In deze paragraaf wordt toegelicht hoe SZW middelen zal inzetten om in het kader van Open op Orde de informatiehuishouding van SZW op orde te brengen om te kunnen voldoen aan de eisen van een transparante organisatie en de Wet open overheid.

SZW heeft de verbetering van haar informatiehuishouding en de implementatie van de Wet open overheid belegd in het meerjarige programma ENIGMA Informatiehuishouding Open op Orde SZW 2021-2016. Het doel is om het informatiebeheer van SZW te verbeteren, transparanter te maken en om het bewustzijn van de omgang met openbaarheid van informatie in het DNA van medewerkers en in het werk van SZW te verankeren.

Voor de gehele opgave geldt het als een grote uitdaging dit te realiseren gezien de afhankelijkheid en huidige schaarste op de arbeidsmarkt wat rijksbreed geldt. Er wordt continue naar mogelijke alternatieven gekeken.

Actief openbaar maken nota’s onder Kamerstukken

Met ingang van 20 september 2022 (Prinsjesdag) worden bij alle categorieën Kamerstukken de onderliggende beslisnota’s openbaar gemaakt. Daarmee voldoet SZW in 2023 volledig aan het actief openbaar maken van nota’s onder Kamerstukken.

Actieve openbaarmaking naar de samenleving

De Wet open overheid (Woo) heeft per 1 mei 2021 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. Dit betekent dat de overheid (nog) transparanter moet worden, dus ook SZW zal een deel van haar informatie (documenten) tijdig actief openbaar moeten maken naar de burger toe, daar waar de burger dat nu nog vaak via een Woo-verzoek moet opvragen.

In de Woo staat beschreven welke 11 informatiecategorieën verplicht openbaar moeten worden gemaakt onder artikel 3.3. Daarnaast is er een inspanningsverplichting voor overige informatie.

Voor de gehele overheid (centraal en decentraal) is besloten om de volgende categorieën als eerste actief openbaar te maken via PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie): (1) Wetten en algemeen verbindende voorschriften, (2) overige besluiten van algemene strekking, (7) Vergaderstukken Staten-Generaal, (5) Organisatie en bereikbaarheidsgegevens, (8) Vergaderstukken vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden en (11) Convenanten. Een ingangsdatum voor die verplichtstelling(en) wordt in overleg met alle partijen nog vastgesteld. De 3 eerstgenoemde categorieën worden momenteel al openbaar gemaakt via bestaande collecties van KOOP (Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties) en zullen door KOOP ook via PLOOI toegankelijk worden gemaakt. Daar hoeft SZW niets voor te doen. Categorie (5) betreft een aanpassing van het register overheidsorganisaties (BZK) en categorie (8) is niet van toepassing voor SZW. Resteert categorie (11) convenanten. Dit betreft voor SZW 3 à 4 documenten per jaar, waarvoor het PLOOI aanleverloket gebruikt kan worden, zodra dat beschikbaar komt. SZW zal dus zonder veel inspanning aan het verplicht actief openbaar maken van deze categorieën kunnen voldoen.

De mogelijkheid tot aansluiting op PLOOI wordt vanaf het eerste kwartaal 2023 verwacht. Er moeten echter nog veel onderzoeken worden uitgevoerd en besluiten worden genomen ten aanzien van onder andere de interoperabiliteit en aansluitvoorwaarden van PLOOI. Deze zijn voorwaardelijk voor de realisatie van PLOOI en de PLOOI aansluitingen API’s (Application Programming Interface). Maar ook voor de realisatie van de koppeling(en) aan de kant van SZW. Besluitvorming hierover wordt kort na de zomer (derde kwartaal 2022) verwacht.

Passieve openbaarmaking (Woo-verzoeken)

Het is van groot belang om burgers, wetenschappers en journalisten tijdig van informatie te kunnen voorzien ingeval zij een Woo- of informatieverzoek indienen.

Hiervoor is het noodzakelijk om binnen SZW een goed ingericht werkproces te hebben, mede omdat de afhandelingstermijn van een Woo verzoek is aangescherpt wat extra druk zet op een tijdige afhandeling. Het is daarom noodzakelijk het afhandelingsproces van de Woo-verzoeken efficiënter in te richten teneinde een tijdige afhandeling mogelijk te maken.

