Grote lopende ICT-projecten
De 10 grote ICT projecten die in 2022 op het IT Rijks ICT-dashboard stonden, worden geüpdatet. In 2022 is één toets van het Adviescollege ICT-toetsing geweest. Dit was het programma Roger. Over uitvoeringsrisico's en privacyrisico's van deze projecten wordt gerapporteerd in afzonderlijke rapportages aan de Tweede Kamer.
Gebruik open standaarden en open source software
Het beleid inzake open standaarden en open source software wordt zoveel mogelijk gevolgd.
Betaalgedrag
Bij Defensie is sprake van een gecompliceerde keten van aanvragen van een bestelling tot en met betaling met veel koppelvlakken tussen inkoop, logistiek en financiën. Defensie heeft over 2022 91,98% van de facturen tijdig betaald. Dat is hoger dan de harde norm van 90%, maar lager dan de streefnorm waarbij 95% van alle facturen binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur moeten zijn betaald. Het percentage over 2022 is lager dan de score van 94,0% over het begrotingsjaar 2021. De hoofdoorzaken die hebben bijgedragen aan de daling zijn:
– Het proces blijft vele koppelvlakken en afhankelijkheden kennen;
– De druk op de verschillende ketens is hoog, waardoor het tijdig afdoen van facturen niet altijd de hoogste prioriteit heeft;
– Het gebruik van e-facturatie door leveranciers is in 2022 gestabiliseerd;
– De invoering van robotisering kost tijd;
– De onderbezetting bij FABK.
In 2022 is een robot voor tijdig betalen eenduidig ingericht en defensiebreed ingezet. De robot stuurt vanaf juli 2022 wekelijks naar actiehouders een melding met alle openstaande facturen met een verzoek om informatie of blokkade. Daarnaast wordt momenteel een dashboard ontwikkeld dat inzicht geeft in de realisatie van de betaalnorm en de reden waarom facturen niet kunnen worden betaald. Het dashboard zal defensiebreed worden gebruikt om te sturen op realisatie van de betaalnorm.
Audit Comité
Het Audit Comité (AC) is het adviesorgaan van Defensie met betrekking tot audit- en bedrijfsvoeringsaangelegenheden. Het AC is in 2022 zes keer bij elkaar gekomen waarbij de voornaamste agendapunten waren:
– De aanpak van de aandachtspunten die door de ADR en AR zijn geconstateerd;
– Het curriculum bedrijfsvoering NLDA;
– Het managen van megaprojecten;
– De voortgang van de auditprogrammering;
– De Defensienota 2022;
– De geïntegreerde stuur- en verantwoordingsrapportage;
– De evaluatie van het AC.
Uit de evaluatie is de wens naar voren gekomen om meer het gesprek te voeren over de (strategische) risico’s en het risicomanagement en meer te werken met thema’s waarbij gefocust wordt op de achterliggende vraag c.q. adviesvraag. Tevens is er behoefte om weer werkbezoeken voor externe leden te organiseren voor de gewenste inhoudelijke verdieping van een thema.
Departementale checks and balances
De departementale checks and balances voor subsidieregelingen zijn in 2022 aangescherpt. In haar Verantwoordingsonderzoek 2021 merkte de Algemene Rekenkamer op dat er al enige jaren geen staatssteunanalyses worden verricht voorafgaand aan de subsidieverstrekking. Juridische Zaken is in 2022 met deze analyse gestart voor drie subsidies, dit heeft niet tot bevindingen geleid. Binnen de subsidieportefeuille wordt nadrukkelijk toegezien op de naleving van de vijfjaarlijkse evaluaties conform Awb art. 4.24. In dit kader zijn in 2022 tien subsidie-evaluaties afgerond. De resultaten van deze evaluaties zijn uiteengezet in bijlage 2 Afgerond evaluatie- en overig onderzoek van dit jaarverslag. Onderwerp van onderzoek zijn de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie, de doelmatigheid en de vraag of subsidie het juiste instrument is om het defensiebeleid uit te voeren. Voor 2023 staan geen wettelijke subsidie-evaluaties gepland.
Normenkader Financieel Beheer
Er hebben in 2022 geen wijzigingen plaats gevonden in het departementaal toezicht op het normenkader financieel beheer.
Beheer NGF-projecten
Niet van toepassing voor Defensie.
Bedrijfsvoeringsrisico’s en/of problemen als gevolg van COVID-19
Ten opzichte van 2021 zijn er geen nieuwe bedrijfsvoeringsrisico’s en/of problemen als gevolg van COVID-19 bijgekomen. Het hybride werken is meer gemeengoed geworden waar dit mogelijk is, en wordt steeds breder ondersteund. De taskforce COVID-19 is per 1 augustus 2022 opgeheven. Enkele resterende COVID taken zijn in de reguliere lijn belegd. COVID-19 wordt behandeld als alle andere mogelijke virussen en is onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering. Dit vormt geen separaat risico meer.