De verantwoording in het departementale jaarverslag is in overeenstemming met de begrotingswetten, de Europese regelgeving, Nederlandse wetten, algemene maatregelen van bestuur en in ministeriële regelingen opgenomen bepalingen. Voor de bepaling van fouten en onzekerheden is de rijksbrede normering toegepast. Er hebben zich geen overschrijdingen van toleranties voorgedaan.

In 2019 heeft zich een tekortkoming op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik voorgedaan. Uit een interne analyse is gebleken dat tussen juni 2018 en augustus 2019 in totaal circa € 150.000 ten laste van het budget van het Defensie Brand- en Bedrijfsstoffen Bedrijf (DBBB) is betaald zonder dat daar geldige bestelorders en leveringen tegenover stonden. Het betreffen enkele tientallen facturen onder de grens van € 2.000 voor beperkte verificatie. De Koninklijke Marechaussee (KMar) voert in opdracht van de Officier van Justitie het strafrechtelijke vooronderzoek uit. Intern Defensie zijn vooruitlopend op de onderzoeksuitkomsten aanvullende preventieve maatregelen getroffen. Zo zijn intern Financieel Administratie- en Beheerkantoor (FABK) de processen met betrekking tot het vastleggen van crediteurenstamgegevens en de controle op inkoopfacturen onder de verificatiegrens van € 2.000 aangescherpt.

De totstandkoming van de niet-financiële informatie verliep ordelijk en is grotendeels controleerbaar. Het proces blijft arbeidsintensief. Er lopen diverse initiatieven om de kwaliteit van de informatie te verbeteren, onder andere door meer gestructureerd vooruit te kijken, verder te automatiseren, de onderliggende data te verrijken, de informatie makkelijker en breder toegankelijk te maken en de koppeling tussen financiële en niet-financiële informatie te verbeteren.

Informatie over de gereedheid van de eenheden en details over de realisatie van de operationele gereedheid is opgenomen in de vertrouwelijke bijlage bij de inzetbaarheidsrapportage. De verantwoording is gebaseerd op de capaciteiten en inzetbare eenheden van de defensieonderdelen. Een capaciteit en/of inzetbare eenheid wordt als volledig operationeel gereed aangemerkt als deze alle organieke taken kan uitvoeren in de meest voorzienbare dreigingsscenario’s.

Als basis voor de rapportage over operationele gereedheid dienen de rapportages van de gereedheidsindicatoren personele gereedheid, materiële gereedheid en geoefendheid. De assessments van de operationele commandanten geven de noodzakelijke duiding en context bij die indicatoren.

Het FABK heeft in het vierde kwartaal van 2019 het reeds bestaande instrumentarium voor de controle van de vastgelegde verplichtingen in ERP M&F uitgebreid. Dit stelt FABK in staat om periodiek de kwaliteit van het openstaande verplichtingenbestand te analyseren. Het instrument is na een proefperiode aangescherpt, waarmee het instrument naast een Control Self Assessment voor de vrijgegeven verplichtingen ook een beeld geeft van de kwaliteit van de vastlegging van overige bestedingsmarkeringen. Met de tooling wordt onder andere extra inzicht verkregen in financiële (over)realisatie van contracten, vroegtijdige uitputting van contracten en de administratieve discipline van vastlegging.

Het instrument wordt vanaf Q1 2020 ter beschikking gesteld aan de defensieonderdelen, waarmee een (veelal) maandelijks beeld ontstaat van de kwaliteit van vastlegging, mogelijke risico’s en effecten van genomen maatregelen. Het instrument kan na aanleiding van de ervaringen bijgesteld worden en beoogt een waardevolle aanvulling te worden op het verplichtingenbeheer.

Oorzaken voor het niet voldoen aan de norm liggen in het niet of onvoldoende uitvoeren van voorgeschreven beheermaatregelen zoals tellingen en afdoen van telverschillen en administratieve knelpunten rond de migratie naar en gebruik van ERP M&F. Ook blijkt het personele (kwantitatieve en kwalitatieve) capaciteitstekort en wisselingen van functie tijdens meetmomenten een knelpunt. Bevindingen uit controles moeten worden opgenomen en gemonitord via de verbeterplannen van de defensieonderdelen en centraal besproken.

Door genomen maatregelen zijn de uitkomsten van de monitor Kwaliteit Materieelbeheer (MKM) geconsolideerd op een gelijk niveau als in 2018.

De strategische toprisico’s in 2019 waren:

• 1. onvoldoende personele vulling,

• 2. onvoldoende wendbaarheid/slagvaardigheid (adaptief),

• 3. bedrijfsvoering onvoldoende op orde/in control.

De maatregelen die op basis van deze risico’s zijn genomen, komen terug in de Personeelsagenda en in het programma Adaptieve Krijgsmacht. Daarnaast zijn, om de bedrijfsvoering op orde te brengen, in 2019 diverse maatregelen uitgevoerd. Deze maatregelen zijn onder meer voortgekomen uit de aanbevelingen van de Auditdienst Rijk en de onvolkomenheden van de Algemene Rekenkamer over de bedrijfsvoering.

