In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag van het begrotings hoofdstuk Defensie (X) wordt gerapporteerd over het begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering, overige aspecten van de bedrijfsvoering, over de Rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen en belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering. Hieronder wordt gerapporteerd over de uitzonderingsrapportage rechtma tigheid en totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie van het DMF.

Rechtmatigheid

Het totaal aan fouten en onzekerheden voor de rechtmatigheid van aangegane verplichtingen van het DMF bedraagt over 2023 € 321,2 miljoen. De tolerantiegrens voor het verplichtingentotaal van het DMF wordt daarmee met € 144,5 miljoen overschreden. Circa € 300 miljoen zijn (Europese) aanbestedingsfouten veroorzaakt door het niet of niet juist toepassen van de aanbestedingsregels.

Op de afzonderlijke artikelen 3. Land materieel en 6. IT van het DMF hebben zich overschrijdingen van de tolerantiegrens voor de rechtmatigheid van aangegane verplichtingen voorgedaan. Op artikel 3 is de tolerantiegrens voor verplichtingen met € 45,2 miljoen overschreden en voor artikel 6. met € 17,8 miljoen. Dit wordt bij artikel 3. voor een groot deel veroorzaakt doordat een beroep is gedaan op de escalatieprocedure, te weten € 38,7 miljoen. Bij artikel 6. wordt een groot deel van de overschrijding veroorzaakt door een geïmporteerde onrechtmatigheid, te weten € 22,0 miljoen. Bij deze onrechtmatige verplichtingen heeft Defensie in het kader van categoriemanagement, gebruik gemaakt van een raamovereenkomst die in beheer is bij het Ministerie van IenW.

De omslag van krimp naar groei bij Defensie en de commerciële spoedverwervingen voor steunverlening aan Oekraïne vragen veel capaciteit van de verwervingsketen. Dit leidt onvermijdelijk tot meer escalatiedossiers en andere noodverbanden. Enerzijds benadrukt de departementsleiding (tone-at-the-top) steeds meer de behoefte aan versnelling door flexibiliteit en creativiteit. Anderzijds behoudt de financiële functie vanuit de wettelijke taak haar focus op het financieel beheer en vraagt transparantie van de defensieonderdelen over mogelijk onrechtmatig verleende opdrachten.

Er wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande rechtmatige procedures en uitzonderingen in de aanbestedingswetgeving. Indien een uitzonderingsprocedure of escalatiedossier leidt tot onderhandelingen met één partij, wordt de ruimte om gebruik te maken van voorafgaande contractaudit door de ADR maximaal benut om te waarborgen dat de aangeboden prijzen marktconform en eerlijk zijn.

In 8 gevallen is gebruik gemaakt van de escalatieprocedure met een totaalvolume van € 42,4 miljoen. In die procedure wordt expliciet vooraf afgewogen of sprake is van een onontkoombare noodzaak tot aanbesteding van een overheidsopdracht of verlenging van een overeenkomst om op basis daarvan af te wijken van de (Europese) aanbestedingsregelgeving. Het totaal aantal dossiers waarvoor de escalatieprocedure is ingeroepen is over beide begrotingen 32 stuks en is ten opzichte van 2022 (totaal 21 dossiers) toegenomen. Het hiermee gepaard gaande financieel volume is gestegen, maar ten opzichte van de totale verplichtingen is dit gelijk gebleven op circa 1,7%.

Van de € 321 miljoen is Defensie in 2023 op het DMF (K) voor een totaalbedrag van € 23,2 miljoen onrechtmatige verplichtingen aangegaan voor inkopen onder categoriemanagement. Zo is het Ministerie van IenW categoriemanager voor een aantal rijksbrede raamovereenkomsten, waarvan er drie (Interim Management & Organisatieadvies, Inkoopadvies en Auditdiensten) in dit verslagjaar nog steeds waren verlengd middels een overbruggingsovereenkomst. In het verslagjaar gaat het bij het Defensie om circa € 0,2 miljoen. Een meer uitgebreide toelichting is opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de defensiebegroting X.

Daarnaast zijn er onrechtmatige overbruggingsovereenkomsten via categoriemanagement tot stand gekomen waarbij Defensie de enige deelnemer bij de overbrugging was. Dit betreft voor DMF (K) de raamovereenkomst inhuur IT-professionals van EZK, waarvoor in 2023 onrechtmatige verplichtingen voor circa € 23,2 miljoen zijn aangegaan. Met ingang van 1 maart 2023 zijn er nieuwe rechtmatige raamovereenkomsten beschikbaar gekomen.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Geen bijzonderheden.