In de kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ heeft het kabinet maatregelen aangekondigd gericht op actieve openbaarmaking van informatie en op verbetering van de informatiehuishouding bij de ministeries (‘Open op orde’). Ook schrijft artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) voor dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens voor de uitvoering van de wet. Het doel van de Woo en de opvolging van ‘Ongekend onrecht’ is een open overheid, die zorgdraagt voor een adequate en toegankelijke informatievoorziening op basis van een ordentelijke informatiehuishouding.

Sinds 2017 werkt IenW aan het verbeteren van de informatiehuishouding. Met de komst van de Woo, het rijksbrede generieke actieplan ‘Open op orde’ en de beschikbare middelen is de aanpak flink versterkt. Er is een nieuw IenW-breed actieplan ontwikkeld. Ook zijn actieplannen voor verschillende dienstonderdelen van IenW en zelfstandige bestuursorganen (zbo’s) opgesteld. IenW sluit daarin aan bij wat er vanuit het Rijk aan afspraken wordt gemaakt en maakt gebruik van de rijksbreed ontwikkelde voorzieningen. In de actieplannen wordt de inzet van IenW geformuleerd voor de drie hoofdonderdelen uit de Woo en ‘Open op orde’: actieve openbaarmaking, passieve openbaarmaking en verbetering van de informatiehuishouding. De in de actieplannen geformuleerde ambities zijn afhankelijk van de beschikbare capaciteit en middelen.

Actieve openbaarmaking

Voor de actieve openbaarmaking van de 17 verplichte Woo-categorieën neemt IenW deel aan het interdepartementaal overleg PLOOI. Daarnaast verbetert IenW de processen voor en bewustwording over het openbaar maken van de informatiecategorieën. Vanaf 20 september 2022 worden bij alle Kamerstukken aan het parlement de onderliggende beslisnota’s openbaar gemaakt. Informatie openbaar maken is niet nieuw. IenW-dienstonderdelen maken informatie, zoals bijvoorbeeld (onderzoeks)rapporten, al jaren openbaar op hun eigen websites. Onder de Woo wordt nog meer informatie openbaar gemaakt. Voor deze verplicht actief openbaar te maken informatiecategorieën van de Woo volgt IenW de rijksbrede fasering. En IenW zet stappen naar het meer inzichtelijk en toegankelijk maken van de informatie die al openbaar is. Zo is het vuurwerkdossier op een inzichtelijke en toegankelijke wijze voor een breed publiek openbaar gemaakt. Net als de vluchtgegevens van het regeringsvliegtuig.

Passieve openbaarmaking

Documenten die (nog) niet openbaar zijn, kunnen op verzoek openbaar worden gemaakt: passieve openbaarmaking. Het loket ‘maatschappelijke correspondentie’ van IenW wordt ingezet voor het beantwoorden van de informatievragen aan de Woo-contactpersoon bij het kerndepartement. Bij meerdere dienstonderdelen en zbo’s van IenW is een Woo-contactpersoon benoemd. Daarmee is laagdrempelige toegang tot informatieverstrekking en het vinden van de juiste informatie in de organisatie van IenW verzekerd. Voor het kerndepartement zal daarnaast aankomend halfjaar een eerste evaluatie worden uitgevoerd naar de Woo-contactpersoon. Het exacte moment hangt hierbij af van de aantallen; die zitten op dit moment nog op vijf. Om te voldoen aan de toenemende vraag zet IenW in op extra capaciteit, deels gecentraliseerde behandeling, uniformiteit in werkwijzen en het opbouwen van expertise. De contacten met verzoekers van informatie worden geïntensiveerd om de informatiebehoefte snel scherp te krijgen. Als door de omvang van het verzoek de totale behandeling meer tijd vergt, worden met deelbesluiten documenten zo snel mogelijk openbaar gemaakt. De interne werkprocessen worden verbeterd en daar waar mogelijk wordt software ingezet om de behandeling van verzoeken te bespoedigen.

Verbetering van de informatiehuishouding Met de actieplannen wordt invulling gegeven aan de rijksbrede prioriteiten op het gebied van de verbetering van de informatiehuishouding. IenW werkt nauw samen met de regeringscommissaris informatiehuishouding, het coördinerende departement BZK en het rijksbrede programma Open op Orde. De ondersteuning voor de informatiehuishouding bij IenW wordt verder geprofessionaliseerd en versterkt. Investeringen in capaciteit en informatiesystemen zijn nodig.

De verbetering van de informatiehuishouding gaat langs de vier hoofdlijnen van het actieplan ‘Open op orde’: bestuur en naleving, informatieprofessionals, informatiesystemen en informatievolume:

Bestuur en naleving In de bestuursraad van IenW is de sturing en naleving via de systematiek van de actieplannen georganiseerd. Invulling van de CIO-structuur, zoals die rijksbreed is afgesproken, draagt ook bij aan de sturing op de informatiehuishouding via de I-strategie Rijk. De jaarlijkse meting, zoals gevraagd door de regeringscommissaris informatiehuishouding, en de tweejaarlijkse monitor van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed staan centraal in het vaststellen van de stand van zaken. Daarnaast ontwikkelt IenW een dashboard om te sturen op transparantie en voortgang op de Woo en de verbetering van de informatiehuishouding.

Informatieprofessionals

De capaciteit aan informatieprofessionals is uitgebreid. Medewerkers, management en informatieprofessionals worden meegenomen in het belang van een goede informatiehuishouding en de eigen verantwoordelijkheid hierin. IenW-breed wordt het kwaliteitsraamwerk voor functies in de informatievoorziening (KWIV) geïmplementeerd. Voor het ontwikkelen van kennis en vaardigheden maakt IenW gebruik van de rijksbreed ontwikkelde cursussen en trainingen.

InformatiesystemenIenW is bezig met het verbeteren van de informatiesystemen, met name een breed inzetbaar documentmanagementsysteem (DMS). Daarnaast is en wordt geïnvesteerd in aanvullende instrumenten en hulpmiddelen om de informatie zo goed mogelijk te ontsluiten, te publiceren - onder meer op het rijksbrede platform voor openbaarmaking PLOOI - en de informatie te zijner tijd elektronisch over te dragen aan het Nationaal Archief.

Informatievolume

Het informatievolume waarover IenW beschikt, is omvangrijk en veelal langdurig (meerdere tientallen jaren) voor de eigen processen benodigd. IenW versterkt de structuur in de informatie, koppelt en stemt systemen beter op elkaar af om zo de aard en omvang van de informatie beter te beheersen en te ontsluiten. Het in de loop van de jaren divers geworden ICT-landschap wordt geconsolideerd en meer geüniformeerd, een actie die meerdere jaren zal vragen. IenW zet verder in op de omgang, opslag en archivering van nieuwe media (sociale media, berichtenapps, websites en e-mails). Daar waar mogelijk wordt het wegwerken van papieren achterstanden versneld.