Centralisatie dienstverlening posten
Het ministerie centraliseert de dienstverlening aan de posten, door overheveling van de taken van de zeven Regionale Service Organisaties (RSO’s) naar drie gespecialiseerde serviceorganisaties in Nederland. Dit zijn de Financiële Service Organisatie (FSO), de Consulaire Service Organisatie (CSO) en Wereldwijd Werken (3W).
Dit was een majeure operatie die twee jaar in beslag heeft genomen en waarbij maar liefst 288 fte zijn overgeheveld van de RSO’s naar Den Haag. Volgens een strakke planning is om de paar maanden een van de RSO’s opgeheven onder gelijktijdige overname van de taken door Den Haag. Het project is eind 2019 succesvol afgerond en grotendeels volgens planning uitgevoerd. Het temporiseren van de overheveling van de consulaire clusters in de RSO’s Praag en Kuala Lumpur naar de CSO is een voorbeeld waar bijsturing moest plaatsvinden ten opzichte van de planning. De dienstverlening op het gebied van bedrijfsvoering is geheel conform planning overgegaan naar FSO en 3W.
Consulaire dienstverlening
Steeds meer dienstverlening vindt online plaats en het Ministerie gaat hierin mee met de consulaire dienstverlening. In 2019 zijn naast het ICT project EIDOS diverse projecten verricht. Zo is wereldwijd een online aanvraagformulier voor het Schengenvisum en het Caribisch visum geïmplementeerd. Daarnaast zijn er twee pilots voor online aanvraagformulieren voor consulaire documenten, zoals een reisdocument en een consulaire verklaring uitgevoerd.
Ten slotte is de overgang naar het nieuw contract met externe dienstverleners in de regio’s Europa, Westelijk Halfrond en Azië afgerond.
In 2018 is gestart met de centralisatie van de besluitvorming op alle wereldwijde visumaanvragen. Inmiddels beslist de Consulaire Service Organisatie (CSO) in Den Haag bij ongeveer de helft van de visumaanvragen. Voor de rest van de visumaanvragen wordt beslist over vijf locaties in Azië en in Praag. In 2020 wordt centrale sturing vanuit de CSO ingeregeld op de uitvoering bij alle genoemde back offices. Hiermee kan een meer uniforme werkwijze worden gerealiseerd.
In 2019 is gestart met het digitaliseren van alle papieren visumaanvragen. In 2019 is ongeveer 50% van het aantal visumaanvragen gedigitaliseerd. Het restant is naar verwachting medio 2020 afgerond.
Personeelsbeleid
Maatschappelijke en technologische ontwikkelingen vragen flexibiliteit van het ministerie. Het versterken van het strategisch vermogen van de organisatie is daarvoor meer dan ooit van belang. Datagedreven en op bewijsvoering gebaseerd HRM wordt steeds meer gebruikelijk bijvoorbeeld in strategische personeelsplanning. Dit ondersteunt leidinggevenden bij de invulling van het strategisch personeelsmanagement en helpt het ministerie snel in te spelen op veranderde eisen vanuit politiek en samenleving.
Het ministerie ligt op schema met de doelstellingen om meer vrouwen aan te trekken voor managementfuncties en het aandeel medewerkers met een niet-westerse migratieachtergrond te vergroten. De doelstelling voortkomende uit de participatiewet, om medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst te nemen, is niet gerealiseerd. Ondanks inzet van extra capaciteit en maatregelen. Met aanscherping van het beleid rondom de participatiewet zet het ministerie in dat de doelstelling alsnog in 2020 wordt gehaald.
Aan de medezeggenschap van de lokale werknemers is een belangrijke impuls gegeven met de oprichting van de Lokale Medewerkers Raad.
Vanwege de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) zijn per 1 januari 2020 alle publiekrechtelijke rechtspositieregelingen van BZ-personeel vervangen door civielrechtelijke regelingen. De informatievoorziening en werkprocessen zijn daarop aangepast.
