Deze paragraaf bevat een rapportage over de bedrijfsvoering van het Ministerie van SZW. Op twee onvolkomenheden (Verantwoordingsonderzoek 2018 van de Algemene Rekenkamer) na zijn de bedrijfsvoering en het financieel beheer binnen SZW nog steeds goed op orde. In 2019 zijn stappen gezet om onderdelen van de bedrijfsvoering die extra aandacht behoefden te verstevigen. Een voorbeeld hiervan is de inzet op elektronische facturatie, met als effect een significante toename van het aantal elektronische facturen. Een ander voorbeeld is informatiebeveiliging: de continue aandacht hiervoor zorgt ervoor dat SZW in 2019 wederom goed presteert op dit onderwerp. Om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te behouden en waar mogelijk verder te vergroten resteert nog een aantal aandachtspunten. Deze worden hieronder toegelicht.

6.1 Uitzonderingsrapportage

6.1.1 Rechtmatigheid

In 2019 zijn bij twee begrotingsartikelen met uitgaven voor de Rijksdienst Caribisch Nederland Unit SZW (RCN-unit SZW) fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid vastgesteld die de rapporteringstolerantie overschrijden. Zie hiervoor tabel 92. In paragraaf 6.1.3 wordt verder ingegaan op het financieel beheer bij de RCN-unit SZW.

Artikel 98 is bedoeld voor departementsbrede uitgaven die niet zinvol kunnen worden toegerekend aan een beleidsartikel. Een deel van de uitgaven op artikel 98 betreft beleidsonderzoeken, die op het moment van begroting nog niet maar bij opdrachtverstrekking wel toe te wijzen zijn aan een beleidsartikel. Het niet boeken van deze verplichtingen en uitgaven op het betreffende beleidsartikel maakt dat een begrotingsonrechtmatigheid is ontstaan. SZW beziet in 2020 of uitgaven die op artikel 98 begroot zijn, begroot en verantwoord zouden moeten worden op een beleidsartikel en past hier de begroting op aan.

6.1.2 Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

6.1.3 Financieel en materieelbeheer

Financieel beheer Rijksdienst Caribisch Nederland

In 2019 is geïnvesteerd in het implementeren van maatregelen van interne beheersing in de uitvoeringsprocessen. Dit komt mede tot uitdrukking in de aanzienlijke verbetering van de rechtmatige uitvoering van regelgeving.

Het streven van de RCN-unit SZW is om de rechtmatigheid van de uitvoering duurzaam binnen de organisatie te verankeren. Een belangrijke nieuwe maatregel in dit verband is het (vooralsnog bij wijze van proef) uitvoeren van een verbijzonderde interne controlefunctie, op advies van Auditdienst Rijk (ADR). Met de uitkomsten van deze toets kan tijdig (tussentijds) worden bijgestuurd door de RCN-unit SZW, met als doel afname van de rechtmatigheidsfouten. Deze verbijzonderde controlefunctie is nog in opbouw.

Om het financieel beheer bij de RCN-unit SZW op orde te brengen is het verbeteren van de ondersteuning van de IT-applicaties voor het verstrekken van uitkeringen een voorwaarde. Begin januari 2020 zijn de werkzaamheden van herontwerp van de processen en stapsgewijs bouwen van nieuwe applicaties gestart. Daarnaast is de formatie voor functioneel beheer van de RCN-unit weer volledig op sterkte. Tevens is de formatie aangevuld met een informatiemanager.

De afgelopen jaren hebben de RCN-unit SZW en SZW inspanningen verricht om de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Rijk (BIR) af te ronden. Op een paar restpunten na, zoals het verder op orde krijgen van toegangsbeveiliging en het wijzigingbeheer, is dit nu ook uitgevoerd.

Financieel beheer Rijksschoonmaakorganisatie

Het financieel beheer bij de Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) was in 2019 evenals in 2018 nog niet voldoende. Er zijn wel diverse verbeteringen doorgevoerd. Voor 2019 zijn er fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid ontstaan door een nog ontoereikend inkoopbeheer en ontvangstenbeheer. Bij het inkoopbeheer was bijvoorbeeld de contractadministratie niet volledig. Bij het ontvangstenbeheer was nog geen sluitende Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB) aanwezig.

