In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het begrotingshoofdstuk Defensie (X) wordt gerapporteerd over het begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering, overige aspecten van de bedrijfsvoering, over de Rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen en belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering. Hieronder wordt gerapporteerd over de uitzonderingsrapportage rechtmatigheid en totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie van het DMF.

Rechtmatigheid

Het totaal aan fouten en onzekerheden voor de rechtmatigheid van aangegane verplichtingen van het DMF bedraagt over 2022 € 177,9 miljoen. De tolerantiegrens voor het verplichtingentotaal van het DMF wordt daarmee met € 50,1 miljoen overschreden. De volledige € 177,9 miljoen zijn (Europese) aanbestedingsfouten veroorzaakt door het niet of niet juist toepassen van de aanbestedingsregels.

Op de afzonderlijke artikelen 2 Maritiem materieel en 3 Land materieel van het DMF hebben zich overschrijdingen van de tolerantiegrens voor de rechtmatigheid van aangegane verplichtingen voorgedaan. Op artikel 2 is de tolerantiegrens voor verplichtingen met € 12,7 miljoen overschreden en voor artikel 3 met € 38,3 miljoen. Voor artikel 3 Land materieel is voor een totaalvolume van € 20,8 miljoen gebruik gemaakt van de escalatieprocedure.

In 11 gevallen is gebruik gemaakt van de escalatieprocedure met een totaalvolume van € 38,9 miljoen. In die procedure wordt expliciet vooraf afgewogen of sprake is van een onontkoombare noodzaak tot aanbesteding van een overheidsopdracht of verlenging van een overeenkomst om op basis daarvan af te wijken van de (Europese) aanbestedingsregelgeving. Het totaal aantal dossiers waarvoor de escalatieprocedure is ingeroepen is over beide begrotingen 21 stuks en is ten opzichte van 2021 (totaal 11 dossiers) weliswaar toegenomen maar over meerdere jaren gezien stabiel.

Uit de werkzaamheden van de ADR komt naar voren dat veel gebruik wordt gemaakt van uitzonderingsbepalingen en niet-standaard aanbestedingsprocedures. De ADR constateert terecht dat Defensie het gebruik daarvan, in het bijzonder die waarbij concurrentiestelling niet plaatsvindt (onderhandelingsprocedure zonder aankondiging), toereikend en passend moet motiveren. In 2022 was hier niet altijd sprake van. De aanbeveling om hierop gedurende 2023 een vinger aan de pols te houden en niet te wachten tot de voorziene evaluatie in het eerste kwartaal 2024 n.a.v. het Onderzoeksrapport naar het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging bij Defensie wordt ter harte genomen. Andere aandachtspunten zijn verplichtingen die voortkomen uit het Dynamisch Aankoopsysteem voor inhuur van personeel en de ex-post analyse van opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempel. Door deze analyse kan onder andere het splitsen van behoeftes, losse (overbruggings)opdrachten en maverick buying inzichtelijk worden gemaakt.

Van de € 177,9 miljoen is Defensie in 2022 voor een totaalbedrag van € 2,4 miljoen onrechtmatige verplichtingen aangegaan voor inkopen onder categoriemanagement, onderverdeeld naar € 1,5 miljoen aan fouten en € 0,9 miljoen aan onzekerheden. Zo is het Ministerie van IenW categoriemanager voor een aantal rijksbrede raamovereenkomsten, waarvan er drie (Interim Management & Organisatieadvies, Inkoopadvies en Auditdiensten) in dit verslagjaar nog steeds waren verlengd middels een overbruggingsovereenkomst. Het Ministerie van IenW heeft dit toegelicht in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van haar jaarverslag. Als gevolg daarvan worden de verplichtingen die op nadere overeenkomsten onder deze overbruggingsovereenkomsten worden aangegaan als onrechtmatig bestempeld. De raamovereenkomsten «Inkoopadvies» en (deels) «Auditdiensten» zijn in 2022 gereedgekomen en hebben tot rechtmatige contracten geleid. De her-aanbestedingen voor de overige twee raamovereenkomsten zijn vertraagd, als gevolg van juridische bezwaren en rechtszaken door inschrijvers. Het Ministerie van IenW verwacht dat daarvoor medio 2023 de nieuwe contracten beschikbaar komen. In het verslagjaar gaat het bij het DMF om € 2,4 miljoen euro.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Geen bijzonderheden.