Inleiding

De bedrijfsvoering, inclusief het begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering binnen het Ministerie van OCW, is op orde. De financiële overzichten geven een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering.

Paragraaf 1 – Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

De verantwoording in het departementale jaarverslag is in overeenstemming met de begrotingswetten, de Europese regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en in ministeriële regelingen opgenomen bepalingen. Voor de bepaling van fouten en onzekerheden is de Rijksbrede normering toegepast. Rapporteren over onrechtmatigheden is verplicht als deze meer bedragen dan de betreffende tolerantiegrens. Dit geldt voor artikel 8, 9 en 14.

Bij het begrotingsartikel 8, Internationaal Beleid, bedraagt de tolerantiegrens voor fouten en onzekerheden in de aangegane verplichtingen € 1,3 miljoen. Bij dit artikel is in 2019 sprake geweest van onzekerheden in de rechtmatigheid in de aangegane verplichten ter grootte van € 3,9 miljoen. Dit betreft 31,2% van het artikel. Deze afwijking is in belangrijke mate veroorzaakt door risico’s op staatssteun in de subsidiebeschikkingen aan Nuffic (€ 2,5 miljoen), Neth-ER (€ 0,6 miljoen) en het Duitsland Instituut Amsterdam (€ 0,8 miljoen) voor 2020. Mede naar aanleiding van deze bevinding is het Ministerie van OCW bezig de subsidierelatie met de genoemde instellingen te herzien. Gezien de langjarige subsidierelatie met de organisaties moet hier zorgvuldig mee om worden gegaan en kost de herziening tijd. De eerste verbeteringen worden in 2020 doorgevoerd.

Bij het begrotingsartikel 9, Arbeidsmarkt- en personeelsbeleid, bedraagt de tolerantiegrens voor fouten en onzekerheden in de aangegane verplichtingen € 17,9 miljoen. Bij dit artikel overschrijden wij de tolerantiegrens. Dit wordt deels veroorzaakt doordat de ADR controle voor de bekostigings- en subsidie-instrumenten middels een statistische steekproef heeft uitgevoerd. De basisonnauwkeurigheid die voortvloeit uit de gehanteerde steekproefmethode is € 10,6 miljoen. In de steekproef zelf zijn geen fouten gesignaleerd. Dit is mede het resultaat van alle maatregelen die wij dit jaar getroffen hebben voor de lerarenbeurs, waaronder een 100 procentscontrole door DUO bij de initiële aanvragen en de herhaalaanvragen met studieverlof (zie paragraaf 3).

Bij het begrotingsartikel 14, Cultuur, bedraagt de tolerantiegrens voor fouten en onzekerheden in de aangegane verplichtingen € 28,2 miljoen. Bij dit artikel overschrijden we de tolerantiegrens. De gevonden fouten en onzekerheden komen uit op € 34,2 miljoen. De fouten bestaan uit het onjuist toepassen van de inkoopregels voor circa € 1,3 miljoen door de RCE en € 17,5 miljoen aan fouten die worden veroorzaakt door het niet naleven van de formele procedures rondom staatssteun. De onzekerheden hebben voor € 4,5 miljoen betrekking op de RCE en zijn voor € 10,9 ontstaan door risico’s op staatssteun. De risico’s omtrent staatssteun spelen onder andere bij het mogelijk niet goed toepassen van het selectiviteitscriterium bij subsidies van circa € 5,5 miljoen en het ontbreken van een staatsteuntoets bij aangegane verplichtingen onder de € 125.000,- (€ 3,1 miljoen). Voor het gehele Ministerie van OCW worden verbetermaatregelen genomen om de risico’s op staatssteun te verkleinen.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering, inclusief het begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering binnen het Ministerie van OCW, is op orde. De directie FEZ is verantwoordelijk voor het begrotingsbeheer, binnen de door de wet- en regelgeving en het ministerie van Financiën gestelde kaders. De Tweede Kamer is bij brief van 13 december geïnformeerd over de beleidsmatige mutaties na de Najaarsnota (Kamerstuk 35300-VIII, nr. 138). De realisatie van de uitgaven en verplichtingen is hiermee in overeenstemming, met uitzondering van begrotingsartikel 3 Voortgezet Onderwijs en begrotingsartikel 9 Arbeidsmarkt- en personeelsbeleid; enkele verplichtingen waren niet gemeld bij de 2e suppletoire wet. Verder heeft de Algemene Rekenkamer (AR) in het verantwoordingsonderzoek over 2018 vier onvolkomenheden geconstateerd, te weten bij het Inkoop- en Uitvoeringscentrum Noord, autorisatiebeheer Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), toezicht op het voorschottenbeheer en informatiebeveiliging kerndepartement. OCW heeft in 2019 veel ondernomen voor het oplossen van alle onvolkomenheden. Hieronder volgt de status:

Dienstverlening Inkoop- en Uitvoeringscentrum Noord

Een belangrijke aanbeveling van de AR was, dat er dient te worden gewerkt volgens het Rijksinkoopstelsel. OCW heeft hiertoe in 2019 onder meer aandacht gegeven aan de ketenproblematiek van de inkoopketen. De taken, rollen en verantwoordelijkheden in de inkoopketen zijn nader uitgewerkt conform de principes van het Rijksinkoopstelsel en er zijn afspraken gemaakt over de onderlinge samenwerking in de inkoopketen. Tevens zijn er in de rapportagecyclus verbeteringen doorgevoerd: afspraken zijn gemaakt rondom tijdig informeren van betrokkenen in de keten, zodat beter en tijdig inzicht in de inkooptrajecten wordt verkregen én beter kan worden gestuurd op doel- en rechtmatigheid. Een verdiepingsslag van de proces-aanpassingen zal in 2020 worden opgepakt. Voor het belang van het waarborgen van een onafhankelijke positie van het IUC-Noord is in 2019 gestart met een nieuwe governance structuur (afnemersberaad, directeurenoverleg en governanceboard).

Autorisatiebeheer Dienst Uitvoering Onderwijs

De AR heeft over 2018 (opnieuw) een onvolkomenheid geconstateerd op autorisatiebeheer bij DUO. Er waren onder meer risico’s doordat medewerkers te veel rechten hadden. Ook de periodieke controles hierop werden in 2018 beperkt uitgevoerd . DUO heeft in 2019 hoge prioriteit gegeven aan de verbetering van de controles op autorisatiebeheer. De eerste stappen zijn gezet naar de inrichting van gecentraliseerd en geautomatiseerd autorisatiebeheer door middel van Role Based Access Management. Hierbij worden autorisaties toegekend op basis van rollen en worden bijbehorende autorisatieprofielen gedefinieerd. Daarnaast zijn er risicoanalyses uitgevoerd om te bepalen welke systemen, applicaties en rollen prioriteit behoeven in de controles op uitgegeven autorisaties.

In de tweede helft van 2019 is vooral ingezet op het verbeteren en uitvoeren van het controleproces van de uitgegeven autorisaties. De autorisaties van alle DUO-medewerkers zijn gecontroleerd voor wat betreft toegang tot data, de centrale systemen en applicaties . Daarmee is ook een deel van de risicovolle autorisaties gecontroleerd. De toegang tot mappen en mailboxen isbuiten de scope gehouden op basis van een risicoafweging. Autorisaties in decentrale systemen en IT-infrastructuur zijn gedeeltelijk gecontroleerd. De niet-persoonsgebonden accounts en het databasesysteem zijn geïnventariseerd, geclassificeerd en de verantwoordelijkheid voor controle op de accounts is belegd. Als onderdeel van deze actie zijn ook autorisatiematrices gerealiseerd. DUO had als voornemen om voor alle hoog geclassificeerde systemen de matrices gereed te hebben. Dit is deels gelukt en zal in 2020 worden afgerond. De autorisatiematrices worden begin 2020 getoetst op juistheid en volledigheid.

Er is een plan van aanpak opgesteld voor 2020 om te waarborgen dat DUO in control blijft ten aanzien van aan medewerkers en systemen verstrekte autorisaties, alsmede een risicoanalyse op autorisatiebeheer DUO waarin is beschreven hoe DUO de risico’s gaat beheersen. Ook zal de rapportagecyclus binnen DUO worden verbeterd.

Toezicht op het voorschottenbeheer

De AR en de ADR constateerden beiden over 2017 en 2018 dat er bij het Ministerie van OCW onvoldoende waarborgen voor ordelijk voorschottenbeheer aanwezig waren. In 2018 zijn de aanbevelingen ter hand genomen en in 2019 is dit voortgezet. Een plan van aanpak is opgezet en uitgevoerd. De nadruk in 2019 lag op het beoordelen van de voorschottenrapportages en het uitvoeren van analyses door het Ministerie van OCW. Daarnaast is meer aandacht gegeven aan het voorschottenbeheer van DUO, doordat DUO nu ook een voorschottenrapportage opstelt en deze wordt beoordeeld. Beiden maken nu een vast onderdeel uit van de werkzaamheden van het Ministerie van OCW. Hiermee is geborgd dat het Ministerie van OCW het toezicht op het voorschottenbeheer ook in de komende jaren blijft uitvoeren.