De eerste helft van 2019 stond in het teken van oriëntatie, planvorming en eerste uitwerkingen van het verbeteren van het financieel beheer. De tweede helft van 2019 zijn verbeteringen geïmplementeerd. Zo heeft de RSO het proces rondom het ontvangstenbeheer op hoofdlijnen vastgelegd. In de tweede helft van 2019 is extra capaciteit aangetrokken om meer effect te kunnen sorteren in de verbetering van het financieel beheer. Ook heeft de eigenaar de sturing hierop verstevigd.

De verbeterpunten die in 2019 niet gerealiseerd zijn, bijvoorbeeld het uitwerken van een volledige beschrijving AO/IB, worden in 2020 verder opgepakt. Ook zullen in 2020 de eerder doorgevoerde verbeteringen worden bestendigd.

Inkoopbeheer

Door de Algemene Rekenkamer is een beoordelingskader Inkoopbeheer opgesteld, waarin staat aangegeven op welke relevante wet- en regelgeving alle inkopen van een ministerie worden getoetst. In 2019 heeft SZW op basis van dit beoordelingskader, waarin acht ‘key controls’ (beheersmaatregelen) zijn geformuleerd, een Controleplan Inkoop opgesteld. In het plan is uitgewerkt hoe SZW de inkoopcontrol inricht per beheersmaatregel. Vijf van de acht beheersmaatregelen zijn op orde. De beheersmaatregelen die nog doorontwikkeld moeten worden, zijn het contractregister, de spendanalyse en de volledigheid van inkoopdossiers.

De spendanalyse is in 2019 doorontwikkeld. Met deze analyse kan SZW achteraf controleren of inkoopuitgaven rechtmatig zijn uitgevoerd. Er is bijvoorbeeld extra informatie toegevoegd over de vijf grootste leveranciers per categorie. In 2020 wordt de spendanalyse verder verbeterd. Verder heeft SZW in 2019 beter zicht gekregen op inkopen waarvoor vooraf het managementbesluit is genomen om af te wijken van standaard procedures. Tot slot is in 2019 het laatste onderdeel van SZW en hiermee het hele departement op het digitale inkoopsysteem (DigiInkoop compact) aangesloten.

SZW maakt gebruik van Rijksbrede raamovereenkomsten. SZW heeft geen zicht op mogelijke overschrijding van deze raamovereenkomsten. In de bedrijfsvoeringsparagraaf van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt dit nader toegelicht.

Financieel beheer 3F

In 2019 heeft dienstverlener SSC-ICT op verzoek van SZW verbeteringen doorgevoerd voor het gebruikersbeheer van het financiële SAP-systeem 3F. Zo zijn de rechten van beheerders bij SSC-ICT aangepast en is de procedure verbeterd. De in 2019 geïmplementeerde nieuwe database (HANA) is standaard versleuteld en daarnaast worden de digitale activiteiten van de beheerders bijgehouden. SSC-ICT werkt verder aan de verbetering van het algehele beheer van grote administratieve (financiële) systemen. Verbeteringen die in 2019 voor andere opdrachtgevende ministeries zijn doorgevoerd, zullen in 2020 ook voor het beheer voor 3F worden geïmplementeerd.

6.1.4. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging

SZW kan over 2019 een positieve In Control Verklaring voor informatiebeveiliging afgeven. Op basis van de interne verantwoordingsonderzoeken zijn er geen bijzonderheden te melden.

6.2 Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Misbruik en oneigenlijk gebruik (MenO) risico’s en ontwikkelingen betreffende het MenO-beleid

SZW brengt bij nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving de MenO‑risico’s in kaart. Zo neemt SZW in de memorie van toelichting van nieuwe wetten een passage over MenO op. Bij elke regeling is in meer of mindere mate sprake van restrisico’s, bijvoorbeeld door afhankelijkheid van derden of beperkingen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze restrisico’s worden conform standaard werkwijze waar mogelijk gekwantificeerd en - na afweging indien acceptabel - door het verantwoordelijk management geaccepteerd. SZW heeft maatregelen getroffen in de processen om MenO-risico’s te beheersen, bijvoorbeeld via voorlichting door SZW en uitvoerders aan aanvragers. Uitvoerders hebben bevoegdheden om de rechtmatigheid van aanvragen vast te stellen. Verder melden uitvoerders fraudesignalen aan SZW, onder andere via de halfjaarlijkse signaleringsbrief. Tenslotte neemt SZW via de verantwoordingscyclus met de uitvoerders per regeling de geconstateerde fraude-aantallen en fraudebedragen op in het jaarverslag.

