5.2.1. Algemene toelichting

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.

Toelichting baten lasten:

Baten

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).

De bijdrage 2019 van het moederdepartement is ten opzichte van 2018 gestegen vanwege vooral de loon- en prijscompensatie.

Omzet overige departementen

Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit inkomsten van derde partijen voor specifieke producten en diensten.

Mutatie projectgelden

Dit betreft de inzet projectgelden en investeringsbijdragen die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten voor verschillende opdrachtgevers. Het gaat met name om het programma DTR en het masterplan Concentratie Archiefdepot.

Vrijval voorzieningen

Dit betreft de onttrekking aan de voorziening voor de kosten van wachtgeld en reorganisatie.

Lasten

Apparaatskosten

– Personele kosten

De personele kosten zijn gebaseerd op een bezetting van ca. 200 fte. In 2019 tot en met 2023 blijven de personele kosten stabiel op een niveau waarop het Nationaal Archief met voldoende kwaliteit diensten en producten kan leveren.

– Materiële kosten

Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, zoals voor het fysieke depot, de digitale taken rijksarchieven, tentoonstellingen, dienstverlening en in de projecten. Door de dalende inkomsten moeten de overige materiële kosten ook dalen om de begroting sluitend te maken.

De bijdrage aan SSO’s stijgt ten opzichte van de vastgestelde begroting 2018, omdat deze is aangepast aan de gehanteerde definitie van SSO’s volgens de Rijksbrede Kostensoortentabel. Met name de gepresenteerde bijdrage aan het Rijksvastgoedbedrijf is de oorzaak van de stijging. De stijging ten opzichte van de Slotwet 2017 is vanwege kosten van de nieuwe opslaglocatie in Emmen.

Rentelasten

De rentelasten stijgen vanwege de lening die in 2018 wordt afgesloten voor investeringen in met name ICT hardware en in het nieuwe depot op locatie Emmen.

Afschrijvingskosten

De stabiele lijn van de afschrijvingskosten wordt veroorzaakt door instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware.

Toelichting kasstroomoverzicht:

De operationele kasstroom in 2019 nagenoeg in balans.

De investeringskasstroom betreft vooral de investeringen in ICT hardware en investeringen in het fysieke depot. De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leenfaciliteit welke is aangegaan ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte, het fysieke depot en investeringen in ICT.

Het verschil in de verwachte Rekening Courant RHB positie begin 2019 ten opzichte van de vastgestelde begroting 2018 wordt met name veroorzaakt door vertraging in de migratie naar nieuwe ICT dienstverleners voor de primaire en secundaire opslag van digitaal archief. Een andere oorzaak is de vertraging in de realisatie van het nieuwe depot op locatie Emmen.

Kapitaaluitgaven:

Doelmatigheid

Toelichting:

Geen ingevulde indicatoren voor 2017 en 2018 voor «prijs per km fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief»: de aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016 hebben geleid tot het besluit om een actueel integraal kostprijsmodel uit te werken. Het kostprijsmodel wat er lag bleek onvoldoende toereikend voor het toerekenen van kosten aan de producten en diensten van het NA. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel is in 2017 afgerond en wordt in 2018 verder geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel wordt het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken.

Toelichting doelmatigheidsindicatoren:

De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen (in 2019) zijn niet doorgerekend vanwege het ontbreken van voldoende kerncijfers. In de kostprijs is de berekening aangehouden van het kostprijsmodel voor papieren archieven uit 2018.

Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan Regionale Historische Centra (RHC’s), departementen en andere instellingen met een publieke taak. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen. In tabel benoemde prijs/Tb digitaal archief is gebaseerd op het kostprijsmodel van digitale archieven uit 2018.