Paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage
1. Rechtmatigheid
Er zijn door de ADR geen onrechtmatigheden aangetroffen. Er is sprake van een getrouwe weergave.
2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
De totstandkoming van de beleidsinformatie in het jaarverslag voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld in de Rijksbegrotingvoorschriften van het ministerie van Financiën. Processen en informatie worden beheerd in een Document Management Systeem (DMS). Aanvraag en uitgifte van paspoorten en visa worden in beheersystemen van Buitenlandse Zaken verwerkt. Ook organisatie- en personeelsinformatie is gedocumenteerd.
3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering
Het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid en wordt overigens zo doelmatig mogelijk ingericht.
4. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Er hebben zich geen incidenten voorgedaan in 2023.
5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Het Kabinet van de Gouverneur heeft in 2023 het nieuwe kantoorpand betrokken. Hierover meer verderop in deze rapportage.
6. Fraude- en corruptierisico’s
Het Kabinet van de Gouverneur van Sint Maarten implementeert een reeks maatregelen ter voorkoming van fraude en corruptie binnen de organisatie, waarbij een actieve toepassing van risicomanagement centraal staat. In dit kader wordt jaarlijks de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO-IC) herzien, waarbij bestaande risico’s geëvalueerd en potentiële nieuwe risico’s geïdentificeerd en beoordeeld worden, gebruikmakend van de kans maal impact methodiek. Op basis van deze evaluatie worden passende maatregelen getroffen om deze risico's te verkleinen, te beheersen of te mitigeren.
Binnen de AO-IC is speciale aandacht besteed aan het in kaart brengen en aanpakken van fraude- en corruptierisico's. Een voorbeeld hiervan is de implementatie van functiescheiding, waarbij taken en verantwoordelijkheden zodanig over verschillende functies binnen de organisatie zijn verdeeld dat het vierogenprincipe wordt toegepast, gekoppeld aan periodieke financiële controles. Verder is het Organisatie- en Functiehandboek (O&F) zodanig ingericht dat het bijdraagt aan de preventie van fraude en corruptie. Essentieel hierbij is dat medewerkers die toegang hebben tot of beheer voeren over gevoelige informatie en financiële systemen, worden gescreend door de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD).
Het nieuwe kantoorpand ondersteunt deze maatregelen verder door de implementatie van een geavanceerd camerabeveiligingssysteem en een swipe-/toegangssysteem. Deze systemen vergemakkelijken de controle en het onderzoek in het geval van mogelijke misstanden, door nauwkeurig bij te houden wie zich waar heeft bevonden en welke handelingen zijn verricht. Daarnaast zijn ook alle (financiële, documentaire) systemen voorzien van uitgebreide logging.
De combinatie van deze zorgvuldige maatregelen draagt significant bij aan het verlagen van het risicoprofiel van de organisatie.
Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
In het jaar 2023 zijn de constructie, inrichting en verhuizing van het Kabinet van de gouverneur met succes voltooid. Thans functioneert het Kabinet naar volledige tevredenheid in de nieuwe locatie. Deze verhuizing heeft aanleiding gegeven tot aanzienlijke verbeteringen in onze bedrijfsvoering, waarbij de belangrijkste vooruitgang geboekt is op de volgende terreinen:
– Financiën: Er is een duurzame verbetering van de financiële situatie bewerkstelligd, voornamelijk door het elimineren van niet-marktconforme huurkosten en het wegvallen van huuruitgaven voor externe locaties, gebruikt voor ceremonies en recepties.
– ICT: Het Kabinet van de Gouverneur is nu uitgerust met een uiterst beveiligde en geavanceerde ICT-omgeving. Deze omgeving is volledig gecertificeerd op het hoogste niveau en voorzien van zeer geavanceerde veiligheidsmaatregelen.
– Duurzaamheid: Er zijn ingrijpende stappen ondernomen om de duurzaamheid te bevorderen, en hiermee de CO2 footprint van het Kabinet van de Gouverneur van Sint Maarten.
– Arbo-technisch: Alle medewerkers beschikken nu over gezonde, geschikte en goed uitgeruste werkplekken.
– Veiligheidstechnisch: Het nieuwe pand is bestand tegen orkanen tot categorie 5 en uitgerust met uitgebreide beveiligingsmaatregelen tegen brand.
Deze ontwikkelingen markeren een aanzienlijke stap voorwaarts in het efficiënt en veilig functioneren van het Kabinet van de gouverneur.