Integriteit en veilige werkomgeving
Het Ministerie heeft in 2019 prioriteit gegeven aan de onderwerpen veilige werkomgeving, integriteit, diversiteit & inclusie en werkplezier. In 2019 zijn alle kennis, ondersteuning, registraties en meldpunten op gebied van integriteit en veilige werkomgeving samengebracht bij een dienstonderdeel. Medewerkers met een melding op het gebied van zakelijke integriteit (zoals fraude, belangenverstrengeling, malversaties, nevenfuncties, aannemen geschenken, lekken informatie) of sociale integriteit (ongewenst gedrag) kunnen nu terecht bij één meldpunt. Medewerkers weten dit meldpunt integriteit steeds beter te vinden voor advies en meldingen.
Op intranet is een Integriteitsportaal ingericht waar medewerkers in Den Haag en op de posten toegang toe hebben. Op dit portaal is Rijksbrede (bijvoorbeeld de Gedragscode Integriteit Rijk) en BZ-specifieke regelgeving en informatie beschikbaar. Er worden documenten aangeboden die het integriteitsbewustzijn van medewerkers en leidinggevenden moeten bevorderen. De contactgegevens van de vertrouwenspersonen zijn opgenomen en er is aangegeven waar vermoedelijke integriteitsschendingen kunnen worden gemeld. Een gedeelte van deze informatie is in meerdere talen beschikbaar. De toolbox «aandacht voor integriteit en veilige werkomgeving in je team» op het portaal integriteit is in 2019 aangevuld met nieuwe tools.
Het stelsel van vertrouwenspersonen is verbeterd door de training van 76 vertrouwenspersonen op posten. Er hebben diverse op de interne organisatie gerichte (trainings)activiteiten plaatsgevonden in het kader van preventie, bewustwording en voorlichting. Voor de doorlichting van organisatieonderdelen is voor het onderwerp «integriteit en de veilige werkomgeving» een toetsingskader geoperationaliseerd.
Tijdens de Week van de Integriteit werd het externe steunpunt gelanceerd. Mensen van buiten BZ die een vermoedelijke integriteitsschending door een medewerker van het ministerie willen melden, kunnen bij dit steunpunt terecht om te sparren en advies te vragen. Op deze manier wil het ministerie de drempel verlagen om een melding te doen van ongewenst gedrag. Het extern steunpunt integriteit is ingesteld op advies van NGO-medewerkers. Zij ervaarden belemmeringen om hun klacht over een BZ-ambtenaar in te dienen. NGO’s zijn over het extern steunpunt geïnformeerd en de informatie is beschikbaar op internet.
Huisvesting Den Haag
In 2019 heeft het ministerie vanwege het tekort aan werkplekken in de Rijnstraat onderzoek verricht naar mogelijke huisvestingsopties op de korte en lange termijn. Ook is onderzoek gedaan naar de follow-up van de problematiek rondom de vloeren en gevelramen. Alle interventies op de korte, middellange en lange termijn zijn erop gericht om alle medewerkers samen in één gebouw te huisvesten met voldoende werkplekken. Een gebouw dat aansluit bij de aard van de werkzaamheden en deze voldoende faciliteert.
Verschillende directies hebben in de zomer 2019 een nieuwe plek gekregen, binnen de kantoorgebouwen van Rijnstraat 8 of Terminal Zuid. Ook in deze nieuwe indeling blijkt dat er te weinig bureauwerkplekken op Rijnstraat 8 zijn. Met de verhuizing van circa 250 medewerkers naar Terminal Zuid is «de schaarste» in Rijnstraat 8 eerlijker verdeeld. Maar de huidige norm van 0,7 werkplek per medewerker blijft onder druk staan.
Het Ministerie is in overleg met BZK over de bestaande en toekomstige huisvestingsproblemen. BZK heeft toegezegd de norm van de werkplekken op Rijnstraat 8 gelijk te stellen met de andere ministeries in Den Haag.