In navolging van aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer wordt ingegaan op de risico’s in de bedrijfsvoering van de MIVD. De geconstateerde risico’s zijn de implementatie van de Wiv 2017, personele vulling, IT en huisvesting.

De implementatie van de Wiv 2017 heeft de hoogste prioriteit van de dienst en zal naar verwachting nog een meerjarige inspanning vereisen. Hierbij worden de aanbevelingen van de CTIVD meegenomen. De MIVD was in 2019 niet volledig gevuld. Ingezet wordt op verdere vulling, waarbij kwaliteit van nieuw personeel en het behoud van huidig personeel het uitgangspunt is. De IT is het wapensysteem van de MIVD. De MIVD werkt stapsgewijs en meerjarig richting het einddoel: een multidisciplinair en data-gedreven inlichtingenplatform, een hoogwaardig, compliant en robuust informatiedomein en meer verandervermogen. Met betrekking tot de huisvesting wordt geïnvesteerd in het verbeteren van de bestaande infrastructuur. Daarnaast werken de MIVD en AIVD samen aan gezamenlijke huisvesting.

Ondanks de aanhoudende inspanning om de materiële gereedheid (MG) te verbeteren, is deze in 2019 niet toegenomen en is voor de meeste wapensystemen onder de norm gebleven. Van de verbetermaatregelen uit het plan van aanpak verbeterde materiële gereedheid (PvA VMG 4.1) zijn er volgens plan 29 van de 39 afgerond. Er zijn ook meer instandhoudingsanalyses afgerond, wat leidt tot een verbeterd inzicht in knelpunten in de logistieke en systeemketen en availability killers (zoals kritieke reserveonderdelen) die de MG (nadelig) beïnvloeden. Desondanks leiden positieve effecten van verbetermaatregelen nog niet (direct) tot een duidelijk zichtbare en structurele stijging van de MG. De verbeteracties op personele capaciteit (kwalitatief en kwantitatief), reserveonderdelen, verbeteren bedrijfsvoering op IT-gebied, infrastructuur en SAP-datakwaliteit kunnen maar deels worden uitgevoerd door gebrek aan financiële middelen. Door deze veelvoud van factoren en de onderlinge invloed die de activiteiten op elkaar en daarmee op de MG hebben, is de verbetering van de MG een traject van lange adem.

De leverbetrouwbaarheid (LB) en voorraadbeschikbaarheid (VB) is onderverdeeld in fast-moving en reguliere reserveonderdelen. De LB en VB van de fast-moving reserveonderdelen blijft goed. De LB van de reguliere reserveonderdelen blijft stijgen waardoor er minder vaak wordt misgegrepen. De VB van de reguliere reserveonderdelen daalt bij de CZSK en CLAS. Dit wordt onder andere veroorzaakt door reguliere reserveonderdelen van oude wapensystemen die in toenemende mate moeilijk of niet meer leverbaar zijn. In sommige gevallen dienen productielijnen opnieuw te worden opgestart. Komend half jaar wordt de oorzaak van de daling verder onderzocht en gerapporteerd.

Naar aanleiding van het onderzoek over 2017 heeft de Algemene Rekenkamer aanbevolen om de centrale sturing op de informatiebeveiliging te verbeteren. Dat hield in dat de ontbrekende sturingsmaatregelen alsnog moesten worden getroffen en dat de dossiervorming op orde moest komen. Hiertoe is een kwaliteitssysteem-IT ingericht met daarin de stuur- en rapportagelijnen.

In 2018 en 2019 is gewerkt aan de vervolmaking van de BIR-dossiers11 van de kritieke systemen en te komen tot een accreditatie. Het vervolmaken was complex omdat het grote systemen betreft.

In 2019 is verder gewerkt aan het vervolmaken van de dossiers en het toetsen van de accreditatieaanvragen. Alle 14 kritieke systemen hebben een accreditatie (volledig of IATO)12 ontvangen. Bij het toetsen van systemen zijn echter nieuwe verbeterpunten naar voren gekomen. Hiervoor is een verbeterplan opgesteld dat intern Defensie wordt gemonitord. Daarmee wordt een impuls gegeven aan het continu verbeteren van de systemen en is het instrument van een IATO gebruikt om de voortgang van deze verbeteringen te monitoren.

In 2018 zijn de verbetermaatregelen voor het inkoopbeheer (contractenregister, aanbestedingskalender, spend analyse en het inrichten van de key control objectieve leverancierskeuze voor aanbestedingen onder de Europese drempelwaarde) in opzet getroffen.

Het jaar 2019 stond in het teken van het werkend hebben van deze verbetermaatregelen. In zijn algemeenheid zijn de verbetermaatregelen geïmplementeerd en rest nog, naar aanleiding van opgedane ervaringen, de nodige verfijning in de uitvoering. Het betreft bijvoorbeeld het explicieter vastleggen van acties uit besprekingen of appreciaties van analyses die voortvloeien uit de toepassing van de key controls.

