In de kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ heeft het kabinet onder andere maatregelen aangekondigd gericht op actieve openbaarmaking van informatie en op verbetering van de informatiehuishouding bij de ministeries (‘Open op orde’). Verder schrijft artikel 3.5 van de Wet open overheid voor dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en in de jaarlijkse verantwoording verslag doet van de uitvoering ervan (de openbaarheidsparagraaf). Het doel van de Woo is een open overheid, die zorgdraagt voor een adequate en toegankelijke informatievoorziening op basis van een ordentelijke informatiehuishouding.

Op het gebied van de Woo wordt gewerkt aan het optimaliseren van de Woo-afhandeling door centralisatie en uniformering van het Woo-proces binnen het bestuursdepartement van JenV. Er wordt in dit verband een afzonderlijk organisatie onderdeel opgericht (start najaar 2023) dat zich volledig richt op de Woo-afhandeling en ook op het verder vormgeven van actieve openbaarmaking. Ook de capaciteit wordt hiervoor uitgebreid. Hiermee gaat het ministerie voor een meer tijdige afhandeling van Woo-verzoeken, maar streeft het ook naar meer openheid en transparantie. Beslisnota’s worden al actief openbaar gemaakt, Woo-besluiten worden gepubliceerd op de website, bereikbaarheidsgegevens van het ministerie zijn daar eveneens te vinden en informatie bestemd voor de Tweede Kamer is standaard openbaar. Nu wordt ingezet op alle andere informatiecategoriën die in de Woo worden genoemd. 

In 2021 is JenV gestart met de planvorming en eerste realisatie in het kader van Open op Orde. De uitdagingen op het vlak van informatiehuishouding binnen JenV zijn omvangrijk en divers van aard en over een periode van jaren ontstaan, onder meer door een explosieve groei van data en informatie, het sterk toegenomen gebruik ervan, personele krapte en complexe wet- en beleidsstelsels die met deze informatie uitgevoerd en ondersteund moeten worden. De veelheid en verscheidenheid aan deelnemende JenV-onderdelen en organisaties, die ook nauw samenwerken en onderlinge afhankelijkheden kennen in de verschillende ketens van JenV, maken het tot een zeer uitdagend geheel. De kabinetsdoelstellingen ten aanzien van de verbetering van de informatiehuishouding zijn ambitieus, waarbij realistische verwachtingen ten aanzien van tempo van de realisatie versus geformuleerde ambities een belangrijk aandachtspunt vormen.

Om de veranderopgave te kunnen managen is een programma opgezet. Dit programma werkt met een meerjarig portfolio opgebouwd langs de vier actielijnen van Open Op Orde en ingedeeld in drie categorieën:

Prioriteiten regeringscommissaris: Deze prioriteiten kenmerken zich door een centraal kader vanuit het Bureau Regeringscommissaris (BRC), waarbij de basis is gezamenlijke, uniforme oplossingen voor alle deelnemende departementen te bewerkstelligen. In deze categorie ontzorgt het programma de organisaties in het voldoen aan en aansluiten op de ontwikkelde oplossingen. Vooralsnog is 20% van de toegewezen gelden door JenV aan deze prioritaire categorie toegekend. Dit is mede ingegeven door het uitblijven van centrale systeem oplossingen. Ingeval de centrale oplossingen meer beschikbaar komen zal de verdeling van het budget wijzigen.

JenV brede prioriteiten: Dit zijn papier uit de ketens, digitalisering van de werkprocessen en het verbeteren van de datakwaliteit (in de keten). Aan deze prioriteiten wordt door de taskforces van het programma gewerkt aan de hand van een centrale JenV aanpak, waarbij de deelnemende organisaties vanuit het programma ontzorgd worden om invulling te geven aan deze 3 prioriteiten. Eén gezamenlijke werkwijze, herhaalbare processtappen en één gezamenlijke oplossing per prioriteit zijn hiervoor gehanteerde sleutelbegrippen. Hiervoor wordt door JenV 40% van het toegewezen budget gereserveerd, gelijkelijk verdeeld over de drie taskforces.

Prioriteiten uitvoeringsorganisaties: In deze categorie wordt door (individuele) organisaties gewerkt aan specifieke initiatieven die een directe bijdrage leveren aan de doelen van Open op Orde en niet in de eerder genoemde categorieën vallen. Deze projecten worden (deels) gefinancierd vanuit de POK/IHH-gelden (Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag/Informatiehuishouding). Het programma ondersteunt en helpt de uitvoeringsorganisaties bij het aanscherpen van de planvorming en waar gewenst de uitvoering.

Tot op heden heeft de vraag naar middelen elke keer het beschikbaar gestelde budget vele malen overschreden. Voor de komende jaren zal het verschil tussen budget en benodigde middelen naar verwachting groter worden. De oorzaak hiervan ligt in het afnemen van de reeks vanuit POK/IHH en de toename van zowel de kosten voor centrale oplossingen voor e-mail archivering en archivering van berichtenapps als de groeiende verandercapaciteit van JenV.

Omdat veel initiatieven grote investeringen vragen en daarmee vaak ook een lange doorlooptijd kennen, worden de initiatieven uitgewerkt in kleinere werkpakketten. De werkpakketten kennen een doorlooptijd van normaliter 3 tot 5 maanden en vertegenwoordigen een waarde van ongeveer € 0,25 mln. Op deze manier blijft het programma wendbaar en is eventueel bijsturen en/of herprioriteren tijdig mogelijk.

Binnen het programma draait het om op een transparante en zo objectief mogelijke wijze te bepalen wat direct opgepakt kan worden en wat nog niet. Een multidisciplinair team (JenV inhoudelijk, architectuur, bedrijfskundig, informatiemanagement en business control) voert de beoordeling van de werkpakketten uit. Door dit bij één team te beleggen is consistentie en objectiviteit gewaarborgd.