Informatiebeveiliging kerndepartement

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

MenO- risico's en ontwikkelingen betreffende het M&O-beleid

Op grond van de Comptabiliteitswet 2016 dienen ministeries in het kader van het M&O-beleid toe te zien op het financieel beheer van de subsidiestroom. Sinds de aanpassing van de controleprotocollen 2019 houden de cultuurdirecties geen toezicht meer op het volgen van de aanbestedingsregels door de subsidieontvangers. Het Ministerie van OCW onderzoekt hoe dit toezicht weer in het toezichts- en controlebeleid kan worden opgenomen.

Externe risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik

Het Ministerie van OCW heeft als uitgangspunt regelgeving tot stand te brengen die zo min mogelijk gevoelig is voor fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik. Jaarlijks worden de risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik geïnventariseerd. Waar nodig wordt het voorlichtings-, controle-, sanctie- of evaluatiebeleid aangescherpt, daarbij de wenselijkheid en doelmatigheid van deze middelen in ogenschouw nemend.

Restrisico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik

In sommige gevallen zijn de getroffen beheersmaatregelen niet voldoende om misbruik en oneigenlijk gebruik geheel uit te sluiten, bijvoorbeeld wanneer de kosten van controles hoger zijn dan de baten of de wettelijke mogelijkheden begrensd zijn. Er is dan sprake van restrisico oftewel restant M&O. Dit is de gevoeligheid voor misbruik en oneigenlijk gebruik die (bewust) overblijft nadat alle adequate maatregelen ten aanzien van voorlichting, controle, sanctie en evaluatie zijn getroffen.

Onderstaande tabel beschrijft per begrotingsartikel de geldstromen met restant M&O dat overblijft na inzet van beheersmaatregelen als aan het betreffende begrotingsartikel een restant M&O kleeft groter dan € 1 miljoen. Tevens is het totaal aan restrisico van de geldstromen met een restant M&O groter dan € 1 miljoen als percentage weergeven van de totale uitgaven op artikelniveau.

Hieronder volgt een toelichting op de geldstromen met een restant M&O groter dan € 1 miljoen:

1. Gewichtenregeling Primair Onderwijs

Basisscholen ontvangen extra bekostiging voor bestrijding van onderwijsachterstanden. Sinds schooljaar 2019-2020 wordt voor de berekening van de onderwijsachterstanden gebruik gemaakt van een door het CBS berekende achterstandsscore. Het gebruik van door scholen aangeleverde gewichten is dan niet meer nodig. Slechts voor de overgangsperiode, dit duurt tot en met schooljaar 2021-2022, zijn de gewichten op 1 oktober 2018 nog van toepassing, zij het steeds in mindere mate. Vanaf schooljaar 2019-2020 zijn risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik niet meer aan de orde.

2. Leerlingen met een niet-Nederlandse culturele achtergrond - Cumi

Speciale scholen voor basisonderwijs met leerlingen met een niet-Nederlandse culturele achtergrond komen in aanmerking voor een aanvullende bekostiging. De uitgaven voor leerlingen met een niet-Nederlandse achtergrond bedragen in 2019 € 20,1 miljoen. De opgaven van de scholen worden gecontroleerd aan de hand van de door ouders of verzorgers getekende verklaringen of inschrijfforumlieren. De inhoud van de verklaringen kan niet sluitend worden gecontroleerd.

Voor 2019 is het restrisico bij leerlingen met een niet-Nederlandse culturele achtergrond derhalve € 20,1 miljoen.

3. Nederlands onderwijs aan anderstaligen - Noat

Voor kinderen met een niet-Nederlandse achtergrond, en niet afkomstig uit Suriname, de voormalige Nederlandse Antillen of Aruba, wordt bij de basisscholen in de materiële instandhouding een Noat-bekostiging gegeven voor Nederlands onderwijs aan anderstaligen. De uitgaven voor leerlingen met een dergelijke achtergrond bedragen in 2019 € 4,9 miljoen. De opgave van de school wordt steekproefsgewijs gecontroleerd aan de hand van de door de ouders ingevulde ouderverklaringen. De ouderverklaringen kunnen niet op juistheid worden gecontroleerd. Sinds invoering van het onderwijsnummer kan deels worden gecontroleerd aan de hand van de Basisregistratie Personen (BRP); dit is echter niet altijd mogelijk.

