamer heeft voor de totstandkoming van de niet-financiële informatie de procedure gevolgd.
Financieel en materieelbeheer
Het financieel en materieel beheer is op orde en geeft geen aanleiding tot opmerkingen. Voor de aandachtspunten omtrent de prestatieverklaringen en IT controls worden in 2020 passende maatregelen getroffen.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering
De informatiebeveiliging in brede zin en in het bijzonder van het financiële systeem heeft permanent de aandacht. In 2019 heeft de externe partij belast met het databasebeheer een ISO 27001 certificaat aangeleverd waaruit blijkt dat zij aan deze standaard voldoen. Daarnaast is een tabel opgesteld waarin de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle partijen betrokken bij het database- en applicatiebeheer zijn vastgelegd. In 2019 is een project gestart gericht op het monitoren van de activiteiten uitgevoerd op de database. Dit project wordt in 2020 afgerond.
De wijzigingen in de grondslag voor het berekenen van het zetelbedrag is in januari 2020 verwerkt. In deze wijziging is ook een verhoging van het zetelbedrag meegenomen. Naar aanleiding van het amendement Sneller op de begroting van de Staten-Generaal zijn middelen vrijgemaakt voor deze verhoging. Door deze wijzigingen is de regeling wederom geactualiseerd en vastgesteld door de Kamer.
Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
Het Audit Committee is in 2019 driemaal bijeengekomen. De samenstelling is in 2019 gewijzigd vanwege het vertrek van interne en externe leden. Daarnaast neemt de Algemene Rekenkamer sinds 2019 deel aan het overleg als agenda lid.
Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Er zijn geen bijzonderheden te melden.