In 2019 is voor de uitkeringsregelingen met minimaal 100 miljoen euro aan uitgaven, waarvoor nog geen inschatting van de MenO-risico’s en beheersmaatregelen was gemaakt, dit alsnog in orde gemaakt. Het tijdig afronden van een adequate MenO‑risicoinschatting is een blijvend aandachtspunt. Om de kwaliteit te verbeteren wordt elke substantiële (in euro's of complexiteit) MenO‑risicoinschatting tegengelezen door een onafhankelijke functionaris. MenO‑risicoinschattingen worden in nauwe samenwerking met de relevante uitvoerder(s) gemaakt.

Naar aanleiding van de fraude met de Werkloosheidswet zijn er in 2019 onderzoeken uitgevoerd naar de misbruikrisico’s in de sociale zekerheid. De onderzoeken hebben niet geleid tot de identificatie van nieuwe risico’s. Het resulterende afwegingskader, ontwikkeld voor de Werkloosheidswet en uit te breiden met andere wetten, zal door SZW en het UWV worden gebruikt om risico’s te prioriteren, dit als basis voor de handhavingsinzet.

Grote lopende ICT-projecten

Het kerndepartement SZW kende in 2019 vijf lopende projecten als onderdeel van de rapportage grote en risicovolle ICT-projecten: Wet tegemoetkoming loondomeinen (wtl), Vereenvoudiging Wajong, Vereenvoudiging beslagvrije voet, Aansluiting van het UWV op Electronic Exchange of Social Security Information (EESSI) en Aansluiting van de SVB op EESSI. Het project Inleenverbanden en Quotumwet (IQ) is geannuleerd, de Staatssecretaris van SZW heeft aan de Tweede Kamer aangegeven de Wet Banenafspraak te willen vereenvoudigen (Kamerbrief vereenvoudiging banenafspraak en quotumregeling).

Het UWV en de SVB leggen in hun jaarverslagen verantwoording af over grote en/of risicovolle ICT-projecten. Deze projecten worden op het Rijks ICT-dashboard opgenomen en minimaal éénmaal per jaar geactualiseerd. Het UWV heeft vijf projecten in uitvoering opgenomen: Toekomstvast Input Management, Transitie Werk.nl, 1 UBO-ww, Verwerving Datacenter en Digitalisering Werkprocessen Bezwaar en Beroep.

Activiteiten Audit Committee

Het Audit Committee (AC) is in 2019 vier keer samengekomen. Het AC heeft het management van SZW onder andere geadviseerd over de procesverbetering van het risicomanagement en over de risicoanalyses van de SZW-onderdelen. In aanwezigheid van het UWV en de SVB sprak het AC over ketenrisico’s tussen beleid en uitvoering. De (tussentijdse) bevindingen van de ADR en de voortgang bij het aanpakken hiervan zijn ook met regelmaat besproken, met bijzondere aandacht voor het financieel beheer bij de RCN-unit SZW en het financieel beheer bij de RSO. Tenslotte dacht het AC mee op een aantal inhoudelijke onderwerpen, zoals de bekostigingssystematiek in het sociaal domein en inzicht in maatschappelijk effect van de Inspectie SZW.

Departementale checks and balances met betrekking tot subsidies

Geen bijzonderheden te melden.

Normenkader financieel beheer

Geen bijzonderheden te melden.