Voor 2019 is het restrisico van de uitgaven aan Nederlands onderwijs aan anderstaligen daarmee € 4,9 miljoen.

4. Aanvullende beurs

Studenten kunnen in aanmerking komen voor de aanvullende beurs. De hoogte van de beurs hangt mede af van het ouderlijk inkomen. Het ouderlijk inkomen kan niet in alle gevallen juist en volledig worden vastgesteld. Wanneer ouders in Nederland wonen, is het risico op misbruik beperkt. De Belastingdienst beheert de inkomensgegevens uit het basisregister inkomen. DUO is bevoegd deze inkomensgegevens van de Belastingdienst te gebruiken. Er zijn een kleine 14 duizend studenten met ouders in het buitenland en in deze gevallen vraagt DUO bewijsstukken van het buitenlands inkomen op bij de ouders of bij de student.

In 2019 is in totaal € 835,5 miljoen aan aanvullende beurs verstrekt. Daarvan heeft € 41,6 miljoen betrekking op studenten met ouders in het buitenland. DUO vraagt de bewijsstukken op, maar de juistheid en volledigheid van het opgegeven buitenlands inkomen is niet volledig met zekerheid vast te stellen door DUO. Uitzondering hierop zijn de voormalige Nederlandse Antillen ad € 8,7 miljoen, waar dit wel mogelijk is. Hierdoor is sprake van restrisico bij studenten met een aanvullende beurs met ouders in het buitenland van € 32,8 miljoen.

5. Studiefinanciering uitwonenden

Op grond van de Wet studiefinanciering 2000 (WSF 2000) en de Wet tegemoetkoming onderwijsbijdrage en schoolkosten (WTOS) komt een deel van de studerenden in aanmerking voor een hogere beurs wanneer ze uitwonend zijn. Dit geldt alleen voor mbo-studenten en voor studenten van het hoger onderwijs die niet onder het studievoorschotstelsel vallen. In 2019 is de basisbeurs voor een uitwonende mbo student € 3.278 (en voor een thuiswonende mbo student € 1.004). De totale uitgaven aan uitwonende beurzen voor studenten bedroegen in 2019 € 171,7 miljoen (WSF 2000). De uitwonende basistoelage die op grond van de WTOS (regeling VO18+) aan uitwonende scholieren is verstrekt, bedroeg in 2019 € 5,6 miljoen.

Bij de vaststelling van de studiefinanciering van studerenden die in Nederland wonen, wordt nu uitgegaan van het geregistreerde adres in de Basisregistratie Personen (BRP), maar niet alle studerenden wonen hier daadwerkelijk. Daarom worden fysieke controles op het geregistreerde woonadres uitgevoerd, zodat het risico op misbruik van de uitwonendenbeurs wordt beperkt. Er zijn in 2019 ongeveer 1.500 controles uitgevoerd op basis van een risicoprofiel. In ruim 500 gevallen is vastgesteld (voor bezwaar en beroep) dat de studerende niet op het in de BRP geregistreerde adres woonachtig was. Studenten moeten de onterecht ontvangen studiefinanciering terugbetalen en krijgen een boete opgelegd. Bij studerenden in het buitenland wordt gecontroleerd of de student aan de instelling in het buitenland is ingeschreven. Indien dat zo is, wordt er aangenomen dat de student in het buitenland woonachtig is. Omdat er geen adrescontrole plaatsvindt, is er voor studerenden in het buitenland een restrisico.

Het misbruik is substantieel afgenomen als gevolg van getroffen maatregelen en het vervallen van het onderscheid tussen uit- en thuiswonenden met invoering van het studievoorschotstelsel. Het huidige restrisico wordt veroorzaakt door onjuiste inschrijvingen in het BRP en wordt niet aan het Ministerie van OCW toegerekend. Er is dus sprake van een geïmporteerd risico. In 2017 is een aselecte steekproef uitgevoerd onder mbo-studenten met een uitwonendenbeurs. Op basis van dit onderzoek wordt het restrisico in het mbo ingeschat op ongeveer € 4 miljoen. In totaal (mbo en ho) resteert in 2019 nog een restrisico van ongeveer € 5 miljoen (ter vergelijking: dit was in 2014 rond de € 17 miljoen).

