Openbaarheidsparagraaf
In de samenleving en binnen het Rijk groeit de behoefte aan gerichte informatie en transparantie. De overheid streeft ernaar om een open overheid te zijn. Door informatie actief openbaar te maken, krijgt de samenleving beter zicht op keuzes van de overheid en afwegingen hierbij. Ook is er bij een open overheid meer ruimte om samen met burgers beleid te maken. Een goede digitale informatiehuishouding is hierbij een randvoorwaarde.
Binnen het ministerie van VWS lopen meerdere trajecten in het kader van een open overheid. Naast het programma Implementatie Wet open overheid (Woo) loopt ook het vijf jaar durende programma VWS Open op Orde (2021-2026).
Actieve openbaarmakingSinds 1 juli 2021 worden beslisnota’s bij Kamerstukken over beleidsvorming en wetgeving meegestuurd naar de Kamer. Met ingang van Prinsjesdag 2022 is dit uitgebreid naar alle Kamerstukken over voortgang, kennisdeling, begroting en internationale en Europese onderhandelingen. Het programma VWS Open op Orde heeft beleidsdirecties ondersteunt in de voorbereidingen op het openbaar maken van de beslisnota’s zodat dit op een eenduidige manier gebeurt.
Vanuit het programma Implementatie Woo worden de VWS-concernonderdelen geïnformeerd over en ondersteund bij het (op termijn) actief openbaar maken van de informatiecategorieën genoemd in de Woo. Voor VWS gaat het om 14 informatiecategorieën, zoals bijvoorbeeld onderzoeksrapporten en convenanten. Het actief openbaar maken van deze informatiecategorieën is nog niet verplicht maar mag al wel voor zover dat niet al gebeurt. Voorwaarde is dat er een digitaal publicatieplatform beschikbaar is waarop of waarlangs belanghebbenden deze documenten kunnen vinden. VWS-kern gebruikt hiervoor nu nog (rijks)overheid.nl. Een initiatief om tot een rijksbreed publicatieplatform te komen wordt met belangstelling gevolgd. ZBO’s, agentschappen en diensten van VWS kunnen gebruik maken van een eigen website om informatie openbaar te maken.
Passieve openbaarmakingVanuit het programma Implementatie Woo wordt gewerkt aan de verbetering van de passieve openbaarmaking. Het doel van deze verbetering ligt nadrukkelijk op het inkorten van de huidige afhandeltermijnen. In samenwerking met de directie WJZ en de directie OBP/Kennisplein wordt gewerkt aan het verbeteren van de werkprocessen om aan de termijnen te voldoen.
Het programma Woo brengt de werkprocessen rond de totstandkoming en openbaarmaking van de verschillende informatiecategorieën in kaart. Indien van toepassing, worden werkprocessen in samenwerking met de betreffende organisatieonderdelen aangepast en geoptimaliseerd. Daarnaast werkt het programmateam nauw samen met ICT-gerelateerde onderdelen om de systeemaanpassingen voor te bereiden die noodzakelijk zijn voor deze actieve openbaarmaking. Tevens wordt ingezet op voorlichting richting VWS-medewerkers hoe zij zo goed mogelijk aan dit proces kunnen bijdragen.
Het programma Woo geeft ook invulling aan de vereiste om een zogeheten ‘contactpersoon Woo’ aan te stellen.
Aanwending Woo-budgetVoor de implementatie en uitvoering van de Woo is in 2024 een budget van € 4.363.000 beschikbaar. Het budget wordt verdeeld en aan hen toegekend aan de hand van in te dienen fiches, waarin hun plannen voor het bevorderen van actieve en passieve openbaarmaking en uitvoering van de wet worden beschreven en van een financiële onderbouwing worden voorzien.
Verbetering van de informatiehuishoudingOm informatie (actief) beschikbaar te kunnen stellen, te kunnen verantwoorden en de bedrijfsprocessen goed te laten verlopen is het belangrijk om overheidsinformatie goed op te slaan. Als we onze informatie op orde hebben, kunnen we als ministerie van VWS goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn. De verbetering van de informatiehuishouding wordt aangepakt aan de hand van vier rijksbreed vastgestelde actielijnen: Informatieprofessionals, Volume en Aard van de informatie, Informatiesystemen en Bestuur en naleving.
Vanuit de actielijn Informatieprofessionals is enerzijds aandacht voor capaciteit en opleiding van de informatieprofessionals en anderzijds richt zich het op het informeren van de medewerkers in het gehele departement over goed informatiebeheer. Het Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV) – profielen voor I-professionals – is inmiddels geïmplementeerd. Er is een aanhoudende behoefte aan voldoende capaciteit informatieprofessionals die nodig zijn voor het kunnen uitvoeren van de opgave voor het verbeteren van de informatiehuishouding. Daarnaast zijn opleidingsplannen ter ontwikkeling van de informatieprofessionals belangrijk om (verder) vorm te geven. Met reeds aangetrokken communicatieadviseurs en andere experts zal de bewustwording over goed informatiebeheer bij medewerkers worden verhoogd.
Vanuit de actielijn Volume en Aard van de informatie is er in 2024 aandacht voor de rijksbreed gestelde aandachtgebieden: het archiveren van chatberichten, het archiveren van e-mailberichten en een samenwerkingsfunctionaliteit. Web archivering is reeds geïmplementeerd en wordt voortgezet, tevens is de generieke selectielijst geactualiseerd en wordt berichtenverkeer van Bestuursraadleden en bewindspersonen nog steeds veiliggesteld.
Vanuit de actielijn Informatiesystemen wordt er ingezet op de verbetering van architectuur, systemen en applicaties. Vanuit deze actielijn moet er meer aandacht komen voor ‘archiving by design’ waar aan de voorkant wordt gekeken naar de duurzame toegankelijkheid van informatie over de hele levenscyclus. Tevens wordt bij het kerndepartement het traject voortgezet om het DMS systeem te vervangen.
Vanuit de actielijn Bestuur en naleving wordt ingezet op het versterken van de onderlinge samenwerking op het gebied van informatiehuishouding binnen het concern en in aansluiting op de rijksbrede ontwikkelingen. Er komt een herijkt concernbreed actieplan 2024 voor de verbetering van de informatiehuishouding en organisatieonderdelen hebben specifieke eigen plannen. Ook werkt VWS (mee) aan de ontwikkeling van een sturingsmiddel in de vorm van een dashboard voor informatiehuishouding.