6.3 Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Ontwikkelingen bij het kerndepartement SZW

Risicomanagement

In 2019 heeft het risicomanagement binnen SZW een nieuwe impuls gekregen, zowel binnen het kerndepartement als in relatie met het UWV en de SVB. Een belangrijke aanleiding hiervoor vormen enkele incidenten, zoals de fraude met de Werkloosheidswet. Er is ingezet op de ontwikkeling van een gedeelde systematiek en een gemeenschappelijke risicotaal om het gesprek over risico’s te vereenvoudigen. Op verschillende plekken binnen SZW zijn risicosessies gehouden om de eelangrijkste risico’s te identificeren. Ook hebben twee separate, bestuurlijke risicosessies plaatsgevonden met het UWV en de SVB om de belangrijkste risico’s in de keten van beleid tot uitvoering te identificeren. Dergelijke sessies helpen het verantwoordelijke management door het inzicht in de relevante risico’s te vergroten. SZW ziet de ontwikkeling van het risicomanagement als een groeimodel. In 2020 gaat SZW op dezelfde lijn verder.

Elektronische facturatie

Conform de EU-Richtlijn ‘Elektronische facturering bij overheidsopdrachten’ zijn alle aanbestedende diensten in Europa verplicht per november 2018 e-factureren te implementeren. Dit betekent dat de diensten e‑facturen van leveranciers moeten kunnen ontvangen en verwerken. Tot 2019 werden leveranciers nog niet structureel aangesproken op het niet naleven van de plicht tot e-facturatie. In de loop van 2019 is hier verandering in gekomen. Leveranciers zijn op verschillende manieren (aanvullend op de bestaande informatie in het contract tussen leverancier en ministerie) geïnformeerd over de start van de controle op het naleven van de inkoopvoorwaarde e-facturatie. Er is tevens in voorzien dat leveranciers in heel uitzonderlijke gevallen een tijdelijke ontheffing kunnen krijgen. De controle is medio 2019 gestart waarbij 1 augustus 2019 van start is gegaan met het terugsturen van niet-e-facturen. Sindsdien neemt het aantal e-facturen toe, mede dankzij de toenemende bekendheid van leveranciers met e‑facturatie en ondanks de technische storingen die af en toe optreden.

Ontwikkelingen bij zelfstandige bestuursorganen en andere externe uitvoerders

Toezicht op zelfstandige bestuursorganen

In 2019 is tweemaal een stand van de uitvoering sociale zekerheid aan de Tweede Kamer aangeboden (Tweede Kamer, 2018-2019, 26 448, nr. 625) en (Tweede Kamer, 2019-2020, 26 448, nr. 630). Het doel daarvan is om actief openheid te geven over prestaties en dilemma’s in de uitvoering. Daarom staan de brieven eveneens stil bij de uitdagingen die in de uitvoering spelen. In de brief van 18 december 2019 is aangegeven wat mogelijk risico’s zijn voor de uitvoering. Ook is de Tweede Kamer in genoemde brief (Tweede Kamer, 2019-2020, 26 448, nr. 630) geïnformeerd over de voortgang van de aanpak van fraude en de versteviging van de handhaving in het sociaal domein, in het bijzonder op risicomanagement en risicobeheersing naar aanleiding van de doorlichting van de sociale zekerheid op frauderisico’s. Bij de aanbieding van de Structuur Uitvoering Werk en Inkomen (SUWI)jaarverslagen 2019 van de zbo’s wordt een oordeel gegeven over de verslagen, waarbij wordt ingegaan op het doelbereik aan de hand van de prestaties van de reguliere uitvoering en de rechtmatige besteding van de publieke middelen. De bevindingen en risico’s vanuit het toezicht worden hierbij meegenomen.

Uitvoering Kinderopvangtoeslag door de Belastingdienst

In 2014 is de kinderopvangtoeslag van een groot aantal ouders onterecht stopgezet en is de toeslag over de jaren 2012-2014 teruggevorderd. Eind 2018 is de zaak aan het licht gekomen en is ook gebleken dat de kwestie groter is dan CAF-11. Ouders uit de CAF 11-zaak hebben in 2019 een compensatie ontvangen. In de bedrijfsvoeringsparagraaf van het Ministerie van Financiën is een nadere toelichting opgenomen.

Afgelopen tijd is Rijksbreed veel geïnvesteerd om uitvoering en beleid dichter bij elkaar te krijgen. Een ontwikkeling die de komende jaren geïntensiveerd wordt, bijvoorbeeld door nauwere samenwerking tussen de toeslagdepartementen Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en SZW (als opdrachtgevers), het directoraat generaal Toeslagen (als opdrachtnemer) en het ministerie van Financiën (als eigenaar). Dit zal in 2020 verder worden vormgegeven.