Het eigenaarschap van het Woo-proces is belegd bij de directie WBJA. De werkprocessen binnen WBJA zijn in kaart gebracht, als ook die bij de NLA waar 80% van de Woo-verzoeken landen. Adequate laktooling is onontbeerlijk bij de afhandeling van Woo-verzoeken. Deze is in 2023 geïmplementeerd. Daarnaast wordt de procesketen met afhandelingstermijnen in kaart gebracht waardoor de randvoorwaarden voor tijdige afhandeling van Woo-verzoeken in beeld zijn.

Verbetering van de informatiehuishouding (highlights)

Informatieprofessionals

In 2023 wordt verder ingezet op de bewustwording en het vergroten van de kennis van de SZW-medewerkers op het gebied van informatiebeheer. Er volgt een nieuwe meting van het medewerkers onderzoek Omgaan met overheidsinformatie.

Voor 1 juli 2023 dient conform de Kaderbrief de implementatie van het Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV) geïmplementeerd te zijn. Het KWIV geeft aan welke eisen en competenties noodzakelijk zijn voor het informatieprofessional profiel. Het KWIV moet onderdeel gaan uitmaken van het (strategisch) personeelsbeleid -en planning van de organisatie.

Medio 2023 is de behoefte in kaart gebracht aan deskundige informatieprofessionals in de organisatie voor de uitvoering van de opgaven in de informatiehuishouding (IHH) op basis van het KWIV profiel.

Ook de kosten voor het aantrekken van extra informatieprofessionals worden hierbij in kaart gebracht en vervolgens dient hiervoor financiële dekking te worden gezocht. Dit is vooraf nog niet te begroten omdat de omvang van deze behoefte nog niet duidelijk is en hiervoor dus ook op voorhand geen budget kan worden geclaimd. Dit geldt ook voor de overige departementen.

De werving van informatieprofessionals is een grote uitdaging gezien de afhankelijkheid en huidige schaarste op de arbeidsmarkt. Er dient veel aandacht te zijn voor tijdige werving, bij- en omscholing en daar waar mogelijk aansluiten op interdepartementale wervingsinitiatieven vanuit BZK.

Informatiesystemen

In 2022 zijn de processen en systemen binnen SZW per werkveld in kaart gebracht. Er is nog geen zicht op input vanuit CIO-Rijk (‘Werkwijze om te komen tot concrete eisen voor Informatiesystemen’) voor de volgende stap: analyseren. Vooruitlopend daarop worden de bestaande regelgeving, kaders en richtlijnen voor de IHH geïnventariseerd om daaruit concrete operationele eisen voor informatiesystemen te destilleren. Daarmee wordt overzicht en inzicht in de huidige situatie (IST-situatie) gecreëerd. Hierna volgt besluitvorming over de SOLL situatie en wordt het verbeterplan en een roadmap voor het doorvoeren van de verbeteringen opgesteld.

Een goed werkend Document Management Systeem (DMS) is randvoorwaardelijk voor het op orde brengen van de informatiehuishouding (goed kunnen opslaan, archiveren en eenvoudig/snel/goed terug kunnen vinden van informatie). Er wordt in 2022 een visie opgesteld voor de korte-, middellange- en lange termijn en de mogelijke (door)ontwikkeling van Digidoc.

Parallel daaraan wordt in 2022 een marktverkenning uitgevoerd door BZK, FIN, I&W, SZW, VWS, samen met Doc-Direkt. De vijf departementen zijn allen in een fase beland waarin hun huidige DMS vervangen dient te worden. Er is behoefte aan een duurzaam, werkbaar systeem en aan tooling. Naast ‘Zoek en Vind’ functionaliteit en laktooling wordt in 2022 een ‘knop’ voor emailarchivering geïmplementeerd (naast een instructie) zodat in 2023 elke medewerker hiermee eenvoudig emails kan archiveren.

Bestuur/naleving 

Vanaf 2022 worden jaarlijks metingen – zo ook in 2023 - gehouden binnen SZW (als ook bij de overige departementen) om het volwassenheidsniveau op het gebied van informatiehuishouding te kunnen bepalen en te kunnen monitoren.

De actualisering kader selectielijst Archiefwet is eind 2023 gereed en afgestemd met het Nationaal Archief.

Financiering programma ENIGMA

Het programma ENIGMA kent in 2023 drie financieringsstromen: het programmabudget uit eigen middelen (€ 1 miljoen), het door BZK toegekende startbudget uit POK-IHH-gelden ten behoeve van Open op Orde (€ 6 miljoen), het aanvullend BZK-budget IHH-POK-gelden (€ 377.000) en de Woo gelden uitvoeringstoets FIN (€ 207.000).