Ministerie van Veiligheid en Justitie
Verslagjaar 2010
De Minister van Veiligheid en Justitie verklaart dat:
In het begrotingsjaar 2010 is, uitgaande van het normenkader bedrijfsvoering, op een gestructureerde wijze aandacht besteed aan de primaire- en ondersteunende processen en de hiermee samenhangende beheertaken bij de organisatieonderdelen van het toenmalige Ministerie van Justitie. De in het verleden aan de Algemene Rekenkamer gedane toezeggingen maakten hier onderdeel vanuit.
Op basis van risicoanalyses is een systematische afweging gemaakt inzake de in te zetten instrumenten van sturing en beheersing. Dit omvat mede het vaststellen van het van toepassing zijnde normenkader en de uitgangspunten voor opname van de relevante aandachtspunten in deze bedrijfsvoeringsparagraaf.
Een en ander heeft in het jaar 2010 geresulteerd in beheerste bedrijfsprocessen. Daarbij zijn de volgende punten van aandacht naar voren gekomen:
Comptabele rechtmatigheid en getrouwheid
Het aantal fouten en onzekerheden in de uitgavensfeer is gedurende het jaar 2010 binnen de gestelde toleranties gebleven. Daarnaast geven de financiële overzichten een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering.
Totstandkoming beleidsinformatie
De betrouwbaarheid van centrale (management)informatie uit decentrale systemen is een continu aandachtspunt. Op basis van de beschikbare informatie zijn geen tekortkomingen in de totstandkoming van beleidsinformatie op artikelniveau geconstateerd.
Financieel en materieel beheer
Het begin 2010 gestarte project «Verbetering Inkoopbeheer», met in totaal zestien verbetermaatregelen, heeft geleid tot een verscherpte monitoring van het bedrag aan onrechtmatige inkopen en een verbetering van het inkoopproces. De onrechtmatigheden blijven ook dit jaar binnen de controletoleranties.
Het betaalproces binnen het Ministerie heeft naar aanleiding van de rijksbrede gemaakte afspraken continu aandacht gekregen. De rijksbrede doelstelling van 90% van de facturen tijdig betaald is ondanks de stijgende lijn uiteindelijk niet gerealiseerd. Er zal daarom in 2011 blijvend aandacht zijn voor verdere verbetering van het betaalgedrag.
Door de invoering van het rijksbrede HRM-systeem met zelfbedieningsconcept van P-Direkt, eind 2009, heeft het ministerie haar personeelsbeheer niet op orde. Dit heeft in 2010 o.a. geleid tot onvolkomenheden in de personeels- en de salarisgegevens. Deze onvolkomenheden zijn middels een spoedactie personeelsbeheer grotendeels weggenomen en heeft ook de hiermee in verband staande onvolledigheid van personeelsdossiers aandacht gekregen. Het op orde brengen van het personeelsbeheer zal in 2011 voor het ministerie grote inspanning vergen. De grote inspanning wordt mede veroorzaakt door onvolkomenheden in het zelfbedieningsconcept van P-Direkt, waarvoor noodmaatregelen getroffen moeten worden.
Overige aspecten van bedrijfsvoering
Er hebben zich geen knelpunten voorgedaan die buiten mijn verantwoordelijksgebied liggen en die een belemmering vormen voor het leveren van de prestaties.
De bovengenoemde punten verdienen de aandacht maar zijn niet zodanig dat deze een bedreiging vormen voor de goede uitvoering van de taken van het ministerie. Ik heb er alle vertrouwen in dat de
getroffen maatregelen effect sorteren. De bedrijfsvoering van de organisatieonderdelen voldoen, met inachtneming van bovenstaande punten, aan de daaraan te stellen eisen.
De Minister van Veiligheid en Justitie,
Toelichting
Comptabele rechtmatigheid en getrouwheid
Het aantal fouten en onzekerheden bevindt zich binnen de tolerantiegrenzen maar vormt een blijvend aandachtspunt (zie financieel en materiaalbeheer).