6. Terugbetalen studieschulden

Van oud-studenten met een studieschuld is niet altijd een adres bekend, met name wanneer zij in het buitenland verblijven. Bij betalingsachterstanden zijn zij dan niet altijd bereikbaar voor inningsactiviteiten. Daarnaast kunnen oud-studenten dan niet worden geïnformeerd over de draagkrachtregeling en worden zij mogelijk geconfronteerd met extra invorderingskosten. Aanpalend risico is dat in het buitenland het inkomen van de debiteur en van een eventuele partner (voor zover relevant) niet in alle gevallen juist en volledig kan worden geverifieerd en moet worden volstaan met de klantopgave (inclusief bewijsstukken). Ultimo 2018 ontbrak nog van circa 2,4% van de debiteuren een betrouwbaar adres (afgerond 20.000 van de circa 835.000 debiteuren). Eind 2015 waren dit er nog circa 30.000 (was 4% van het totaal aantal debiteuren).

Van oud-studenten is niet altijd bekend of zij een partner hebben. Oud-studenten met een partner dienen deze partner door te geven aan DUO, omdat de draagkracht van een oud-student mede bepaald wordt door de aanwezigheid van een partner en zijn/haar inkomen. Het belang van partnercontroles is toegenomen sinds de invoering van het Commercieel, Administratief, Technisch en Sociaal-systeem (inkomen partner telt sindsdien verplicht mee). Bovendien kan door de partnerdefinitie in de Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen (AWIR) sneller geconstateerd worden (zonder te bevragen) of personen als partners aangemerkt kunnen worden. Er zijn gemiddeld 150.000 debiteuren met een draagkrachtregeling die geen partner hebben opgegeven. In 2019 zijn 4.700 debiteuren door DUO gecontroleerd op partnerschap. Hiervan bleken 1.706 debiteuren een verzwegen partner te hebben (36,3%).

Grote lopende ICT-projecten

Het Ministerie van OCW kent in 2019 drie ICT-projecten groter dan € 5 miljoen (waarvan er in de loop van 2019 één is afgerond): Doorontwikkelen Basisregistratie Onderwijs (BRON), ICT werkplekdienstverlening OCW en Implementatie Wet Beroep Leraar (voorheen: Krachtig Leraarschap en Lerarenregister, afgerond in 2019). Jaarlijks rapporteert het Ministerie van OCW over deze projecten conform het daarvoor afgesproken rapportagemodel aan het Ministerie van BZK. Van alle projecten wordt de stand van zaken openbaar gemaakt via het Rijks ICT-dashboard www.rijksictdashboard.nl. Voor alle projecten geldt dat Chief Information Officer (CIO)- en privacyfunctionarissen van de betreffende organisatie(onderdelen) adviseren over de risico’s voor de privacy en uitvoering. Door de advisering door CIO- en privacyfunctionarissen, maar ook door de inzet van instrumenten als «Gateway», BIT-toetsen en de OCW risicorapportage worden dergelijke risico’s tijdig in kaart gebracht en zijn deze continu onder de aandacht. Daartoe worden in de projecten zelf ook waarborgen ingebracht om risico’s voor de uitvoering te onderkennen. De functionarissen gegevensbescherming van het Ministerie van OCW zien toe op naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij nieuwe wetgeving en grote ICT projecten heeft het opstellen van Privacy Impact Assessments (PIA) een plaats gekregen.

Gebruik open standaarden en open source software 

In het kader van veilig internet- en mailverkeer zijn er diverse ‘open standaarden’ van toepassing. Deze worden steeds strikter toegepast. De overheid heeft zich verplicht om per 1 januari 2020 deze standaarden geïmplementeerd te hebben, zodat een burger zekerheid heeft over het verkeer met het Ministerie van OCW en vice versa. het Ministerie van OCW heeft deze datum niet volledig gehaald. Een deel van de webomgeving en een deel van de mailomgeving voldoet niet aan alle afgesproken open standaarden. De oorzaak hiervan ligt bij de inrichting van een nieuwe werkplek omgeving waarbij focus is gegeven aan een correcte migratie. De beschermende maatregelen uit de oude omgeving zijn meegenomen naar de huidige omgeving. Door inzet van de betreffende openstandaarden kan spam-mail met een hogere accuratesse worden herkend. Eind 2019 is de migratie van de werkplek afgerond. Nu volgt in een tweede stap de aanpassing van omgeving naar de open standaarden. De afronding van deze implementatie van open standaarden zal in de tweede helft van 2020 zijn voltooid.

