Het Nationaal Archief (NA) beheert de archieven van de rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s. De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Dit jaarverslag handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 (Cultuur) van de begroting van het Ministerie van OCW.

Toelichting

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement over 2023 bedraagt € 59,6 miljoen. Hierin is ook een bijdrage opgenomen voor activiteiten in het kader van Werk aan Uitvoering (WaU-gelden) en De Oorlog voor de Rechter. De bijdrage voor verbetering van de informatiehuishouding (Open op Orde) is ook via OCW ontvangen.

De totale baten in 2023 zijn € 62,1 miljoen en € 9,9 miljoen hoger dan begroot.

De stijging van de baten ten opzichte van de begroting komt vooral doordat er projectmiddelen voor informatiehuishouding en Werk aan Uitvoering zijn opgenomen in het resultaat over 2023. Daarnaast is er een stijging door onder andere de loon- en prijsbijstellingen in 2023.

Het NA presenteert de doorbetalingen van gelden van OCW aan de regionale historische centra niet in de eigen omzet omdat het NA hierbij een kassiersfunctie vervult.

Omzet derden

De omzet derden is gestegen vanwege bijdragen van derden voor onder andere tentoonstellingen, archiefwerkzaamheden en doorbelastingen van gebruik van het gebouw. De bijdrage van de Provincie Zuid-Holland (€ 0,4 miljoen) is voor het beheer van de archieven Zuid-Holland.

Rentebaten

In de vastgestelde begroting is geen rekening gehouden met rentebaten omdat in de jaren voor 2023 over direct opneembare tegoeden bij het schatkistbankieren aanzienlijk minder rente werd vergoed. In 2023 is € 0,6 miljoen aan rentebaten ontvangen.

Lasten

Apparaatskosten

De apparaatskosten bedragen € 58,3 miljoen en zijn circa € 7,9 miljoen hoger dan de begroting. De personele kosten nemen toe door een uitbreiding van de personele bezettingen en door cao-loonstijgingen. Er is meer uitgegeven aan de inhuur van extern personeel. Dit is met name inhuur voor specialistische (ict-)kennis.

Afschrijvingskosten

De afschrijving van de materiële vaste activa bedraagt € 2,5 miljoen en is € 0,6 miljoen hoger dan begroot.

Toelichting

Activa

Vaste Activa

De post Installaties en Inventarissen is per saldo met € 1,0 miljoen toegenomen door investeringen en de afschrijvingen hierop.

Vlottende Activa

De vlottende activa dalen doordat de liquide middelen zijn afgenomen. Dit is een gevolg van terugbetalingen aan OCW van liquide middelen die op de balans stonden.

Liquide middelen

De liquide middelen bestaan uit de Rekening-Courant met de Rijkshoofdboekhouding (RHB) van het Ministerie van Financiën en een klein saldo kasmiddelen. De liquide middelen zijn afgenomen omdat het bestemmingsfonds voor huisvesting van de RHC’s in overleg met OCW geheel is afgebouwd in 2023. Dit bestemmingsfonds werd volledig in liquide middelen aangehouden.

Passiva

Eigen Vermogen

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 € 3,6 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar.

De verdeling van het onverdeeld resultaat over 2023 komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2024. Het plafond aan eigen vermogen dat het NA mag aanhouden van 5 procent van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar is € 2,7 miljoen. Omdat er € 3,6 miljoen aan eigen vermogen is, heeft het NA een surplus van € 0,9 miljoen. Dit surplus wordt aan OCW betaald in 2024.

Voorzieningen

De voorzieningen zijn 2023 afgenomen. Dit is het saldo van dotaties, onttrekkingen en vrijval van wachtgeldverplichtingen. Deze hebben betrekking op de voorziening voor verplichtingen aan oud-personeelsleden.

Langlopende schulden

De langlopende schulden nemen toe in 2023 vanwege leningen die zijn afgesloten bij het ministerie van Financiën. Deze werkwijze is passend bij de status van baten-lastenagentschap.

Kortlopende schulden

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Er waren in 2023 nog te betalen bedragen aan het moederdepartement, overige departementen en overige organisaties die een kortlopend karakter hebben. Het Nationaal Archief heeft eind 2021 een bijdrage ontvangen van OCW aan het meerjarige project De oorlog voor de rechter. Dit is in 2023 verder aangevuld met bijdragen van andere financiers. Het project is inmiddels gestart en met OCW zijn afspraken gemaakt over meerjarige financiering en bevoorschotting.

Leningen

Door het aangaan van nieuwe leningen en aflossingen zijn per saldo de leningen bij het Ministerie van Financiën ten behoeve van investeringen toegenomen in 2023.

Toelichting

In het kasstroomoverzicht wordt voor de operationele kasstroom een uitsplitsing gemaakt naar ontvangsten en uitgaven. De ontvangsten hebben betrekking op bijdragen van het moederdepartement, andere departementen, omzet derden en projectgelden. De uitgaven betreffen betalingen aan personeel en leveranciers voor de reguliere werkzaamheden, maar ook voor projecten.

De liquide middelen van het NA zijn in 2023 met circa € 7 miljoen afgenomen. Dit is het saldo van een toename die is veroorzaakt door het positieve resultaat en een afname vanwege terugbetalingen aan OCW in 2023. De terugbetalingen in 2023 hadden betrekking op surplus Eigen Vermogen eind 2022 en Huisvestingfonds voor de RHC's.

Toelichting

De kostprijzen per productgroep in de begroting 2023 zijn gebaseerd op het kostprijsmodel 2018.

Door uitbreiding van taken neemt de personele bezetting toe.

Het effect van de coronapandemie was terug te zien in het fors gedaalde aantal fysieke bezoekers in de laatste jaren, zowel van de tentoonstellingen als in het kader van onderwijs. Maar in 2023 neemt de dienstverlening over de gehele breedte toe. Bovendien is te zien dat het aantal bezoekers van de website fors is gestegen.