Totstandkoming beleidsinformatie
De veelheid en diversiteit van onder verantwoordelijkheid van het ministerie fungerende organisaties zorgen ervoor dat de aggregatie en betrouwbaarheid van beleidsinformatie belangrijke aandachtspunten binnen de bedrijfsvoering zijn. De implementatie van nieuwe bedrijfsprocessystemen binnen het ministerie maken dit ook noodzakelijk. De verbetering van de (bestuurlijke) informatievoorziening en de centrale regie daarop blijft daarom binnen het ministerie prioriteit hebben. In 2010 zijn verder de introductie en implementatie van nieuwe systemen bij de Raad voor de Kinderbescherming, IND en Leonardo binnen de financiële bedrijfsvoering belangrijke activiteiten die moeten leiden tot een verdere verbetering van de totstandkoming van de beleidsinformatie.
Financieel en materieelbeheer
Het financieel beheer is voor het ministerie een belangrijk aandachtspunt. Dit naar aanleiding van ontwikkelingen in de rechtmatigheid, maar ook zoals die zich op andere punten in het financieel beheer hebben voorgedaan.
Het inkoopproces, en meer in het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, is in 2009 door Algemene Rekenkamer bestempeld tot een kritiek onderdeel binnen de bedrijfsvoering van het ministerie. In 2010 is ten opzichte van 2009 sprake van een verbetering van het inkoopproces. De doelstelling van het ministerie om in 2010 maximaal 30 miljoen euro (in 2009: 50 miljoen euro) aan onrechtmatigheden te verwezenlijken is gerealiseerd. In 2010 is een bedrag van 29,7 miljoen euro aan onrechtmatigheden met betrekking tot naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen geconstateerd. Het bedrag aan onrechtmatigheden is exclusief de departementale uitgaven voor het rijksbrede wagenparkbeheer (in 2010: 8,9 miljoen euro) dat losstaat van het eigen inkoopbeheer.
Het uitvoeren van het plan van aanpak «Verbetering Inkoopbeheer» heeft tot resultaat geleid. Het betreft hier een verscherpte monitoring en sturing op de kwaliteit van het inkoopbeheer, onder andere door een verplichte maandelijkse rapportage door de betreffende diensten. Ook de verbetering van de opzet en werking van het management controlsysteem (op centraal en decentraal niveau), en versterking van de concerncontrol op inkoop hebben geleid tot een toenemende aandacht voor de inkoop als onderdeel van het bedrijfsvoeringsproces. Daarnaast zijn er in 2010 doorlichtingen uitgevoerd naar de inkoop bij drie zelfstandig aanbestedende diensten van het ministerie. De versterking van de interne controle op het inkoopbeheer is conform de toezegging aan de Algemene Rekenkamer verder vorm gegeven.
Het project «Verbetering Inkoopbeheer» wordt in 2011 voortgezet.
Het betaalproces heeft naar aanleiding van de rijksbreed getroffen maatregelen binnen het ministerie extra aandacht. De maatregelen hebben geleid tot een betere bewaking van betalingstermijnen en invoering van een aangepast betaalregiem. De doelstelling voor 2010 van 90% van de facturen tijdig betaald is uiteindelijk aan het eind van het jaar niet gerealiseerd. In de maand december was 87% van de facturen tijdig betaald.
Eind 2009 heeft het ministerie het zelfbedieningsconcept HRM-processen van P-Direkt geïmplementeerd. Het blijkt dat deze implementatie niet optimaal heeft plaatsgevonden, waardoor onder meer de manager onvoldoende zijn verantwoordelijkheid voor de hieraan gerelateerde HRM-processen heeft genomen. Als gevolg hiervan zijn onvolkomenheden in de personeels- en salarisgegevens geconstateerd. Door het uitvoeren van een spoedactie, waarbij de manager de salarisgegevens van alle medewerkers heeft gecontroleerd en zo nodig hersteld, beschikt het ministerie over een volledig gecontroleerde beginstand van 2011.
Tevens leidt de spoedactie ook tot een deugdelijk personeelsdossier qua financiële rechtspositie en is conform de toezegging aan de Algemene Rekenkamer in 2010 voortgezet.
In 2011 zal een verscherpte sturing en monitoring plaatsvinden op de kwaliteit van het personeelsbeheer door de manager. Hierdoor kan worden voorkomen dat een spoedactie opnieuw moet worden uitgevoerd. Met P-Direkt zullen afspraken worden gemaakt om de onvolkomenheden in het zelfbedieningsconcept met voorrang op te lossen.