Betaalgedrag

Het streefcijfer voor tijdig betalen is 95% van alle facturen binnen 30 dagen na datum van ontvangst van de factuur. Het Ministerie van OCW voldoet al jarenlang aan de gestelde norm. Over 2019 is het percentage tijdig betalen bij het Ministerie van OCW uitgekomen op 97,6%.

Conform de Richtlijn ‘Elektronische facturering bij overheidsopdrachten’ van de Europese Unie zijn alle aanbestedende diensten in Europa verplicht per november 2018 e-factureren te implementeren. Dit betekent dat de diensten e‑facturen van leveranciers moeten kunnen ontvangen en verwerken. Tot 2019 werden leveranciers nog niet structureel aangesproken op het niet naleven van de plicht tot e-facturatie. In de loop van 2019 is hier verandering in gekomen. De voorbereiding hield onder andere in dat leveranciers op verschillende manieren (aanvullend op de bestaande informatie in het contract tussen leverancier en departement) zijn geïnformeerd over de start van de controle op het naleven van de inkoopvoorwaarde e-facturatie. Er is tevens in voorzien dat leveranciers in heel uitzonderlijke gevallen een tijdelijke ontheffing kunnen krijgen. De controle is medio 2019 gestart waarbij 1 augustus 2019 van start is gegaan met het terugsturen van niet-e-facturen. Sindsdien neemt het aantal e-facturen toe, dit ondanks de onbekendheid van leveranciers met e‑facturatie en de technische storingen die af en toe optreden.

Audit Committee

Het afgelopen jaar is het Audit Committee (AC) vier keer bij elkaar geweest. Conform de regeling Audit Committees heeft het Ministerie van OCW in 2019 het AC geëvalueerd en is tot de conclusie gekomen dat ze het AC op een andere manier wil samenstellen. Hierdoor heeft de evaluatie geleid tot het terug brengen van het aantal externe leden van vier naar twee externe leden. Eén van de vergaderingen van het AC heeft plaats gevonden zonder externe leden vanwege de duur van de werving van de externe leden. De Secretaris-Generaal, als voorzitter, vormt vanaf 2020 samen met de leden van het MT-OCW, de ADR (en open stoel AR) en twee externe leden het AC. In 2021 zal het AC opnieuw worden geëvalueerd, om na te gaan of de veranderingen een verbetering van de werking van het AC teweeg hebben gebracht. 

De onderwerpen die in het afgelopen jaar aan de orde zijn gekomen hebben, naast de evaluatie, vooral betrekking op het departementaal jaarverslag, het samenvattend auditrapport hierop van de ADR en het verantwoordingsonderzoek van de AR. Onderwerpen als autorisatiebeheer en inkoopbeheer komen hier bijvoorbeeld aan de orde. Daarnaast zijn ook het jaarwerkplan en reviewbeleid van de Inspectie van het Onderwijs besproken.

Normenkader financieel beheer zbo’s en rwt’s

Het Ministerie van OCW past in haar toezichtsrelaties met de zelfstandige bestuursorganen en rechtspersonen met een wettelijke taak (zbo's en rwt's) het normenkader waar mogelijk toe. In bijlage 1 «Toezichtsrelaties en zelfstandige bestuursorganen en rechtspersonen met een wettelijke taak» wordt ingegaan op eventuele uitzonderingen.

Paragraaf 3 -Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Aanpassingen in bedrijfsprocessen voor subsidiebeheer en departementsbrede analyse op sturingsrelaties

In navolging van de in 2018 gestarte verbetering van de bedrijfsprocessen heeft het Ministerie van OCW een verdere verfijning doorgevoerd. Voor een belangrijk deel heeft dit te maken met het implementeren van wet- en regelgeving. Bij bijna alle subsidieprocessen is een ex-ante analyse op het verlenen van staatssteun uitgevoerd en aan het subsidiedossier toegevoegd. In 2020 worden deze analyses nog verder uitgebreid. Tevens is er binnen het bestuursdepartement een traject in gang gezet waarbij wordt gekeken of de sturingsrelatie die OCW met partijen heeft, effectief is en past binnen de interne en externe kaders. In voorkomend geval is de sturingsrelatie en de bijhorende wijze van financiering bijgesteld of is het voornemen tot bijstelling genomen.