Het implementeren van de verbetermaatregelen rond de spend analyse vergt nog aandacht, omdat in de loop van 2019 is gebleken dat de gewenste voortgang niet werd bereikt. Er bestaan wel spend overzichten en analyses, maar die beantwoorden in onvoldoende mate aan de verbetermaatregelen en de key control. Om de oorzaak hiervan te achterhalen is in november 2019 een zogenaamde dialoogsessie gehouden met vertegenwoordigers van de verschillende actoren van de voorzien-in keten (met name vraag- en aanbodmanagement, assortimentsmanagement, inkoop en F&C). Geconstateerd is onder andere dat, wil de uitvoering van de spend analyse beantwoorden aan de key control, alle actoren van de voorzien-in keten bij de spend analyse betrokken moeten zijn en vanuit de eigen rol hieraan een bijdrage moeten leveren. Deze constatering leidt tot een bijstelling van de eerder geformuleerde verbetermaatregelen. In 2020 zal het als keten uitvoeren en bespreken van de spend analyse en het vastleggen van vervolgacties zijn beslag krijgen. De aanbevelingen rond de inkooptool zijn ter harte genomen. Door Defensie en de leverancier van de tool hebben in 2019 een aantal beheer- en beveiligingsmaatregelen getroffen die deels in 2019 zijn gerealiseerd en deels in 2020 nog de aandacht vergen.

Over de afgelopen twee jaar heeft de Algemene Rekenkamer (AR) een onvolkomenheid gegeven op het gebied van het administratief munitiebeheer bij het Defensie Munitiebedrijf (DmunB). De AR heeft in 2019 aanbevolen ervoor te zorgen de verbeterpunten uit het verbeterplan zo snel mogelijk uit te voeren en in te bedden in de organisatie; om de voorgeschreven regels en procedures voor het voorraadbeheer strikt toe te passen; en te analyseren wat het openhouden van de opslaglocatie Ruinen betekent voor de personele capaciteit van het munitiebedrijf en de kwaliteit van het toezicht door beheerders.

Het op orde brengen van de centrale voorraad munitie betrof met name de afhandeling van verschillen tussen de administratieve en fysieke voorraad. De oorzaken van de voorraadafwijkingen zijn grondig geanalyseerd en met de ondertekening van de vermissingsrapporten door PD-DMO is de administratie op orde gebracht.

Het uitvoeren van de resterende acties uit het verbeterplan betreft het aanpassen van regelgeving op het gebied van periodieke inspecties/onderzoek en merkingen. In 2019 is het handboek HB 9–200 herschreven en begin 2019 gepubliceerd als instructie.

Het handboek is gepubliceerd onder de naam: I-MUN 9–200 Instructie Kwaliteitsbewaking van Munitie. Daarnaast is de MP 40–40 over het merken van munitie en bijbehorende verpakkingen herschreven. Deze instructie zal in het eerste kwartaal van 2020 worden gepubliceerd.

Naar aanleiding van het onderzoek van de Auditdienst Rijk van eind 2018 waaruit bleek dat niet altijd de voorgeschreven procedures en veiligheidsvoorschriften werden nageleefd, heeft het DMunB in 2019 een verbeterplan uitgevoerd, waarbij onder meer medewerkers via het opgestarte Safety Culture programma worden getraind in het volgen van de procedures en de veiligheidsvoorschriften.

In januari 2020 is er een afloopcontrole gehouden op de bevindingen die eind 2018 zijn geconstateerd. De meeste bevindingen zijn opgelost, echter een drietal zaken vraagt nog aandacht. Dit betreft het afdoen van langdurig openstaande ASN’s (Administratief Serie Nummer/ Advanced Shipment Notice), de verschillen in de telling en de rechtmatigheid van voorraadaanpassingen.

De langdurige openstaande ASN’s waarvoor het DmunB verantwoordelijk is, zijn opgelost of worden op korte termijn opgelost. De overige ASN’s, waarbij de verantwoordelijkheid ligt buiten DmunB worden ook opgelost; daar waar er te weinig voortgang wordt geboekt, zal dit worden geëscaleerd.

Voor wat betreft de telling gaat het met name om een verschil tussen de administratief en fysieke voorraad met betrekking tot kapitale munitie.

De volgende verbeteracties zijn onder andere genomen om dit probleem op te lossen:

• – Intensieve begeleiding van de munitiebeheerders;

• – Strikte naleving regelgeving m.b.t. telling middels controles;

• – Opstellen bevindingenlijst, analyse bevindingen en scheiding administratieve en fysieke verschillen;

Er is een drietal onrechtmatige voorraadaanpassingen geconstateerd tijdens een steekproef. Het proces verkavelen, waardoor voorraad verschil is ontstaan, is per direct stilgelegd tot een sluitende procedure is vastgesteld en opgenomen in het desbetreffende voorschrift