Lerarenbeurs

De ADR had over 2018 een gemiddelde bevinding gemeld op de regeling Lerarenbeurs. De bevinding betrof de onrechtmatige verstrekking van subsidies als gevolg van het steekproefsgewijs uitvoeren van controles, in het bijzonder de controle op een geldige werkgeversverklaring. Verder constateerde de ADR dat verschillen tussen de diverse administraties die ten behoeve van de regeling worden gevoerd, onvoldoende bewaakt werden door een gebrek aan monitoring over de keten.

Interne beheersing Studiefinancieringssysteem (SFS)

De oorspronkelijke lichte bevinding conform het ADR auditrapport 2018 betrof het ontbreken van aantoonbare monitoring van de volledig geautomatiseerd verwerkte transacties in SFS. In reactie op de bevinding heeft DUO de monitoring doorontwikkeld op verwerkte transacties en is bezig dit periodiek zichtbaar te maken met behulp van standaardrapportages. DUO gaat in 2020 de monitoring, waaronder ook de monitoring van geldstromen, met behulp van een standaardrapportage verder operationaliseren, zodat nog meer inzicht wordt verkregen in een aantoonbare juiste en rechtmatige verwerking van gegevens door het geautomatiseerde systeem SFS.

Getrouwbeeldweergave Nationaal Archief (NA)

In de jaarrekening van het NA is onder de passiva bij zowel de langlopende als de kortlopende schulden voor in totaal € 19,5 miljoen aan posten opgenomen welke niet in lijn met de Rijksbegrotingsvoorschriften zijn. Het gaat hier om ontvangen bedragen van het Ministerie van OCW voor investeringsbijdrage en projectgelden. Hier staan prestaties in de toekomst tegenover. Het NA gaat in overleg met de eigenaar, opdrachtgever en het Ministerie van Financiën over de te hanteren systematiek in de toekomst.

Datalekken OCW en DUO

Ook in 2019 hebben het Ministerie van OCW en DUO veel aandacht besteed aan het veilig omgaan met persoonsgegevens en het melden van datalekken. Het aantal datalekken bij OCW (exclusief DUO) is 8 geweest. Hiervan zijn er 2 bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gemeld.

Er is sprake van een stijging van het aantal meldingen bij het meldpunt datalekken van DUO. In 2019 zijn binnen DUO in totaal 80 incidenten gemeld die zijn gekwalificeerd als datalek. Hiervan hebben 20 uiteindelijk, volgens de voorschriften vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), tot een melding bij de AP geleid. DUO heeft ook 17 incidenten gemeld bij het meldpunt datalekken van andere departementen voor wie DUO regelingen uitvoert.

Organisatieontwikkeling bij DUO

DUO heeft in 2019 belangrijke stappen gezet bij de verdere implementatie van life cycle management (LCM). Er is inmiddels een meerjarige vervangingsportfolio conform de IV-strategie en is gestart met het structureel onderhoud van de systemen. DUO heeft prioriteit gegeven aan noodzakelijk onderhoud en vervanging van de bestaande IT-systemen in het belang van de continuïteit van de dienstverlening aan onderwijsinstellingen en studenten.

DUO staat voor flinke uitdagingen op het terrein van HRM. Hiervoor is in 2019 een Strategisch Personeelsplan opgezet. In 2020 zal verder gewerkt worden aan onder meer het vervangingsvraagstuk: hoe komen we aan voldoende, goed personeel gezien de uitstroom in verband met vergrijzing de komende 10 jaar? Daarnaast is ook het zorgen dat de werknemers de gewenste competenties hebben om goed om te gaan met de impact van digitalisering en het groeiende belang van data, een belangrijk speerpunt.

Binnen DUO wordt gestuurd op een verdere daling van het aantal externen om te komen tot een evenwichtige verhouding tussen vast en flexibel. In 2019 zijn er minder externen omgezet in internen dan we hadden beoogd. Dat komt enerzijds omdat er extra werkzaamheden waren (zoals VDI voor bestuursdepartement van het Ministerie van OCW), maar anderzijds ook omdat er voor ICT en data-functies sprake is van een krappe arbeidsmarkt. Het lukt lang niet altijd om een vaste medewerker te vinden. Er wordt zo breed mogelijk geworven via stagiairs, trainees, klasjes en het inhuren van medewerkers vanuit Rijks ICT-Gilde en I-Interim Rijk. Ondanks deze inzet blijft het wel een risico, zowel financieel, voor de continuïteit als voor de borging van kennis binnen de organisatie.

Werk aan uitvoering/ Manifestgroep

De regering is zich ervan bewust dat de uitvoerende overheid de laatste jaren te weinig aandacht heeft gehad. Door vele bezuinigingsrondes en te hoge verwachtingen van de digitale dienstverlening zijn er bij veel uitvoeringsorganisaties nijpende situaties ontstaan. Er is sprake van legacy in de IT-systemen, moeite om medewerkers aan te trekken en te behouden en de dienstverlening schiet soms tekort.

DUO werkt vanaf medio 2019 samen met enkele departementen en uitvoeringsorganisaties in het traject «Werk aan Uitvoering» van ABD Topconsult, dat een analyse en handelingsperspectieven zal opleveren voor de uitvoering. In het programma staan de continuïteit van de dienstverlening, de ruimte voor nieuw beleid (wendbaarheid) en maatwerk aan burgers, bedrijven en instellingen centraal. Er is aandacht voor de wetgeving, besturing in de driehoek, data, IT- en HRM-vraagstukken.

DUO werkt op verschillende vlakken samen met andere uitvoeringsorganisaties. Een formeel verband waarin die samenwerking vorm krijgt is de Manifestgroep en het daarboven opererende Netwerk Publieke Dienstverleners. Hier worden inzichten rond uitvoering ontwikkeld en gedeeld en naar voren gebracht richting gremia waarbij de uitvoeringsorganisaties een gemeenschappelijk belang hebben. Daarnaast worden enkele concrete projecten ontwikkeld, zoals het programma digitale inclusie dat beoogt de digitale vaardigheden van burgers te verhogen en de toegang tot digitale dienstverlening makkelijker te maken door het aanbieden van een cursusaanbod (Klik en Tik en Digisterker) en door het inrichten en onderhouden van een landelijk dekkend netwerk van Informatiepunten.

Het Kabinet heeft een Ministeriele Commissie Uitvoering ingesteld met als doel de dienstverlening, continuiteit en wendbaarheid van uitvoeringsorganisaties te versterken. In dat kader werkt DUO mee aan onder meer het traject Werk Aan Uitvoering ABD Topconsult, dat een analyse en handelingsperspectieven zal opleveren voor de uitvoering.

Implementatie aanbevelingen doorlichting DUO

In het voorjaar heeft in samenwerking met het Ministerie van Financiën een doorlichting DUO plaatsgevonden. Het doorlichtingsrapport concludeert dat de ingezette organisatieontwikkeling bij DUO de goede richting heeft. De transitie is een meerjarig proces dat van invloed is op de sturingsrelatie tussen het bestuursdepartement en DUO, de sturing binnen DUO en de financiering. Het rapportage bevat een aantal aanbevelingen om de noodzakelijke transitie te doen slagen. In 2019 is een start gemaakt met de implementatie van de aanbevelingen. In 2020 wordt hier verder aan gewerkt.

DUO en het Ministerie vanOCW zijn in de zomer 2019 gestart met de voorbereidingen van de Management Afspraak (MA) 2020, conform de aanbevelingen uit de Doorlichting DUO. Verbeteringen daarin waren de verscherpte aandacht voor het meerjarig karakter, de geintensiveerde samenwerking tussen DUO-business en OCW-beleid en de verbreding van de gesprekken naar de going concern van DUO. Dit heeft ertoe geleid dat de MA2020 in december 2019 vastgesteld kon worden.

ICT-rijksbreed

DUO zet zich in om ook compliant te zijn aan wet- en regelgeving en bovendepartementale afspraken op het gebied van (generieke) ICT. Het betreft regelgeving die belangrijk is voor burgers en bedrijven (ook in Europees verband) vanuit digitale inclusie/toegang, gebruikersgemak en veiligheid. Dit vraagt een forse inspanning van DUO. In 2019 is in dit verband gewerkt aan onder meer eIDAS en aan de Single Digital Gateway. Dit zal in 2020 en daarna alleen maar meer worden met onder meer de verdere invoering van de Wet Digitale overheid en bijbehorende regelgeving, de Single Digital Gateway en de Wet modernisering electronisch bestuurlijk verkeer. We werken in het verband van ICT-rijksbreed onder andere aan e-Herkenning, informatiebeveiliging e-ID en toegankelijkheid voor Europese burgers.